Se siete una piccola o media azienda, forse gestite ancora le note spese alla vecchia maniera. I vostri dipendenti anticipano le spese professionali, le inseriscono in un foglio di calcolo Excel, lo stampano e lo inviano allegando i giustificativi di spesa.
Il lavoro contabile diventa così arduo e dispendioso in termini di tempo: ritrovare i documenti giustificativi, decifrarli, controllare ogni spesa, integrarle al gestionale contabile, ecc.
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Per garantire la sua competitività, un’azienda deve avere una visione chiara delle spese e controllarle rigorosamente. Ma per essere efficaci occorre dotarsi degli strumenti adatti! Dovete scegliere quelli che vi permetteranno di avere una visione globale dei vostri flussi e prendere le giuste decisioni strategiche per il vostro business.
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Espandere l’attività in Europa è sicuramente una delle principali opzioni per una piccola e media impresa che desidera diversificarsi e crescere. Tale processo può essere da un lato molto impegnativo, ma dall’altro anche molto gratificante.
Prima di lanciarvi, sarebbe opportuno porsi le seguenti domande: siete davvero pronti ? Avete abbastanza risorse umane ed economiche ? Potete sostenere un aumento della produzione rispettando gli stessi standard di qualità ? Il/i vostro/i prodotto/i o/e i vostri servizi sono sufficientemente competitivi?
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Avete fatto il grande passo, la vostra azienda ha esteso il proprio giro d’affari all’Europa.
Una decisione che ha comportato:
Tra le questioni che restano ancora da valutare, c’è quella che riguarda la gestione della contabilità: come facilitare il lavoro del reparto contabilità e assicurarsi che tutto sia sotto controllo e conforme alle diverse regolamentazioni in seguito alla decisione dell’internazionalizzazione?
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Nel 2022, circa il 70% dei imprenditori ha affermato di aver constatato un aumento della soddisfazione dei propri clienti come risultato degli sforzi impiegati nella trasformazione digitale. Se l’utilizzo di nuovi software in azienda può aumentare la produttività, stimolare le vendite e favorire la velocità decisionale, tuttavia ci possono essere alcune difficoltà che è indispensabile superare. Sempre più aziende impiegano software per determinate attività come la gestione dell’inventario, la contabilità o il trattamento delle note spese. È quindi fondamentale selezionare una soluzione che soddisfi le loro esigenze e, a volte, riconoscere quando è necessario cambiarla.
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Definire una politica di spesa aziendale è sicuramente indispensabile per una corretta gestione delle note spese, ma a volte verificare la sua corretta applicazione può risultare difficile e complicato per il reparto amministrativo e contabile soprattutto se i dipendenti utilizzano ancora i fogli Excel e devono conservare i giustificativi cartacei.
In effetti, anche se l’ufficio contabilità ha stabilito un processo rigoroso di trattamento delle note spese e dei rispettivi rimborsi, tale attività richiede comunque molto tempo, soprattutto nelle medie e grandi aziende con molto personale e molte trasferte.
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Compilare la note spesa con Excel è una pratica comune in molte aziende. Il successo di quest’applicativo è legato a più fattori, primi fra tutti: la facilità di utilizzo (chiunque è in grado di usarlo), la sua accessibilità (il pacchetto Microsoft è infatti disponibile in qualsiasi azienda) e il suo costo (avendo molteplici utilizzi, il costo della licenza è ammortito rapidamente).
Malgrado questi vantaggi, l’utilizzo di tabelle Excel presenta numerosi svantaggi:
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La gestione delle note spese è sempre stato un compito problematico per un’azienda e per tutte le parti coinvolte. La procedura di rifatturazione ai clienti non è sempre semplice, monitorare e analizzare la redditività dei progetti può diventare un vero grattacapo. Per non parlare del tempo impiegato dai dipendenti per effettuare questa mansione, che genera troppo spesso frustrazione. Insomma, un’attività con poco valore aggiunto per l’azienda, ma che mette tutti a dura prova.
Per risolvere questo problema, la digitalizzazione della nota spesa rappresenta la miglior soluzione per una società di consulenza che ha bisogno di risparmiare tempo. Ecco perché.
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Le aziende sono legalmente obbligate ad effettuare le registrazioni contabili. Questo fornisce alle autorità fiscali informazioni sulle finanze dell’azienda, ma è anche un buon indicatore di performance e di monitoraggio per l’azienda stessa.
In questo articolo, vi diamo tre consigli per evitare spiacevoli sorprese quando inserite le vostre fatture d’acquisto, fatture di vendita, estratti conto, dichiarazioni IVA, avvisi fiscali o informazioni relative agli stipendi!
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I contabili giocano un ruolo chiave all’interno delle aziende. Se il vostro reparto contabile non è organizzato e ottimizzato, questo potrebbe portare a perdite per la vostra azienda. Come CFO, il tuo ruolo è quello di incoraggiare i tuoi colleghi e dare loro i mezzi per lavorare in modo più semplice ed efficiente.
Scopri i nostri consigli per rendere la vita più facile al tuo reparto contabilità.
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