Anche nel 2023, per molte aziende, le trasferte di lavoro rimangono indispensabili. Per effettuare i suoi spostamenti il lavoratore può usare i mezzi di trasporto pubblici. Ma quando non è possibile viaggiare con questi mezzi e l’azienda non possiede veicoli propri, il dipendente usa la propria auto per spostarsi e ha quindi diritto a un rimborso dei costi sostenuti sotto forma di rimborso chilometrico. Un modo di rimborso complesso che chiariremo per voi in questo articolo!
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Definire una politica di spesa aziendale è sicuramente indispensabile per una corretta gestione delle note spese, ma a volte verificare la sua corretta applicazione può risultare difficile e complicato per il reparto amministrativo e contabile soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei.
In effetti, anche se l’ufficio contabilità ha stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese e dei rispettivi rimborsi, tale attività richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte.
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La legge finanziaria 2008 ha introdotto in Italia la fatturazione elettronica (FE), ovvero un processo per emettere, inviare, tenere e conservare una fattura in formato digitale. Tale fattura deve rispettare determinati standard di forma (XML) e deve essere ricevuta e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI) delle Agenzie delle Entrate.
Si distinguono tre principali tipi di fattura elettronica in base al soggetto destinatario:
La gestione delle note spese è sempre stato un compito problematico per un’azienda e per tutte le parti coinvolte. La procedura di rifatturazione ai clienti non è sempre semplice, monitorare e analizzare la redditività dei progetti può diventare un vero grattacapo. Per non parlare del tempo impiegato dai dipendenti per effettuare questa mansione, che genera troppo spesso frustrazione. Insomma, un’attività con poco valore aggiunto per l’azienda, ma che mette tutti a dura prova.
Per risolvere questo problema, la digitalizzazione della nota spesa rappresenta la miglior soluzione per una società di consulenza che ha bisogno di risparmiare tempo. Ecco perché.
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La travel policy è abbastanza chiara per i direttori finanziari, ma è molto probabile che i dipendenti ne conoscano solo una parte!
Tuttavia, le note spese possono suscitare rapidamente delle tensioni, ad esempio quando i dipendenti desiderano essere rimborsati per delle spese effettuate, consapevolmente o meno, ma che non rientrano o oltrepassano i limiti fissati dalla policy aziendale.
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