Errare è umano, si sa. Ma perseverare…no! È possibile che il dipendente commetta degli errori involontari durante la compilazione di una nota spese. Questi errori sono tanto più probabili in caso di gestione manuale delle note spese, con fogli di calcolo Excel e conservazione di giustificativi cartacei che possono essere smarriti. Tuttavia, ci sono casi in cui l’errore non è involontario ma, al contrario, l’azienda si trova dinanzi a una falsificazione deliberata della nota spese, con conseguente frode. Come evitare questi falsi? Ecco i nostri consigli.
Riconoscere i diversi tipi di frode
Per limitare il rischio di frodi, è necessario innanzitutto conoscere i diversi tipi di falsificazioni riscontrabili in una nota spese. Queste spaziano dalle spese gonfiate al tentativo di far passare spese personali come spese effettuate nell’ambito di una trasferta aziendale. Ma, come dicevamo, esiste anche la possibilità dell’errore involontario. Possiamo quindi identificare cinque casi specifici:
- Il documento non rispetta i requisiti di legge
- La cronologia non corrisponde: non c’è corrispondenza tra la data della nota spese e il giorno in cui è stata effettuata la spesa. Molto spesso è lo scontrino fiscale che non coincide nel tempo e nel luogo con le date e lo spostamento effettuato in trasferta
- La spesa eccede il limite massimo autorizzato: la nota spese del dipendente presenta un importo che supera il plafond fissato da policy aziendale
- Acquisto di un prodotto senza autorizzazione dell’azienda: in questo caso, la frode non è tanto l’acquisto in sé ma il mancato rispetto della giusta procedura aziendale per l’acquisto stesso. Ad esempio, piuttosto che inserirlo in nota spese, il dipendente avrebbe dovuto seguire un’altra procedura interna
- Non rispetto dei limiti di tempo fissati dall’azienda per la presentazione della nota spese: questo periodo di tempo può variare dai 15 giorni ai 6 mesi e dipende esclusivamente dalla politica aziendale. In questo caso, non si parla però di frode ma piuttosto di errore. Il dipendente pagherà direttamente la sua disattenzione prendendo in carico i costi sostenuti perché la sua nota spese, arrivata in ritardo, non sarà accettata dalla società.
Quali sono le conseguenze di una frode per il dipendente
Presentare una nota spese erronea o imprecisa, può dunque essere involontario. Ma quando il dipendente falsifica volontariamente il documento al fine di ottenere un rimborso maggiorato, l’azienda si trova di fronte a una truffa. Cosa rischia il dipendente che prova a fare il furbo? Un licenziamento per giusta causa. La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 10069 del 17 maggio 2016, ha infatti stabilito che la deliberata falsificazione della nota spese, i cosiddetti “pranzi gonfiati”, da parte del dipendente lede il rapporto di fiducia tra quest’ultimo e l’azienda. Tale comportamento giustifica quindi la rottura del contratto di lavoro. Tuttavia, la stessa Corte di Cassazione ha in seguito precisato (sentenza n. 8820/2017) che il datore di lavoro ha in ogni caso l’onere di provare la fondatezza della frode che è alla base del recesso del contratto di lavoro.
Al fine di consolidare questo rapporto di fiducia, molte aziende includono delle clausole specifiche nei contratti di lavoro: le clausole di responsabilità. In questo modo, il lavoratore prende atto al momento dell’assunzione di quali sanzioni sono previste in caso di falsificazione di note spese o errata compilazione delle stesse. Molto spesso, infatti, l’azienda include delle sanzioni, previste dal diritto del lavoro, che sono diversificate in base alla gravità del fatto, fino ad arrivare al licenziamento per i casi più gravi.
Per evitare quindi spiacevoli incidenti, costosi sia per l’azienda che per il dipendente, è bene mettere in campo tutte le strategie possibili. Perché non affidarsi a un software di gestione di note spese che aiuti a rilevare tempestivamente eventuali errori e frodi?
Come N2F facilita il controllo degli errori e aiuta a limitare le frodi
In media, 1 nota spese manuale su 5 deve essere ricontrollata. Immaginate quindi la perdita di tempo e il rischio di errori per una verifica manuale dei documenti.
La dematerializzazione e automazione delle note spese elimina il rischio di errori nell’immissione dei dati e limita le frodi. Il software N2F è in grado, ad esempio, di rilevare automaticamente i duplicati. Questa funzionalità riduce fortemente il rischio di un rimborso doppio per la stessa spesa. Allo stesso modo, se il limite di spesa viene superato, oppure se la spesa è stata realizzata in un giorno festivo, il servizio contabilità viene immediatamente informato e può così procedere alle verifiche necessarie.
L’applicazione N2F permette inoltre un’estrema personalizzazione delle funzionalità previste. Ad esempio, in base ai tipi di note spese o a determinate condizioni di allerta, come il superamento del limite di spesa oppure spesa non rimborsabile, è possibile attivare degli allert visivi per ottimizzare il controllo amministrativo. L’applicazione rende disponibile anche la funzionalità “evidenziatore” che codifica con colori diversi le informazioni essenziali di un documento e le aree da ricontrollare. Non solo, N2F assegna anche un punteggio di affidabilità a ciascuna spesa mettendo così in atto un sistema di verifica predittiva.
Questo permette un notevole risparmio di tempo per il servizio amministrativo in quanto l’intelligenza artificiale del sistema avrà già realizzato un primo screening e segnalerà le criticità da approfondire. I dati, una volta che la nota spese ha superato le varie fasi di verifica e controllo interni, vengono poi esportati automaticamente nel software di contabilità aziendale. Grazie all’automazione di questa procedura, ulteriori eventuali errori di inserimento manuale vengono di fatto evitati.
Che sia stato involontario o consapevole, N2F facilita la rilevazione dell’errore e della falsificazione.
Se desiderate conoscere tutti i vantaggi derivanti dall’utilizzo del software di gestione delle note spese N2F, contattate subito uno dei nostri consulenti e richiedete una demo.
