Saviez-vous que 89% des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais ? *  

Part essentielle de la gestion comptable d’une entreprise, les notes de frais permettent de rembourser les dépenses professionnelles engagées par les salariés et de justifier des charges déductibles du résultat fiscal. Mais elles peuvent aussi être une source de fraude ou d’erreurs, faisant risquer un litige avec l’administration fiscale !  

On comprend donc l’importance, pour les comptables, de se concentrer sur les notes de frais à risque et de mettre en place un processus et des contrôles pour les détecter et les corriger.  

Le processus des notes de frais en entreprise est encore souvent tributaire du papier. Concrètement, le collaborateur récupère le justificatif de sa dépense et la reporte dans un tableau. Après validation du manager, c’est la comptabilité qui doit vérifier que la note de frais est valide.

Et c’est tout un process ! Entre les documents à vérifier, les justificatifs sur lesquels il faut s’abîmer les yeux, les tableaux dans lesquels il faudra rentrer des informations, et bien sûr le stockage des justificatifs, la tâche est ardue et chronophage.

Mais surtout, pas question de faire n’importe quoi ! Un justificatif de note de frais doit être conservé pendant 10 ans, en cas de contrôle.

Dans cet article, on vous donne tous nos conseils pour assurer l’intégrité de vos notes de frais, que vous utilisiez encore des solutions papier ou que vous soyez passés à une solution de note de frais dématérialisée.