Buchhaltung bedeutet für viele Unternehmen heute noch Aktenschränke voller Ordner und Papierberge. Also nichts, worüber man sich wirklich freut. Aber es geht auch anders.
Firmen, die ihre Buchhaltung mit effektiven Methoden und den passenden digitalen Tools verwalten, können schneller und wirtschaftlicher arbeiten und deshalb mehr erreichen. Besonders die Finanzteams werden entlastet und haben wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben.
Die Dematerialisierung von Dokumenten und die Automatisierung von Arbeitsschritten sind neben der Wahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware wichtige Etappen auf dem Weg zu einer optimierten Buchhaltung.
Digitalisierung der Buchhaltung
Durch die digitale Buchhaltung werden etwa mithilfe von Software oder künstlicher Intelligenz bisher manuell durchgeführte Prozesse digitalisiert und dadurch optimiert. Dazu zählen etwa die Lohn- und Finanzbuchhaltung, das Rechnungswesen, das Controlling usw.
Es genügt aber nicht, zum Beispiel eine Rechnung einfach im PDF-Format zu verschicken. Im Finanzenbereich bedeutet Digitalisierung vor allem die Automatisierung von Prozessen. Dafür werden passende Algorithmen programmiert und Arbeitsschritte standardisiert.
Sie fragen sich, wie Ihr Unternehmen möglichst reibungslos und schnell von der digitalen Buchhaltung profitieren kann? Informieren Sie sich genau über die organisatorischen und technischen Anforderungen und planen Sie die Umstellung sehr genau.
Mitarbeitende in die digitale Buchhaltung einbeziehen
Viele Arbeitnehmer befürchten, dass sich die Digitalisierung negativ auf Ihren Arbeitsalltag und auf die Sicherheit ihres Jobs auswirken wird. Es ist also sehr wichtig, die neuen Möglichkeiten der digitalen Buchhaltung aus Mitarbeiterperspektive zu berücksichtigen.
Ihre Mitarbeiter kennen die internen Abläufe bestens und können verschiedene Punkte erkennen, die optimiert werden können und so ihre Arbeit erleichtern. Der Erfolg eines Projekts zur Dematerialisierung hängt also direkt davon ab, wie das Finanzteam den Wandel annimmt.
Damit Digitalisierung und Dematerialisierung nachhaltig sind, muss unternehmensintern früh und offen über die Vorteile und die Herausforderungen kommuniziert werden.
Einheitliche interne Vorgaben definieren
Dank papierloser Buchhaltung können alle Mitarbeitenden den Überblick behalten, indem sie etwa digitale Belege leicht wiederfinden. Deshalb sollten Buchhaltungsteams einheitliche Standards für Arbeitsprozesse und das Benennen von Dokumenten definieren. Statt Aktenschränke zu durchsuchen, können die Teams Dokumente dann schnell und bequem im digitalen Archiv finden.
Buchhaltungssoftware, die sich an Ihr Unternehmen anpasst
Für die digitale Buchhaltung benötigt Ihr Unternehmen eine geeignete Software. Dabei gibt es eine Vielzahl an Lösungen, die den Anforderungen je nach Branche und Unternehmensgröße gerecht werden können.
Um das passende Tool zu finden, müssen Unternehmen zunächst ihren Bedarf klären. Das beste Buchhaltungsprogramm ist jenes, das dazu beiträgt, sehr viel Zeit zu sparen. Das heißt, dass die Lösung Prozesse vereinfacht, automatisiert und dafür sorgt, dass Belege zeitnah gebucht werden. Sie hilft auch dabei, steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Situation zu erhalten.
Bei der Wahl der Software müssen sich Finanzteams im Klaren sein, welche Funktionalität absolut notwendig und welche optional ist, zum Beispiel:
- Angebote und Rechnungen
- Rechnungseingang
- Belegbuchung
- Einbindung des Geschäftskontos
- Bankdatenabgleich
- Finanzbuchführung
- Controlling und Liquiditätssteuerung
- Lohnbuchhaltung
- Dokumentenmanagement
- CRM
Darüber hinaus müssen die Teams hinsichtlich eines Buchhaltungstools folgende Aspekte prüfen:
- Welche Integrationen zu sonstigen Systemen sind verfügbar?
Besonders wichtig sind Schnittstellen zu Bankkonten, Rechnungstools, CRM-Systemen, Software des Steuerberaters usw. - An wen wendet es sich genau: ausgebildete Buchhaltungs-Fachkräfte, Steuerfachangestellte usw.
- Sind für das Onboarding umfassende Schulungen notwendig?
- Ist die unternehmensinterne IT-Ausstattung ausreichend und ist auch die IT-Sicherheit gewährleistet?
Einige Anbieter bieten darüber hinaus Lösungen für ein digitales und automatisiertes Spesenmanagement. Ausgaben werden direkt und schnell über eine App erfasst und eingereicht. Auch Manager und Buchhaltungs-Teams werden entlastet, da sie nicht mehr jeden einzelnen Beleg manuell überprüfen müssen. Dadurch werden wertvolle Kapazitäten für Mitarbeiter freigelegt.
