Se siete una piccola o media azienda, forse gestite ancora le note spese alla vecchia maniera. I vostri dipendenti anticipano le spese professionali, le inseriscono in un foglio di calcolo Excel, lo stampano e lo inviano allegando i giustificativi di spesa.
Il lavoro contabile diventa così arduo e dispendioso in termini di tempo: ritrovare i documenti giustificativi, decifrarli, controllare ogni spesa, integrarle al gestionale contabile, ecc.
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Per garantire la sua competitività, un’azienda deve avere una visione chiara delle spese e controllarle rigorosamente. Ma per essere efficaci occorre dotarsi degli strumenti adatti! Dovete scegliere quelli che vi permetteranno di avere una visione globale dei vostri flussi e prendere le giuste decisioni strategiche per il vostro business.
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Le note spese fanno parte della vita di qualsiasi azienda. Visite ai clienti, sopralluoghi nei cantieri, formazione, conferenze… Queste spese professionali, spesso anticipate dal dipendente per conto dell’azienda, sono rimborsabili secondo le regole definite nella politica di spesa applicata dal datore di lavoro.
Molte aziende hanno regole di spesa e di rimborso diverse a seconda del dipartimento o della funzione del dipendente: un amministratore delegato, ad esempio, avrà il diritto di spendere di più in un hotel o in un ristorante rispetto ad un impiegato.
Ed è qui che le cose si complicano per la contabilità! Dovrà verificare manualmente che ogni spesa sostenuta da un dipendente rientri nei costi autorizzati per il proprio dipartimento e/o posizione.
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State prendendo in seria considerazione la possibilità di espandere il vostro business oltre i confini italiani? Volete essere sicuri di prendere la buona decisione e di riuscire nel vostro progetto di internazionalizzazione?
Prima di gettarvi a capofitto nella realizzazione di questo piano, sarebbe bene prima riflettere sulla buona strategia da adottare, sulle informazioni utili da raccogliere, su quali risorse finanziarie, logistiche e umane (collaboratori, partners, investitori…) coinvolgere e su come organizzare il lavoro del team che vi affiancherà.
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Espandere l’attività in Europa è sicuramente una delle principali opzioni per una piccola e media impresa che desidera diversificarsi e crescere. Tale processo può essere da un lato molto impegnativo, ma dall’altro anche molto gratificante.
Prima di lanciarvi, sarebbe opportuno porsi le seguenti domande: siete davvero pronti ? Avete abbastanza risorse umane ed economiche ? Potete sostenere un aumento della produzione rispettando gli stessi standard di qualità ? Il/i vostro/i prodotto/i o/e i vostri servizi sono sufficientemente competitivi?
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Avete fatto il grande passo, la vostra azienda ha esteso il proprio giro d’affari all’Europa.
Una decisione che ha comportato:
Tra le questioni che restano ancora da valutare, c’è quella che riguarda la gestione della contabilità: come facilitare il lavoro del reparto contabilità e assicurarsi che tutto sia sotto controllo e conforme alle diverse regolamentazioni in seguito alla decisione dell’internazionalizzazione?
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State valutando l’opportunità di adottare una soluzione per semplificare e digitalizzare il trattamento delle note spese ?
Avete già selezionato alcune APP che sembrano rispondere alle vostre necessità:
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Nel 2022, circa il 70% dei imprenditori ha affermato di aver constatato un aumento della soddisfazione dei propri clienti come risultato degli sforzi impiegati nella trasformazione digitale. Se l’utilizzo di nuovi software in azienda può aumentare la produttività, stimolare le vendite e favorire la velocità decisionale, tuttavia ci possono essere alcune difficoltà che è indispensabile superare. Sempre più aziende impiegano software per determinate attività come la gestione dell’inventario, la contabilità o il trattamento delle note spese. È quindi fondamentale selezionare una soluzione che soddisfi le loro esigenze e, a volte, riconoscere quando è necessario cambiarla.
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La riconciliazione bancaria è un’attività di gestione aziendale che permette di far quadrare i movimenti bancari con le scritture contabili.
Più precisamente, i responsabili del controllo di gestione verificano che ci sia una corrispondenza esatta tra gli estratti conti bancari dell’azienda e le entrate e le uscite registrate dal reparto contabilità.
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Definire una politica di spesa aziendale è sicuramente indispensabile per una corretta gestione delle note spese, ma a volte verificare la sua corretta applicazione può risultare difficile e complicato per il reparto amministrativo e contabile soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei.
In effetti, anche se l’ufficio contabilità ha stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese e dei rispettivi rimborsi, tale attività richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte.
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