Die Abrechnung von Geschäftsreisen ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung, doch auch der Staat bleibt hiervon nicht verschont. Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) regelt die Abrechnung von Reisekosten der Angestellten des Bundes. Das detaillierte Gesetz soll Verwaltungsprozesse erleichtern, die ohne konkrete Regelungen oft chaotisch ablaufen: viele komplizierte Regelungen und Ausnahmefälle, papierlastige Verwaltung und Verwirrung auf allen Seiten. Wir möchten Ihnen im Folgenden einen Überblick über die wichtigsten Regelungen geben, die Sie bei Ihrer Arbeit in der öffentlichen Verwaltung beachten sollten, um Ihre Reisekostenabrechnung revisionssicher gestalten zu können. Die wichtigsten Regelungen des Bundesreisekostengesetz (BRKG) werden Sie im Folgenden kennen lernen.
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) – Was ist das?
Das Bundesreisekostengesetz regelt, wie der Name schon sagt, die Reisekostenvergütung von Bundesangestellten in Deutschland. Ziel ist es, die Abrechnung von Reisekosten soweit zu regeln, dass die Angestellten und Beamten Ihre Rechte kennen und Dienstreisen ohne unnötige finanzielle Verluste vonstattengehen können. Das BRKG trat bereits am 1. September 2005 in Kraft.
Das BRKG ist ein sehr umfangreicher Gesetzestext. Dennoch sind die wichtigsten Punkte rasch zusammengefasst.
Geltungsbereich des BRKG
Das BRKG gilt nicht für alle Personenkreise, sondern hat eine sehr spezifische Zielgruppe: Das Gesetz regelt die Reisekostenvergütung von Beamten, Richtern und Soldaten, die im Dienst der Bundesrepublik Deutschland stehen. Das Gesetz wird ebenfalls auf die Arbeitnehmer der Bundesverwaltung angewendet.
Das BRKG bezieht sich auf sogenannte Dienstreisen. Als Dienstreise gilt eine Reise dann, wenn Sie zur Erledigung dienstlicher Angelegenheiten außerhalb des eigentlichen Dienstortes stattfindet. Dienstreisen müssen schriftlich oder elektronisch angeordnet werden, nur so ist ihre Notwendigkeit gesichert. Dienstreisen dürfen nur dann durchgeführt werden, wenn das Dienstgeschäft leidglich vor Ort durchgeführt werden kann, digitale Kommunikationswege also nicht in Betracht kommen.
Zu erstattende Kosten im Rahmen des BRKG
Das BRKG unterscheidet sehr spezifisch zwischen den verschiedenen Kosten, die erstattungsfähig sind. Unter die Reisevergütung fallen dabei folgende Ausgaben:
Fahrtkosten
Bei den Fahrtkosten gilt zu beachten, dass Fahrten auf dem Land- oder Wasserweg in der niedrigsten Klasse zu absolvieren sind. Bahnfahrten von über zwei Stunden können in der ersten Klasse stattfinden. Ist die niedrigste Klasse aus triftigen Gründen nicht möglich, gilt
eine Ausnahmeregelung.
Wenn aus dienstlichen oder auch ökonomischen Gründen ein Flugzeug benutzt wird, werden nur die Kosten der niedrigsten Flugklasse erstattet. Taxifahrten können im Ausnahmefall ebenfalls erstattet werden.
Wegstreckenentschädigung
Für alle anderen Fahrten wird eine Wegstreckenentschädigung gezahlt, die 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 130 Euro beträgt. Nur in Ausnahmefällen kann bei dienstlicher Notwendigkeit eine Summe von 150 Euro gewährt werden.
Fahrten mit dem Fahrrad können ebenfalls zu einer Wegstreckenentschädigung führen.
Tagespauschalen
Tagespauschalen dienen der Verpflegung, werden aber nur dann gewährt, wenn eine ausreichend weite Entfernung zu Wohnsitz und eigentlicher Arbeitsstelle besteht. Die Höhe wird nach dem Einkommenssteuergesetz berechnet. Sollte es auf Reisen zu einer kostenlosen Verpflegung kommen, werden vom offiziellen Tagesgeld 20 Prozent für Frühstück und 40 Prozent für Mittag- und Abendessen gestrichten.
Übernachtungskosten
Für die Übernachtung erhalten Dienstreisende pauschal 20 Euro, höhere Kosten können bei Notwendigkeit ebenfalls erstattet werden. Bekommen die Reisenden eine kostenlose Unterkunft vom Amt gestellt, entfällt die Pauschale.
