Quando un’azienda cresce, il numero delle note spese si moltiplica. Anche se le aziende molto piccole riescono a gestire manualmente le note spese, una volta che un’azienda raggiunge lo stadio di PMI, è una storia diversa! Per migliorare la loro produttività, così come la loro sicurezza, le PMI possono davvero trarre beneficio dall’adozione di un’applicazione per la gestione delle note spese.

I limiti della gestione delle note spese con Excel

Strumento finora indispensabile per le PMI, Excel presenta alcuni limiti, soprattutto in termini di gestione delle note spese.

Lo spreco di tempo

Il metodo tradizionale di gestione delle note spese su un foglio di calcolo Excel richiede più registrazioni manuali e offre una flessibilità molto ridotta. Si tratta di un continuo spreco di tempo sia per i dipendenti che per i contabili: il tempo di elaborazione di ogni nota spese può essere superiore a 30 minuti! I dipendenti devono raccogliere le ricevute, scannerizzarle e farle approvare, mentre i contabili dell’azienda devono controllarle a turno, inserirle più volte e poi integrarle nel gestionale aziendale.

I tempi di rimborso

Per quanto riguarda il rimborso, i tempi sono aumentati a tal punto che tra la preparazione di una nota spese e il rimborso ci vogliono in media 30 giorni. È improbabile che i vostri dipendenti vengano rimborsati nello stesso mese in cui hanno sostenuto le spese. Questo è chiaramente un problema, e potrebbe anche essere motivo di contestazione se il dipendente ha anticipato spese significative

Fonte di errore

L’inserimento manuale dei dati numerici è particolarmente problematico e gli errori sono molto diffusi. Sia per l’inserimento dei dati stessi che per il calcolo, è necessario ricontrollare una nota spese su cinque in media.

Un costo molto elevato

Secondo uno studio della Global Business Travel Association, una singola nota spese costa all’azienda € 53 in termini di tempo trascorso dal dipendente e dall’ufficio amministrativo/contabile. Se si riscontra un errore di registrazione, il costo è di 48 euro in più. Inoltre, non è sempre facile capire se i limiti sono stati superati e il recupero dell’IVA sulle note spese è spesso approssimativo.

Potenziali abusi

Gli abusi più comuni da parte dei dipendenti includono: spese chilometriche, duplicazioni intenzionali o superamento dei limiti di spesa. Queste frodi possono verificarsi troppo facilmente sotto il naso delle aziende se queste non utilizzano soluzioni di gestione automatizzate che rilevano le note spese sospette e avvisano l’ufficio contabilità.

I vantaggi di un’applicazione di gestione delle note spese per le PMI

La trasformazione digitale delle aziende non riguarda solo i grandi gruppi. Tutti, dalle imprese individuali alle PMI, possono trarre vantaggio dall’automazione di compiti che richiedono molto tempo e con basso valore aggiunto. Un’applicazione gestionale per le note spese offre molteplici vantaggi.

Risparmio di tempo

Un’applicazione per la gestione delle note spese può dividere il tempo di elaborazione delle spese per quattro, generando un guadagno in produttività su attività ad alto valore aggiunto:

  • Per i dipendenti, un’APP mobile consente di scannerizzare in modo intelligente le note spese, estraendo automaticamente tutti i dati dalla foto dello scontrino: data, importo, IVA, tassa di soggiorno, volume del carburante, ecc. Non è necessario inserire il dato in Excel a fine mese, né raccogliere e presentare le ricevute in buste. Questa procedura è ancora più pratica in quanto l’Agenzia delle Entrate accetta ora le ricevute digitali. Anche i dipendenti che lavorano in trasferta beneficiano di un’applicazione che li segue nei loro viaggi.
  • Per i manager, non c’è bisogno di aspettare le ricevute. L’applicazione fornisce anche avvisi in tempo reale: superamento dei limiti di spesa, duplicazione delle spese, ecc..
  • Per i contabili, l’applicazione offre un controllo automatico dell’IVA, un recupero dell’IVA semplificato e giusto e l’inserimento automatico nel gestionale di contabilità senza dover reinserire i dati.

Centralizzazione dei dati e sicurezza

Scegliere la giusta applicazione per la gestione delle note spese significa anche ottenere il modo più efficiente e affidabile per digitalizzare e centralizzare i dati in modo sicuro. In questo modo è possibile generare dei report e ottenere un quadro più chiaro delle spese dei vostri dipendenti.

L’applicazione vi consente inoltre di gestire le vostre note spese man mano che procedete, in modo da evitare la “corsa” di fine mese o i ritardi di archiviazione da parte dei vostri dipendenti. Inoltre, facilita l’elaborazione e migliora i tempi di rimborso.

La gestione delle note spese basata sull’applicazione assicura inoltre l’armonizzazione dei processi. Inoltre, in caso di audit da parte dell’Agenzia delle Entrate, tutti i documenti e i calcoli di supporto sono chiaramente e indiscutibilmente accessibili.

Come scegliere un’applicazione per la gestione delle note spese adatta alle PMI?

Per scegliere la migliore applicazione per la gestione delle note spese, dovete prima di tutto determinare le esigenze della vostra PMI. Avete bisogno dell’applicazione per:

  • Determinare e far rispettare i limiti di spesa?
  • Determinare un diverso flusso di lavoro di convalida per i diversi dipendenti?
  • Effettuare riconciliazioni bancarie?
  • Disporre di un sistema di archiviazione digitale a norma?
  • Effettuare una scansione intelligente degli scontrini tramite smartphone?
  • Disporre di un software per le note spese che si connetta automaticamente con il vostro software di contabilità?
  • Fornire un software per note spese in grado di gestire tutte le vostre analisi?
  • Gestire gli anticipi di cassa?
  • Rimborsare automaticamente i vostri dipendenti?
  • Gestire i rimborsi chilometrici e la flotta di veicoli?
  • Gestire i rimborsi con forfait giornalieri?

Rispondere a tutte queste domande vi aiuterà a valutare l’applicazione/software di cui avete bisogno per automatizzare la gestione delle vostre note spese. Esistono sul mercato diverse soluzioni che offrono diverse funzionalità, più o meno complete a seconda dell’applicazione: con o senza limiti di spesa, con una carta di pagamento direttamente integrata, o con funzionalità che permettono di utilizzare la soluzione a livello internazionale. L’importante è scegliere l’applicazione che soddisfi veramente le proprie esigenze, né più né meno, e ad un prezzo interessante.

N2F vi offre la sua applicazione online per la gestione delle note spese per porre fine a questa attività che richiede molto tempo, garantendo al contempo la sicurezza dei vostri dati. I vostri dipendenti scansionano ogni ricevuta, che viene trasferita in tempo reale all’ufficio amministrativo/contabile. La ricevuta viene elaborata rapidamente, con un rischio di errore notevolmente ridotto e con una maggiore sicurezza. Cercate la soluzione migliore per le vostre note spese? Allora contattateci!


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