Nos voisins allemands ont opté pour un système journalier, le Verpflegungsmehraufwand, un terme que nous ne vous demanderons pas de prononcer et qui se traduit chez nous par “indemnités de repas”.
Découvrons ce concept que N2F, votre logiciel de gestion de notes de frais, va vous proposer dès début 2019.
Comment fonctionnent les indemnités forfaitaires journalières ?
En Allemagne, le gouvernement a adopté cette manière de gérer les notes de frais dans le cadre d’un voyage d’affaires. Et, vous allez le constater, cela offre des avantages, notamment pour les salariés. En effet, il s’agit ici de déterminer un montant forfaitaire pour les déplacements, le restaurant, l’hôtel et tous les frais occasionnés. Le salarié a donc parfaitement connaissance de la somme qu’il peut dépenser et pourra adapter son budget en fonction. Dans le cadre d’un voyage à l’étranger, ces indemnités journalières sont en général assez généreuses et différenciées par pays. Ainsi, ils ont la possibilité d’utiliser cet argent comme bon leur semble, ou presque. Hôtel, restaurant, mais aussi activités de loisirs, cette solution propose un bel avantage en nature très stimulant pour les collaborateurs.
La mise en place de ces indemnités est a priori simple puisqu’elles sont fixes et déterminées, comme leur nom l’indique, de manière journalière, le montant sera alors consécutif au nombre de jours durant lesquels le collaborateur sera en déplacement. Le montant est fixé par une loi allemande relative à l’impôt sur le revenu.
Quelles indemnités selon les voyages ?
Différents tarifs sont fixés par la loi. Dans le cadre d’un voyage en Allemagne, chacun peut recevoir 24 € par 24 heures d’absence (en 2018). A cela s’ajoute 12 € pour le jour du départ et 12 € pour le jour d’arrivée si l’employé dort à l’extérieur de chez lui. Si le collaborateur part uniquement à la journée, il perçoit une indemnité forfaitaire de 12 € dès lors qu’il passe plus de 8 heures hors de son lieu de travail ou de son domicile.
Si le collaborateur part en voyage, la donne change radicalement. Il perçoit alors des indemnités dépendant de la durée de son voyage et des pays dans lesquels il séjourne. Par exemple, 58 € par 24 heures à Paris, et 152 € par nuit, de quoi se loger correctement.
Les modes de calcul
Bien sûr, même lorsque tout semble simple, la réalité est parfois différente. Les Allemands ont bien entendu pensé à fixer des limites à l’utilisation de ces indemnités journalières. Ainsi, pour les repas, si le collaborateur se voit offrir un repas, cela sera déduit de son indemnité. Ainsi, s’il ne règle pas lui-même son petit-déjeuner, son indemnité est baissée de 20 %. S’il ne paie pas son déjeuner, elle est réduite de 40 %. Idem pour le dîner. Ainsi, si un collaborateur se voit offrir tous ses repas de la journée et qu’il ne peut ainsi apporter aucun justificatif de note de frais, il n’aura pas d’indemnités pour cette journée.
Concernant les divertissements, là encore il existe des règles particulières. Tout d’abord, le collaborateur n’est pas réellement totalement libre d’utiliser l’argent comme il le souhaite. S’il va seul au cinéma, il ne sera pas indemnisé. Pour obtenir son indemnité forfaitaire, il doit divertir un tiers qui n’est pas un collègue. S’il souhaite faire une soirée bowling, il doit donc inviter un client, un fournisseur, etc., pour prétendre à son indemnité. En outre, il doit présenter une note de frais correspondant parfaitement aux règles en la matière. Ainsi, celle-ci devra présenter le nom de l’employé, le nom du tiers, la raison du divertissement ainsi que le lieu, la date et la signature.
Bon à savoir
Le fait de déterminer des indemnités à la journée demande de considérer ce que l’on entend par journée. Ainsi il est possible de considérer une journée sur un certain nombre d’heures et non simplement une date. Par exemple, si le collaborateur se déplace entre 16 h et 8 h le lendemain, il peut bénéficier de l’indemnité journalière traditionnelle. D’autre part, si l’employé fait plusieurs voyages dans la même journée, il peut cumuler les indemnités.
Concernant les factures, si elles sont supérieures à 150 €, elles doivent mentionner le nom et l’adresse de l’entreprise ainsi que le montant de la TVA. Ces factures seront transmises à l’entreprise et seront conservées afin de pouvoir les produire en cas de contrôle (rappelons qu’une loi de 2016 reconnaît la valeur probante de l’archivage numérique).
Un logiciel de gestion de notes de frais peut-il vous aider ?
Assurément, oui ! Car, vous l’aurez compris, ce qui était simple au départ a fini par se complexifier en fonction de différents paramètres. Si vous avez 50 collaborateurs qui voyagent, 10 à qui on a offert le petit-déjeuner, 25 à qui on a offert le déjeuner ou le dîner et 15 qui n’ont payé ni leur petit-déjeuner, ni leur dîner, il y a de fortes chances pour que votre service de comptabilité s’arrache les cheveux. De plus, cela va représenter une perte de temps, rappelons à toutes fins utiles que la gestion de note de frais coûte en moyenne 53 euros et prend 20 minutes.
N2F est à vos côtés pour la gestion de vos indemnités journalières ou forfaitaires. En effet, de nombreux clients Allemand (ou Français avec une filiale Allemande) ont rejoint la communauté des #SerialScanner de N2F ces derniers mois. Nos équipes ont donc mis beaucoup d’énergie à proposer cette fonctionnalité dans N2F. Mais comme d’habitude, à la façon N2F : simple et efficace. Dès lors que vous serez équipé d’un bon outil et que celui-ci sera paramétré selon vos propres besoins, vous allez gagner un temps précieux. Non seulement votre comptabilité pourra gérer de manière plus sereine vos notes de frais, mais vos employés connaîtront en temps réel le montant de leurs indemnités selon les déplacements et les dépenses effectués.
Simple, rapide, efficace et sécurisée, votre application de gestion de notes de frais N2F vous accompagne dans toutes vos démarches comptables. Si vous envisagez d’opter pour les indemnités journalières, contactez-nous afin de déterminer de quelle manière nous pouvons mettre en place cette fonctionnalité dans votre application de notes de frais préférée 😊