Sobald eine Buchhaltungssoftware in der engeren Wahl steht, können Sie eine Demo anfordern, um die Lösung zu testen.
Revisionssichere Archivierung
Die papierlose Dokumentenarchivierung ist in den meisten Unternehmen bereits Realität. Dabei müssen verschiedene Vorschriften beachtet werden, die das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung genau unter die Lupe nimmt.
Revisionssicheres oder GoBD-konformes Archivieren heißt, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archiv verwahrt werden müssen.
Dabei sind die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung einzuhalten.
In den GoBD haben die Finanzbehörden die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) um Regeln erweitert, die speziell für die digitale Buchführung und Archivierung gelten.
Revisionssicherheit und GoBD
Der Gesetzgeber gibt vor, dass alle Unterlagen GoBD-konform archiviert werden müssen, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu zählen beispielsweise folgende Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO):
- Bücher und Dokumentation
- Buchhaltungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen usw.)
- Eingegangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der gesendeten Dokumente
- Eröffnungsbilanz
- Inventare
- Jahresabschlüsse (Bilanzen und GuV)
- Personalunterlagen
Für das Finanzamt müssen folgende Vorgaben eingehalten werden:
- Die Unterlagen dürfen nicht geändert werden können.
- Die Daten müssen vollständig sein ohne die Möglichkeit, einzelne Unterlagen zu löschen.
- Es muss nachgewiesen werden können, dass die Aufbewahrungsfristen (je nach Dokumententyp 6 oder 10 Jahre) eingehalten werden.
Um Daten GoBD-konform zu archivieren, reicht es nicht aus, einfach alle Dokumente im PDF-Format zum Beispiel auf einem lokalen Datenträger oder in der Cloud archivieren. Hier müssen professionelle Archivierungssysteme und passende Software genutzt werden. Manche Buchführungstools bieten auch bereits ein integriertes Archivsystem an.
E-Rechnung
Zu den weiteren rechtliche Anforderungen an die digitale Buchhaltung zählt die elektronische Rechnung. Mit dieser werden Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Sie ist in Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg und im Saarland Plicht. Seit 2022 müssen Firmen, die geschäftliche Beziehungen zu öffentlichen Auftraggebern in diesen Ländern führen, ihre Rechnungslegung entsprechend umstellen.
KPIs für die Automatisierung der Buchhaltung
Die Buchhaltung verfügt als Herzstück einer jeden Fima über Daten und KPIs (Key Performance Indicators) aus alle Abteilungen und überprüft ihre Auswirkungen. Hier sind einige wichtige und besonders häufig verwendete KPIs und Kennzahlen:
- Kosten für die Rechnungsbearbeitung. Dabei müssen Sie verschiedene Kosten mit einbeziehen: Bearbeitungszeit und manuelle Prozesse, Mailings und Ausdrucken (bei Unternehmen die noch mit Papier arbeiten), Rechnungsfehler, Rechnungsprüfung usw.
Durch diese Kennzahl können Sie feststellen, wie effizient Ihre Buchhaltung arbeiten kann. Bei Unternehmen mit geringer Automatisierung kostet der Vorgang fast zehn Euro, und für Finanzteams mit digitaler Finanzlösung können etwa zwei Euro berechnet werden. - Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung. Wie lange dauert es vom Eingang einer Rechnung bis zum Bezahlen und Buchen im Finanzbetriebssystem? Dabei zählen die einzelnen Schritte, also Dateneingabe, Weiterleitung, Prüfung und Freigabe, Buchung und Übertragung (zum Beispiel über Datev).
- Anteil der automatischen Verarbeitung. Wie viel Prozent der Rechnungen werden im System automatisch bis zur Zahlungsfreigabe bearbeitet, ohne dass die Buchhaltung eingreifen muss?
- Kosten für die Abwicklung einer Zahlung. Wichtig dabei sind neben Personalaufwand und den Kosten für Druck und Versand auch Aspekte wie der IT-Support und der nötige Aufwand, um Zahlungen zu stoppen oder zurückzufordern.
- Analyse bedeutender Buchhaltungs-Kennzahlen. Wie legt das Finanzteam Ziele fest, wie werden sie verfolgt und erreicht? Und was wird getan, um die Buchhaltung ständig zu optimieren?
Business Intelligence für eine höhere Rentabilität
Die Überprüfung der KPIs geschieht in einem viel größeren Kontext: der Business Intelligence. Mit deren Hilfe werden alle Prozesse digital optimiert. Dies geschieht durch den technologiegestützten Zugang zu den Unternehmensdaten und deren Auswertung.
Das Ziel: die erhaltenen Erkenntnisse in Strategien umzusetzen und dadurch die Rentabilität zu steigern.
Dafür eignen sich Tools wie etwa ein Dashboard, das Umsatz, Gewinn und Liquidität visualisiert und so Entwicklungsmöglichkeiten genau aufzeigt.
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