Il processo di approvazione e verifica delle note spese è un passo cruciale per garantire il rispetto della politica di rimborso di un’azienda. Implica il controllo di ogni spesa sostenuta e l’individuazione di errori e ricevute mancanti, nel rispetto dei budget stabiliti. È anche un processo particolarmente noioso e ripetitivo per i manager e l’ufficio amministrativo. Ecco una serie di buone pratiche che potete seguire per implementare un processo di gestione delle spese più efficiente per tutti.
I diversi processi approvativi delle note spese
Anche se varia a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, il processo di verifica delle note spese comporta due tipi distinti di controlli:
- Approvazione da parte del manager, per garantire la legittimità della nota spese e per determinare se il dipendente ha sostenuto la spesa come parte del suo ruolo.
- Convalida puramente contabile, che comporta il controllo di tutti i dati fiscali: importi, IVA, IVA recuperabile, al fine di inserire queste informazioni nel sistema contabile.
Nelle grandi aziende, si può aggiungere al flusso di lavoro un ulteriore passo di approvazione da parte del supervisore del manager, spesso il capo reparto. Nelle piccole organizzazioni, non è raro che il direttore si assuma la responsabilità diretta dell’approvazione delle note spese e affidi la verifica contabile a un contabile esterno.
Alcune aziende preferiscono che le note spese siano approvate da un supervisore prima di passare all’ufficio contabilità, mentre altre scelgono di fare il contrario, chiedendo agli assistenti o ai contabili di assicurarsi che le note spese siano state compilate correttamente e che siano stati allegati i documenti giustificativi. I due sistemi sono ugualmente efficaci.
Convalida delle note spese: le migliori pratiche da implementare
Se non usate ancora un processo digitale per gestire le vostre note spese, questo probabilmente significa che i vostri dipendenti stampano file Excel e li mettono in una busta con le loro ricevute cartacee. Questi documenti saranno poi trasferiti da un reparto all’altro, con un maggior rischio di perdita dei documenti.
Bisogna prima mettere in atto una politica di rimborso chiaramente definita, che tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di consultare. La politica di spesa può assumere la forma di un memo direttamente preregistrata nel file Excel. Evita qualsiasi conflitto tra il manager e il dipendente, e fa risparmiare tempo a tutti i livelli
Standardizzare le note spese
Una prima buona pratica è quella di adottare un unico formato per tutte le note spese. Fornendo strumenti a monte per standardizzare le note spese, si faciliterà il lavoro di revisione a valle. Nelle aziende che non hanno un software di gestione delle note spese, Excel tende ad essere la soluzione preferita
Raccogliere le note spese per squadra o per progetto
Quando dipendenti di diversi reparti sono coinvolti nello stesso progetto, potrebbe essere utile creare un riepilogo per reparto o per progetto, in modo che il capo reparto possa approvare le spese il più velocemente possibile.
Attuare procedure di doppia approvazione
A seconda delle dimensioni dell’azienda, può essere consigliabile implementare una doppia procedura di approvazione che coinvolga sia il manager che il capo reparto. Poiché ogni persona è responsabile di ogni fase del processo di convalida, quando la nota spese supera un certo importo, può anche essere opportuno farla convalidare da un senior manager.
La forza del software di gestione delle note spese per processi di convalida più efficienti
Con un software di gestione delle note spese come N2F, è possibile personalizzare le fasi di verifica e approvazione amministrativa. È quindi possibile configurare e automatizzare le varie fasi di approvazione secondo le esigenze specifiche della vostra organizzazione.
Convalida per progetto e per team: assicurarsi che ogni nota spese sia convalidata dal manager giusto
Tradizionalmente, ogni dipendente è collegato a un reparto. Non appena un dipendente presenta una nota spese, il software N2F rileva il reparto del dipendente e invia la nota spese al manager giusto. Tuttavia, se il dipendente presenta una nota spese che si riferisce a diversi reparti o progetti, N2F offre la possibilità di dividere la nota spese in più parti, a seconda del reparto a cui la spesa è assegnata. Le spese andranno poi al manager giusto per l’approvazione. Per fare questo, il dipendente deve solo compilare il reparto o il nome del progetto a cui la nota spese si riferisce quando completa la nota spese. Così, se un dipendente inserisce diverse spese per progetto, è possibile inviare automaticamente ogni spesa al responsabile del progetto appropriato.
