Très souvent, la gestion des notes de frais est considérée comme un calvaire, que ce soit par les collaborateurs, les dirigeants ou les services de comptabilité. Pour faire gagner du temps à chacun, de plus en plus d’entreprises sautent le pas et s’équipent de nouveaux outils.
Et vous aussi, vous souhaiteriez simplifier cette tâche au maximum et mettre en place au sein de votre entreprise un outil de gestion des notes de frais. Mais pour être efficace, son implantation doit s’effectuer en suivant 5 étapes essentielles qui permettront de faciliter l’adoption de ce nouveau logiciel.
Etape 1 : Analysez les besoins de votre entreprise
La première étape consiste à faire le point sur les besoins réels que vous pourriez avoir de ce type d’outils. Faites la liste des fonctionnalités que vous souhaitez y trouver, recueillez l’avis de quelques collaborateurs qui seraient fortement concernés par son adoption. L’essentiel étant de définir avec précision quels besoins l’implantation de ce nouveau logiciel pourrait combler et si votre entreprise est réellement prête à l’adopter.
Si vous négligez cette étape, vous prenez le risque de vous retrouver avec un outil qui ne répond pas exactement aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Auquel cas, il serait probablement mis de côté par vos collaborateurs qui n’y trouveraient pas leur compte et serait finalement sous-exploité.
Etape 2 : Définissez un cahier des charges précis et exhaustif
Pour pouvoir lancer l’appel d’offres qui vous permettra de choisir votre nouveau logiciel de gestion de notes de frais, il vous faudra au préalable rédiger un cahier des charges afin d’expliciter vos besoins précis.
Ce cahier des charges devra contenir les informations suivantes afin de recevoir les offres les plus pertinentes possibles :
- Les fonctionnalités indispensables dont vous avez besoin (flux d’approbation, moyen de paiement dématérialisé, reporting et export…)
- Le nombre d’utilisateurs supporté par l’outil
- Les possibilités d’amélioration
- Le budget global que vous souhaitez dédier à l’implémentation de l’outil.
N’hésitez pas à consulter notre article sur le processus de rédaction d’un cahier des charges et comment l’élaborer, si vous souhaitez approfondir le sujet. Vous y trouverez même un template de cahier des charges !
Si le processus peut sembler fastidieux, les bénéfices sont multiples de rédiger un bon cahier des charges. L’intérêt, pour votre société, de s’investir complètement dans sa rédaction, se trouve dans la garantie d’obtenir un outil qui vous correspond. Plus vous serez précis, et plus l’outil sera susceptible de répondre précisément à votre besoin.
Du côté de l’éditeur, un cahier des charges clair lui permettra de mieux appréhender votre requête, de mieux cibler vos besoins et d’y répondre de la meilleure manière. Cela lui permettra aussi de faciliter et accélérer la mise en place du logiciel.
Etape 3 : Communiquez avec vos collaborateurs sur ce changement qui s’annonce
Pour faciliter la transition vers ce nouveau système pour vos collaborateurs, nous vous conseillons de communiquer le plus possible sur l’arrivée du logiciel. Il est possible qu’il soit attendu par le plus grand nombre. Aussi, s’ils sont tenus informés au fur et à mesure de l’avancée du projet, ils se sentiront inclus dans cette nouvelle aventure pour votre société.
En communiquant sur tous les bénéfices qu’ils pourront retirer de l’utilisation de ce logiciel, vous finirez par donner envie de le découvrir même aux plus récalcitrants. Expliquez-leur pourquoi vous avez voulu effectuer ce changement pour votre société, et l’impact positif qu’il amènera sur leurs charges de travail. Cette communication doit être orientée autour des avantages de cette solution pour eux, qu’ils s’agissent aussi bien des collaborateurs qui ont des frais à se faire rembourser, ou ceux qui travaillent au service comptable et supervisent ces remboursements, qui verront leur travail simplifié.
Etape 4 : Définissez un processus de validation des notes de frais
Pour pouvoir optimiser votre logiciel de gestion de notes de frais, vous aurez besoin de mettre en place un processus de validation, adapté à votre entreprise, et qui tiendra compte des différents niveaux décisionnels susceptibles d’intervenir. Nous vous conseillons donc d’opter pour une solution qui vous permettra d’automatiser tous ces processus pour que chaque validation soit envoyée au destinataire prévu en fonction des critères que vous aurez déterminé.
Au-delà de cet aspect technique, le fait de définir un processus de validation vous permettra d’être transparent avec vos collaborateurs sur la marche à suivre pour faire valider une note de frais, quels sont les frais qui peuvent être remboursés, et de savoir à quel stade en est le processus de remboursement. Avec un processus bien défini, chacun aura toujours toutes les réponses en main pour que la gestion des notes de frais se passe toujours le mieux possible.
Pensez à consulter l’article sur le workflow d’approbation des notes de frais si vous souhaitez plus de conseils sur ce sujet.
Etape 5 : Facilitez l’adoption du logiciel par vos collaborateurs
Enfin, votre logiciel de gestion de notes de frais est livré et tous peuvent dorénavant y accéder. Seulement, il vous reste encore à faire adhérer vos collaborateurs à cette nouvelle solution. N’hésitez pas à organiser une réunion de présentation du logiciel pour en expliquer à tous les principales fonctionnalités, voire même à organiser une petite formation pour vos collaborateurs les plus réfractaires aux nouvelles technologies.
L’essentiel étant que chacun en voit les bénéfices et de faciliter au mieux la transition pour vos équipes comptables qui risquent de devoir redoubler de travail pendant cette période délicate. Ce ne sera qu’une fois que le logiciel sera adopté par tous que chacun pourra vraiment en expérimenter tous les avantages : gain de temps, simplification des processus, suivi des remboursements…
Adopter et faire adopter un nouveau logiciel au sein d’une entreprise n’est pas toujours aisé, mais le processus devrait être grandement facilité si vous suivez les 5 étapes décrites ci-dessus.
Si vous aussi, vous souhaitez implémenter une telle solution au sein de votre entreprise, N2F, application de gestion de notes de frais, vous accompagnera tout au long de cette démarche et vous apportera tous les conseils nécessaires pour que la mise en place soit la plus sereine possible.