Ausgaben bei längeren beruflichen Aufenthalten
Wenn die Aufenthaltsdauer am Dienstort 14 Tage übersteigt, wird ab dem 15. Tag nur noch 50 Prozent der Tagespauschale gewährt. In Ausnahmefällen kann auch das komplette Tagesgeld weitergezahlt werden. Wird der Dienstort aus privaten Gründen zwischenzeitlich verlassen, kann für diesen Zeitraum kein Tagesgeld geltend gemacht werden.
Aufwands- und Pauschvergütung
Wenn bei einer Dienstreise geringere Kosten als üblich anfallen, kann auch eine Aufwandsvergütung festgelegt werden. Dabei darf mit Stundensätzen gearbeitet werden.
Sonstige Kosten
Auslagen, die nicht direkt unter die vorab genannten Punkte fallen, können dennoch als Nebenkosten erstattet werden. Sollte eine Dienstreise entfallen, werden alle bis dahin getätigte Auslagen dennoch erstattet.
Trennungskosten
Beamte und Richter, die an einen Ort weit entfernt des Dienst- und Wohnortes versetzt werden, können die dadurch entstehenden Kosten geltend machen. Dies erfolgt jedoch unter Berücksichtigung der finanziellen Ressourcen des jeweiligen Haushalts.
Was es beim BRKG sonst noch zu beachten gilt:
Wie Sie beim Lesen bereits bemerkt haben, gibt es beim BRKG trotz aller Vorschriften gewisse Spielräume. Trotz festgelegter Pauschalen können weitere Kosten bei nachgewiesener Notwendigkeit oder in besonderen Situationen (im Krankheitsfall oder bei Vorliegen einer Behinderung) angepasst werden, um so eine faire Erstattung zu ermöglichen.
Dennoch kennt das BRKG klare Grenzen. So gilt eine strikte Trennung von Dienstreise und privaten Reisen. Wird im Anschluss an die Dienstreise die Familie besucht, enden die Tagespauschalen an diesem Punkt.
So kann N2F Ihnen bei der Einhaltung des Bundesreisekostengesetzes helfen
Nach so viel Gesetzestext fragen Sie sich sicher, wie Sie das BRKG einhalten, ohne den Überblick zu verlieren und in Papierbergen zu ersticken. Zum Glück hat sich seit Inkrafttreten des Gesetzes 2005 viel im Bereich der Reisekostenabrechnung getan. Die Digitalisierung hat schon lange Einzug gehalten, um Ihnen Ihre Verwaltungsaufgaben zu erleichtern.
Reisekosten müssen mit Belegen und Rechnungen nachgewiesen werden und führen daher oft zu hohen Papiermengen. Eine Digitalisierung der Reisekostenabrechnung sollte daher schon früh organisiert werden. Durch eine digitale Speicherung von Reisekostennachweisen sparen Sie Zeit, Stauraum, Personal und letztlich Geld.
Dennoch sollte die Wahl der richtigen Tools zur Reisekostenabrechnung gut überlegt sein. Gerade in Hinblick auf eine gesetzeskonforme Abrechnung der Reisekosten sollten Sie keine Kompromisse eingehen.
Die praktische N2F-App ermöglicht Ihnen von Anfang an eine gesetzeskonforme digitale Speicherung aller Daten (für ausführliche Informationen lesen Sie hierzu auch unseren Artikel über gesetzeskonforme Langzeitarchivierung). Unser Ziel ist, Ihnen die Verwaltung der Reisekosten von Anfang bis Ende der Dienstreise – und selbst darüber hinaus – zu erleichtern.
Durch eine Smartscan-Funktion können Ihre Mitarbeiter schon während der Dienstreise alle Quittungen und Rechnungen digitalisieren und sich so Papierformulare sparen. Alle Dokumente werden digital und zentral gespeichert und können in sinnvollen Kategorien archiviert werden. N2F bieten Ihnen zusätzlich eine hohe Rechtssicherheit: Die App kennt geltende Gesetze und Vorschriften und kann Ihnen so ebenfalls helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. Gerade bei händischer Arbeit ist die Fehlerquote oft höher als bei zeitgemäßen digitalen Helfern.
Auch der Datenzugriff ist denkbar einfach. Im Falle eine Steuerprüfung sind alle Daten jederzeit verfügbar. Falls Sie weitere Detail-Fragen zu unseren Services im Bereich der Reisekostenabrechnung haben, wenden Sie sich gerne an unser Team!
