Nonostante la maggior parte dei contratti di lavoro indichi la sede di svolgimento dell’attività professionale del dipendente, non è raro che saltuariamente l’azienda gli richieda di effettuare una trasferta temporanea: per esempio, potrebbe dover incontrare un cliente, partecipare ad un salone internazionale o recarsi presso la sede centrale del gruppo. È bene allora tenere a mente alcune importanti regole relative al rimborso delle spese sostenute durante il viaggio e al differente trattamento fiscale che vi viene applicato a seconda che la trasferta avvenga in Italia o all’estero.
La trasferta di lavoro: di cosa si tratta?
Per trasferta si intende il periodo limitato nel tempo che un dipendente passa, per conto dell’azienda, al di fuori dell’abituale sede di lavoro. Per il suo carattere prettamente temporaneo e occasionale, la trasferta si differenzia quindi sia dal trasferimento definitivo che dal cosiddetto distacco di lavoro, oltre che dagli spostamenti giornalieri casa-lavoro.
Quando un dipendente si trova in trasferta, spesso sostiene di tasca propria un certo numero di spese, per lo più relative ai trasporti, al vitto e all’alloggio: si può trattare dei biglietti della metropolitana, di un taxi, dei pasti al ristorante o del pernottamento in albergo. Anche se vengono anticipati, questi costi restano sempre a carico del datore di lavoro, che dovrà quindi rimborsarli al termine della missione.
Sia per il datore di lavoro che per il dipendente, è importante rimanere aggiornati riguardo le modalità di rimborso delle spese di trasferta, poiché la normativa italiana definisce un quadro molto preciso in termini di contributi e deducibilità fiscale. In effetti, le spese di trasferta sono deducibili e non sottoposte all’imposta sul reddito esclusivamente se la missione avviene al di fuori del territorio comunale dove ha sede l’azienda. Fanno eccezione a questa regola i rimborsi erogati per coprire i costi di trasporto che, anche se sostenuti all’interno del comune, non vengono mai considerati una forma di retribuzione.
Il rimborso delle spese di trasferta: in Italia e all’estero
Per ogni trasferta, il datore di lavoro può scegliere di applicare uno dei tre differenti sistemi di rimborso previsti: il rimborso a piè di lista, il rimborso forfettario o il rimborso misto. Nel caso in cui il dipendente si sposti all’estero sono previste alcune importanti differenze in termini di trattamento fiscale.
Il rimborso a piè di lista
Questo tipo di rimborso viene anche definito analitico perché calcolato utilizzando tutte le voci di spesa sostenute durante la trasferta: il dipendente redige una nota allegando i relativi giustificativi (scontrini, biglietti, ricevute, etc.) e viene rimborsato di una cifra che corrisponde esattamente ai costi anticipati. Tutte le spese di trasporto, vitto e alloggio sono fiscalmente deducibili e non soggette all’imposta sul reddito, indipendentemente che siano state sostenute in Italia o all’estero. Le eventuali spese di altro tipo, invece, sono deducibili e non imponibili nel rispetto dei seguenti limiti:
- 15,49 € al giorno per le trasferte in Italia.
- 25,82 € al giorno per quelle all’estero.
In questo modo, sia il dipendente che il datore di lavoro mantengono un controllo stretto sui costi sostenuti, con lo svantaggio di una gestione contabile delle note spese che, in mancanza di strumenti adatti, può diventare laboriosa e dispendiosa.
Rimborso spese forfettario
Il rimborso spese forfettario prevede che l’azienda riconosca al dipendente un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi alle spese sostenute per il vitto e per l’alloggio: una diaria che non viene considerata come una contribuzione al reddito del dipendente e risulta perciò deducibile. Tali esenzioni sono valide rispettando i seguenti limiti e tutte le spese superiori vengono tassate unicamente considerando la somma in eccesso:
- 46,48 € al giorno per le trasferte effettuate in Italia.
- 77,47 € al giorno per le trasferte che hanno luogo all’estero.
Il montante del forfait può essere calcolato sulla base del reddito percepito dal collaboratore, può essere il frutto di un accordo diretto con il dipendente ma è più spesso definito dai contratti collettivi di lavoro (CCNL).
Il rimborso spese misto
Questo terzo tipo viene utilizzato quando le spese sono rimborsate in parte con la modalità a piè di lista e in parte con un forfait giornaliero. Le differenze di trattamento fiscale per l’Italia e l’estero restano le stesse dei due metodi precedenti ma è importante evidenziare che: se le spese a piè di lista riguardano solo il vitto, o in alternativa solo l’alloggio, per rimanere nei limiti di deducibilità il forfait si riduce di un terzo, mentre si riduce di due terzi nel caso in cui vengano rimborsate contemporaneamente le spese di vitto e alloggio. Le spese di trasporto, invece, restano sempre deducibili.
Un software per la gestione dei rimborsi
Quale che sia la destinazione della trasferta e il metodo prescelto per coprirne i costi, il rimborso delle spese può diventare un’operazione lunga, complessa e soggetta all’errore. Per ovviare a questi problemi ed evitare che insorgano conflitti o si presentino problemi di contabilità, l’azienda può ricorrere all’utilizzo di un software specificatamente sviluppato per facilitare la gestione dei processi.
N2F è la soluzione che permette ad aziende, dipendenti e commercialisti di collaborare su flussi di lavoro agili, connessi e al 100% paperless. Per esempio, nel caso di un rimborso con il metodo a piè di lista o misto, il collaboratore in trasferta potrà molto semplicemente fare una foto della ricevuta fiscale utilizzando l’apposita applicazione; questa verrà digitalizzata utilizzando la tecnologia OCR di riconoscimento ottico dei caratteri, elaborata e inviata automaticamente ai sistemi di gestione contabile. Se l’azienda prevede invece una procedura per la quale ogni trasferta deve essere approvata da un responsabile, N2F integra un modulo di richiesta di autorizzazione al viaggio completamente configurabile che consente di approvare una trasferta con un budget di spesa stimato prima dell’impegno effettivo della spesa, permettendo al dipendente di richiedere e ricevere in qualche click un anticipo per le sue spese da sostenere.
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