Compilare la note spesa con Excel è una pratica comune in molte aziende. Il successo di quest’applicativo è legato a più fattori, primi fra tutti: la facilità di utilizzo (chiunque è in grado di usarlo), la sua accessibilità (il pacchetto Microsoft è infatti disponibile in qualsiasi azienda) e il suo costo (avendo molteplici utilizzi, il costo della licenza è ammortito rapidamente).
Malgrado questi vantaggi, l’utilizzo di tabelle Excel presenta numerosi svantaggi:
- L’inserimento dei dati resta un processo manuale e quindi la probabilità di commettere un errore è più elevata rispetto alla gestione delle note spese tramite dei software dedicati;
- L’inserimento manuale richiede del tempo che potrebbe essere utilizzato per lo svolgimento di attività a maggiore valore aggiunto per l’azienda e più valorizzanti per il dipendente;
- La conservazione dei giustificativi cartacei resta obbligatoria e, in caso di perdita, i dipendenti e soprattutto i trasfertisti rischiano di non essere rimborsati o peggio, in caso di controlli fiscali, l’azienda rischia delle sanzioni più o meno gravi;
- Un trattamento amministrativo e contabile più complesso e «time consuming»: ogni file Excel deve essere verificato e ogni voce di spesa deve essere riconciliata coi giustificativi cartacei. Inoltre, è necessario prevedere degli spazi fisici dedicati all’archiviazione che sono fonte di costi aggiuntivi;
- L’analisi e le valutazioni finanziarie legate ai costi per i rimborsi e le trasferte possono essere meno accurate e quindi portare pregiudizio al business aziendale;
- Con le note spese cartacee i rischi di errore si moltiplicano cosi come il rischio di eventuali frodi in quanto i controlli sono più difficili.
Sebbene le note spese su Excel esistano ancora, grazie alla conservazione digitale a norma, ovvero il processo che consente di assicurare la validità legale ad un documento informatico, sempre più aziende scelgono di adottare dei software/applicazioni per digitalizzare la contabilità aziendale e la gestione delle note spese, con non pochi benefici.
Perché scegliere un software per dematerializzare le note spese?
La dematerializzazione delle note spese permette innanzitutto di guadagnare tempo perché le informazioni sono trasmesse immediatamente al reparto contabilità. In questo modo i trasfertisti potranno dedicarsi a delle attività più produttive per il business et il servizio contabilità impiegherà meno tempo per il trattamento, il controllo e l’analisi delle suddette note spese.
Un altro vantaggio ? Con un’applicazione per la digitalizzazione delle note spese gli errori d’importo, di data, la perdita degli scontrini, o altri tipi di sbagli, imprecisioni o dimenticanze sono ridotti o perfino eliminati del tutto.
Una soluzione per la semplificazione della gestione delle note spese è più sicura, può essere integrata con il sistema gestionale e contabile dell’azienda che decide d’implementarla ed è più user friendly perché è pensata per guidare l’utilizzatore in ogni tappa del processo di compilazione della nota: in poche parole precisione, immediatezza e semplicità.
N2, la soluzione ideale per la gestione delle note spese Zero Carta e 100% connessa
N2F è senza dubbio tra le migliori APP mobile e la più semplice da usare sul mercato. Basta scattare una foto al giustificativo (scontrino, biglietto del treno, ricevuta, ecc…) con il proprio smartphone per estrarre in qualche secondi tutti i dati utili che verranno in seguito trasmessi automaticamente al gestionale contabile aziendale. Tutto questo è possibile grazie alla nostra tecnologia OCR (acronimo di Optical Character Recognition) combinata con il nostro motore d’intelligenza artificiale.
N2F non è solo rapida, ma rispetta anche la normativa in materia di conservazione digitale a norma per offrirvi una soluzione per la gestione delle note spese veramente «paperless», senza carta.
Tra le varie funzionalità disponibili, N2F è un software di gestione delle note spese che permette inoltre:
- di recuperare automaticamente i movimenti delle carte aziendali. Una soluzione ottimale per chi ha dei dipendenti che viaggiano molto e per lunghi periodi e che permette loro di non dover anticipare le spese;
- di generare automaticamente il tracciato XML per i bonifici SEPA di rimborso per i dipendenti tenendo conto delle eventuali spese anticipate. Dite basta ai ritardi nei rimborsi!;
- di configurare secondo le proprie esigenze la policy aziendale ed il processo di approvazione delle spese.
N2F semplifica la vita dei trasfertisti
Per i trasfertisti (coloro che per contratto svolgono le loro mansioni in diverse sedi lavorative per un periodo temporaneo più o meno lungo) senza possibilità di avere a disposizione delle carte aziendali, compilare delle note spese in Excel può diventare davvero un incubo. Solo il fatto di dover conservare tutti i giustificativi cartacei può risultare molto stressante e fastidioso.
Con la ripresa dei viaggi d’affari, dopo l’emergenza COVID, il software N2F semplifica molto la vita dei trasfertisti:
- N2F permette di gestire le richieste di anticipi e l’approvazione delle trasferte in modo rapido e automatizzato;
- Grazie all’APP mobile, i trasfertisti possono compilare la nota spesa man mano e digitalizzare i giustificativi in qualche click;
- N2F calcola automaticamente le indennità forfettarie tenendo conto delle particolarità legate agli spostamenti nazionali o internazionali;
- N2F garantisce l’inserimento delle spese nella valuta in cui sono state effettuate e una gestione automatica dei tassi di cambio.
Per sintetizzare, N2F è una soluzione globale, su misura e che si adatta a ogni tipologia di struttura: piccola, media, grande, multinazionale…
Allora se sei stanco di utilizzare Excel e vuoi rendere più efficaci e meno complesso il processo di gestione delle note spese per i dipendenti e i servizi associati, passa a N2F.
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