La gestione delle note spese è sempre stato un compito problematico per un’azienda e per tutte le parti coinvolte.  La procedura di rifatturazione ai clienti non è sempre semplice, monitorare e analizzare la redditività dei progetti può diventare un vero grattacapo. Per non parlare del tempo impiegato dai dipendenti per effettuare questa mansione, che genera troppo spesso frustrazione. Insomma, un’attività con poco valore aggiunto per l’azienda, ma che mette tutti a dura prova.

Per risolvere questo problema, la digitalizzazione della nota spesa rappresenta la miglior soluzione per una società di consulenza che ha bisogno di risparmiare tempo. Ecco perché.

Far risparmiare tempo ai dipendenti

Gestire le note spese è sempre stato un processo dispendioso in termini di tempo. Con una soluzione digitale, i dipendenti potranno risparmiare in media tra i 30 e i 50 minuti al mese per il trattamento delle note spese. Del tempo prezioso che potranno dedicare allo svolgimento delle loro mansioni principali, piuttosto che al lavoro amministrativo!

Inoltre, l’adozione di una soluzione digitale metterà fine ai problemi causati dallo smarrimento dei giustificativi. Infatti, senza questi, non si potranno rifatturare ai clienti le spese che la società ha sostenuto. In questo modo, si limiterà anche la responsabilità di coloro che sono spesso in trasferta e che devono gestire e conservare una quantità importante di giustificativi di spesa.

Infine, la gestione digitale delle note spese velocizzerà e semplificherà il processo di rimborso. Le note spese, infatti, saranno trattate caso per caso e questo consentirà ai dipendenti di poter seguire l’avanzamento del processo di rimborso.

Far risparmiare tempo al reparto contabilità

La digitalizzazione delle note spese porterà una ventata di aria fresca anche al reparto contabilità. I tempi di elaborazione, infatti, si ridurranno drasticamente, poiché non sarà più necessario perdere tempo a decifrare la calligrafia, a volte illeggibile, di alcuni dipendenti. Del tempo risparmiato anche per questi ultimi, che aspettano di essere rimborsati!

L’ufficio contabilità non avrà più bisogno di verificare che i dati inseriti corrispondano agli importi indicati sui documenti giustificativi poiché il software si occuperà di estrarre i dati e d’importarli automaticamente nel software di contabilità.

Le somme, in seguito, vengono automaticamente rifatturate ai clienti secondo delle regole predefinite (forfait, massimali diversi a seconda dei progetti o dei clienti, ecc.).

Infine, l’implementazione di una soluzione digitale, potrà garantire un monitoraggio analitico chiaro delle spese, permettendo di filtrare i dati in base ai progetti o ai clienti…

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Limitare i rischi di frode

Un altro vantaggio a favore della digitalizzazione della gestione delle note spese è che tale soluzione aiuta a limitare i rischi di frode che gravano inevitabilmente su una società di consulenza.

Grazie alla scansione intelligente, gli importi, i tipi e i motivi di spesa vengono inseriti automaticamente, il che limita i tentativi di frode al momento dell’inserimento dei dati.

Inoltre, poiché le regole di rimborso sono configurate direttamente nel software, non sarà più possibile per i dipendenti essere rimborsati per degli importi che eccedono i massimali imposti.

Infine, semplificare la gestione quotidiana delle note spese, consentirà all’ufficio contabilità di avere un miglior monitoraggio del rispetto delle norme vigenti. Ciò è tanto più vero in quanto grazie all’intelligenza artificiale si possono facilmente rilevare errori e irregolarità in una richiesta di rimborso ed essere allertati in tempo. 

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Come si può capire, implementare una soluzione digitale per la gestione delle note spese è l’opzione ideale per tutti i dipendenti di una società di consulenza coinvolti nel trattamento delle note spese. Questo alleggerirà il carico di lavoro e la responsabilità relativa al loro trattamento e avrà un impatto positivo sulla qualità della vita lavorativa. Tutti i reparti saranno avvisati quando sarà necessario un loro intervento sul processo di gestione e quest’ultimo risulterà molto più snello. Ciliegina sulla torta, i dipendenti non dovranno più essere fisicamente presenti sul posto di lavoro per presentare una nota spese. Un sistema vincente per tutti!