N2F permette anche di impostare una seconda o terza fase di approvazione se la nota spese supera un certo importo. L’azienda può così decidere, ad esempio, che tutte le note spese superiori a 1.000 euro saranno immediatamente inviate al supervisore del manager per la convalida
Superare il limite della nota spese
Per garantire che la politica di rimborso spese dell’azienda sia rispettata, N2F offre la possibilità di inviare le note spese che superano i limiti concordati a una persona designata. Per esempio, se l’azienda ha deciso nella sua politica di rimborso che le spese del ristorante non devono superare i 25 euro, e un dipendente inserisce una spesa di 30 euro, il manager designato può decidere caso per caso se aumentare o meno l’importo del tetto.
Rimborso delle spese a seconda del metodo di pagamento utilizzato
Per creare un processo di convalida più fluido, si può configurare il sistema in modo che:
- Tutte le spese rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento personale, siano inviate a un manager specifico.
- Tutte le spese non rimborsabili, pagate con un metodo di pagamento professionale, siano inviate a un altro manager.
Note spese rifatturabili al cliente
Alcune spese possono essere rifatturate al cliente. In questo caso, il dipendente deve solo barrare la casella “rifatturabile” quando compila la nota spese. Alla fine del progetto, N2F permette poi di esportare un riassunto delle spese rifatturabili al cliente, che può essere allegato alla fattura. Utilizzando un flusso di lavoro adattato a questa nozione di rifatturazione, tutte le note spese interessate possono essere inoltrate a un manager designato, al fine di garantire un ulteriore controllo.
Contabilità delle note spese
Il processo di convalida termina quando l’ufficio contabilità registra le note spese nel sistema contabile. Questo comporta la generazione dei file di scritture contabili – che possono essere importati direttamente nel software gestionale – così come i file di bonifico SEPA per il rimborso dei dipendenti. N2F fornisce quindi un circuito completo che termina con il rimborso della nota spese.
4 buone ragioni per adottare la soluzione di gestione delle note spese N2F
- Zero carta: grazie alla digitalizzazione del processo, non c’è bisogno di trasferire manualmente la carta da un reparto all’altro, tutto viene fatto automaticamente dagli smartphone dei vostri dipendenti. Non c’è più il rischio di perdere le ricevute, in quanto tutto viene conservato in Datacenter sicuri.
- Informazioni in tempo reale sull’elaborazione delle note spese: sincronizzato con lo smartphone di ogni dipendente, N2F consente di controllare lo stato di una nota spese in qualsiasi momento. I dipendenti sanno se il loro manager ha approvato la loro spesa o no, e sono avvisati se una spesa viene respinta.
- Risparmio di tempo in ogni fase di convalida: grazie alla scansione intelligente di N2F, le informazioni importanti vengono automaticamente evidenziate sulla ricevuta. Non c’è bisogno di perdere tempo a cercare l’importo, la data o l’IVA. La verifica viene completata in un batter d’occhio.
- Tempi di rimborso più brevi: i manager possono dare la loro approvazione in pochi click dal loro smartphone. Quindi, anche se sono spesso in viaggio, il tempo necessario per elaborare le note di spesa non viene intaccato. I manager vengono avvisati quando hanno una nota spese in attesa di approvazione. Devono solo accedere alla loro APP mobile per controllare le spese e approvarle.
Dall’APP mobile fino al software di contabilità, N2F fa risparmiare tempo prezioso nel processo di convalida delle note spese. È inoltre possibile utilizzare le opzioni avanzate per configurare un flusso approvativo personalizzato, per un’efficienza ancora maggiore. Non sei ancora convinto? Richiedi una demo gratuita del nostro software!
