N2F Eingangsrechnungen
Automatisch, zentralisiert und für jedes Format (E-Rechnung)

Zentraler Rechnungseingang

Ein Rechnungseingang für jedes Format

• Multi-Channel- und Multi-Format-Handling: PDF, Papier, E-Mail, Bild, E-Rechnung (ZUGFeRD, X-Rechnung), UBL, CII …
  egal welches Format – Rechnung einfach per Drag-and-Drop, Scan oder Weiterleitung an eine wählbare E-Mail-Adresse senden und N2F extrahiert sämtliche Daten.
• Automatische Datenerfassung aller relevanten Rechnungsdaten – Lieferant, USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Beträge, Steuersätze, IBAN oder einzelne Rechnungspositionen.
• Echtzeit Warnsystem: Sie erhalten automatische Warnhinweise bei Fehlern, wie Duplikaten, (IBAN-)Betrugsversuchen oder wichtigen Informationen, wie anstehenden Zahlungsfristen.

E-Rechnung

Erfüllung der
E-Rechnungspflicht

• Bereit für den europäischen Standard: N2F richtet sich nach der EU-Norm EN 16931 und der kommenden ViDA-Initiative.
• XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente lassen sich in N2F erfassen, automatisch einlesen und als lesbare Rechnung anzeigen
• Vorsteuerabzug abgesichert: N2F prüft die steuerrelevanten Angaben automatisch – MwSt., USt-ID und IBAN – und warnt bei Unstimmigkeiten, bevor sie zum steuerlichen Risiko werden.
• ZUGFeRD oder XRechnung – mit N2F beides für Menschen lesbar
  N2F macht auch das rein maschinenlesbare XML der XRechnung sichtbar und stellt jede E-Rechnung als klar lesbares Dokument dar.

Vereinfachte Freigabe und Kontrolle

100% konfigurierbarer Freigabe-Workflow

Der Rechnungsfreigabeprozess wird vollständig nach Ihren Wünschen von uns aufgesetzt und ist jederzeit transparent einsehbar

• Workflow nach Bedarf konfigurieren: Freigabe, Buchhaltung, Zahlung, Buchhaltungsexport
• Genehmiger nach Lieferanten, Analyseachsen (Kostenstelle, Projekt usw.), Betrag oder Abteilung definieren
• Optionale automatische Erinnerungen
• Lückenloser Audit-Trail: verfolgen Sie jeden Schritt im Workflow in Echtzeit nach
• Integrierte Kommunikation zur Behandlung und Nachverfolgung blockierter/strittiger Rechnungen bis zur Klärung zwischen Buchhaltung, Einkauf und Managern.

Purchase to Pay (P2P) – Bestellanforderung

Integrierte Bestellanforderungen

Behalten Sie von Anfang an den Überblick über Zahlungen – mit einem klaren Prozess, den Ihre Teams freigeben:

• Vorab-Anlage: Bestellanforderung vor Rechnungseingang erfassen
• Integrierte Freigabe: Genehmigungs­workflows nach Ihren Richtlinien definieren
• Purchase to Pay: automatischer Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen
• Import von Bestellanforderungen aus Fremdsystemen zur Reconciliation, nicht nur intern erstellte

Audit Trail

Vollständige Revisionssicherheit und rechtssichere Integrität

• Lückenloser Audit-Trail: Jede Aktion an einer Rechnung wird mit Zeitstempel protokolliert.
• Zertifizierte Zeitstempel: RGS-konform für garantierte Integrität.
• Rechtskonforme Archivierung: Dokumente werden 10 Jahre gesetzeskonform aufbewahrt (GoBD-konform).
• Prüfsichere Nachweise: Klare, belastbare Aufzeichnungen für jede Prüfung.

Betrugsprävention

KI-gestütztes Fehlerwarnsystem

• Duplikaterkennung: Sofortige Warnungen bei identischen Rechnungen
• IBAN-Prüfung: Automatische Validierung von Bankdaten
• Abweichungen bei MwSt. und Betrag: Warnhinweise bei inkonsistenten Daten
• Fälligkeitskontrolle: Benachrichtigungen bei überfälligen Zahlungen

Weitere Features

Automatische Rechnungsverarbeitung

• Steuerlich korrekt, ohne Handarbeit — abzugsfähige MwSt. (voll oder teilweise), Reverse-Charge-Verfahren und periodengerechte Abgrenzung werden automatisch berücksichtigt.
• Gutschriftenverwaltung: Verwaltung bereits geleisteter Anzahlungen mit automatischer Neuberechnung des offenen Betrags bei der Zahlung
• Zahlung vorbereitet auf Knopfdruck — SEPA-Überweisungsdatei, Zahlungsbuchungen, Anzahlungen und Gutschriften in einem Schritt.
• Für jede Struktur, jede Währung — mehrere Gesellschaften in einem Tool, 170+ Währungen mit Live-Kurs, automatische Übersetzung ausländischer Rechnungen.

Archivierung

GoBD konforme Archivierung und einfache Suchfunktion

• Jede Rechnung wird standardmäßig GoBD konform archiviert, damit Sie im Falle einer Steuerprüfung abgesichert sind
• Erfüllung aller GoBD Grundsätze: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit
• Einfache Suchfunktion: einmal archivierte Rechnungen können mittels Suchfeld in Sekunden wieder gefunden werden
• Rechteverwaltung der Suchfunktion: Verwalten Sie welche Personen(-gruppen) oder Abteilungen welche Rechnung(-skategorie) finden kann
• GoBD Archivierung auch von Ausgangsrechnungen möglich

Prozessoptimierung

Buchhaltungsexport

• Export in über 300 Buchhaltungssysteme, darunter DATEV, Lexware, SAP, Microsoft Dynamics und mehr.
• Exporte werden an Ihre Software und Vorgaben angepasst (Kontenbeschriftungen).
• Analytische Exporte
• Verwaltung von Steuercodes (MwSt.-Erfassungen, Anlagenbuchungen).
• Zeitraum pro Rechnungsposition definieren und periodengerecht in die Buchhaltung exportieren (CCA / passive Rechnungsabgrenzung)

N2F SAP Export

Eingangsrechnungen einfach und nutzerfreundlich in SAP exportieren

• Keine manuellen Dateneingaben, keine komplizierten Masken
• Belege oder Rechnungen einfach an die zentrale Rechnungserfassung schicken
• Und nach Ihrem individuellen Workflow und automatischer Fehlerprüfung in SAP exportieren