Se siete una piccola o media azienda, forse gestite ancora le note spese alla vecchia maniera. I vostri dipendenti anticipano le spese professionali, le inseriscono in un foglio di calcolo Excel, lo stampano e lo inviano allegando i giustificativi di spesa.
Il lavoro contabile diventa così arduo e dispendioso in termini di tempo: ritrovare i documenti giustificativi, decifrarli, controllare ogni spesa, integrarle al gestionale contabile, ecc.
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Per garantire la sua competitività, un’azienda deve avere una visione chiara delle spese e controllarle rigorosamente. Ma per essere efficaci occorre dotarsi degli strumenti adatti! Dovete scegliere quelli che vi permetteranno di avere una visione globale dei vostri flussi e prendere le giuste decisioni strategiche per il vostro business.
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Le note spese fanno parte della vita di qualsiasi azienda. Visite ai clienti, sopralluoghi nei cantieri, formazione, conferenze… Queste spese professionali, spesso anticipate dal dipendente per conto dell’azienda, sono rimborsabili secondo le regole definite nella politica di spesa applicata dal datore di lavoro.
Molte aziende hanno regole di spesa e di rimborso diverse a seconda del dipartimento o della funzione del dipendente: un amministratore delegato, ad esempio, avrà il diritto di spendere di più in un hotel o in un ristorante rispetto ad un impiegato.
Ed è qui che le cose si complicano per la contabilità! Dovrà verificare manualmente che ogni spesa sostenuta da un dipendente rientri nei costi autorizzati per il proprio dipartimento e/o posizione.
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State valutando l’opportunità di adottare una soluzione per semplificare e digitalizzare il trattamento delle note spese ?
Avete già selezionato alcune APP che sembrano rispondere alle vostre necessità:
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Nel 2022, circa il 70% dei imprenditori ha affermato di aver constatato un aumento della soddisfazione dei propri clienti come risultato degli sforzi impiegati nella trasformazione digitale. Se l’utilizzo di nuovi software in azienda può aumentare la produttività, stimolare le vendite e favorire la velocità decisionale, tuttavia ci possono essere alcune difficoltà che è indispensabile superare. Sempre più aziende impiegano software per determinate attività come la gestione dell’inventario, la contabilità o il trattamento delle note spese. È quindi fondamentale selezionare una soluzione che soddisfi le loro esigenze e, a volte, riconoscere quando è necessario cambiarla.
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Anche nel 2023, per molte aziende, le trasferte di lavoro rimangono indispensabili. Per effettuare i suoi spostamenti il lavoratore può usare i mezzi di trasporto pubblici. Ma quando non è possibile viaggiare con questi mezzi e l’azienda non possiede veicoli propri, il dipendente usa la propria auto per spostarsi e ha quindi diritto a un rimborso dei costi sostenuti sotto forma di rimborso chilometrico. Un modo di rimborso complesso che chiariremo per voi in questo articolo!
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Definire una politica di spesa aziendale è sicuramente indispensabile per una corretta gestione delle note spese, ma a volte verificare la sua corretta applicazione può risultare difficile e complicato per il reparto amministrativo e contabile soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei.
In effetti, anche se l’ufficio contabilità ha stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese e dei rispettivi rimborsi, tale attività richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte.
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La legge finanziaria 2008 ha introdotto in Italia la fatturazione elettronica (FE), ovvero un processo per emettere, inviare, tenere e conservare una fattura in formato digitale. Tale fattura deve rispettare determinati standard di forma (XML) e deve essere ricevuta e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI) delle Agenzie delle Entrate.
Si distinguono tre principali tipi di fattura elettronica in base al soggetto destinatario:
La gestione delle note spese è sempre stato un compito problematico per un’azienda e per tutte le parti coinvolte. La procedura di rifatturazione ai clienti non è sempre semplice, monitorare e analizzare la redditività dei progetti può diventare un vero grattacapo. Per non parlare del tempo impiegato dai dipendenti per effettuare questa mansione, che genera troppo spesso frustrazione. Insomma, un’attività con poco valore aggiunto per l’azienda, ma che mette tutti a dura prova.
Per risolvere questo problema, la digitalizzazione della nota spesa rappresenta la miglior soluzione per una società di consulenza che ha bisogno di risparmiare tempo. Ecco perché.
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La travel policy è abbastanza chiara per i direttori finanziari, ma è molto probabile che i dipendenti ne conoscano solo una parte!
Tuttavia, le note spese possono suscitare rapidamente delle tensioni, ad esempio quando i dipendenti desiderano essere rimborsati per delle spese effettuate, consapevolmente o meno, ma che non rientrano o oltrepassano i limiti fissati dalla policy aziendale.
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