Dalle piccolissime imprese alle PMI, passando per i grandi gruppi internazionali, tutte le aziende si trovano a dover trattare le note spese, utilizzate dai dipendenti per ottenere il rimborso delle loro spese professionali. In assenza di un processo agile, la gestione delle note spese può diventare un incubo amministrativo, facendo perdere tempo a tutti. Scoprite tutto quello che c’è da sapere sulle note spese e su come ottimizzarne la gestione con la nostra guida completa !

Nota spese : cos’è e come funziona?

Nota spese, definizione : 

Una nota spese è un documento redatto da un dipendente che riepiloga tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo. Deve anche aggiungere tutti i giustificativi (fatture, ricevute, scontrini, biglietti…) per poter essere rimborsato dal datore di lavoro.

Una nota spese contiene :

  • i dati del lavoratore;
  • la data e il luogo della spesa;
  • la natura e l’entità della spesa;

L’azienda procede al rimborso a condizione che le spese siano inerenti l’attività dell’azienda, autorizzate e documentate con fatture, scontrini, ricevute… ai fini della deducibilità.

I diversi tipi di spese e il loro trattamento :

Spese di pasti, alloggio, trasporto… le note spese possono essere il risultato di più spese aziendali per le quali il dipendente potrà richiedere il rimborso nel caso in cui svolga l’attività lavorativa al di fuori della sede dell’ufficio dove abitualmente lavora e debba anticipare il pagamento. Esistono però delle differenze di trattamento delle spese tra le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale e quelle effettuate al di fuori del territorio comunale della sede (o del comune di residenza per i collaboratori):

  • Nel caso di trasferte all’interno del territorio comunale le spese effettuate e successivamente rimborsate sono da considerarsi come parte del reddito per il lavoratore. Fanno eccezione quelle relative al trasporto doverosamente documentate.
  • Nel caso di trasferte compiute fuori dal territorio comunale, le spese rimborsate non sono mai soggette a imposizione e non concorrono perciò al reddito..

Per gli spostamenti effettuati con la propria auto personale, il dipendente può richiedere un rimborso chilometrico. Il limite fiscale di rimborso è determinato dalle tabelle ACI che vengono aggiornate due volte l’anno. Il datore di lavoro si può riferire a queste tabelle per calcolare in modo preciso le spese sostenute e da rimborsare. Le aziende possono scegliere di applicare questo esatto limite o di applicarne uno proprio. La parte di rimborso chilometrico che rientra nei limiti determinati dalle tabelle ACI è detraibile mentre non lo è quella in eccesso.

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Rimborso delle spese : 3 diverse tipologie

Quando si tratta di trasferte, esistono almeno tre sistemi di rimborso, l’uno alternativo all’altro: il rimborso a piè di lista, il rimborso forfettario e il rimborso misto. Per ogni trasferta può essere utilizzato un solo metodo di rimborso. Eccole loro caratteristiche principali.

Il rimborso spese a piè di lista

Il rimborso spese a piè di lista riguarda i tipi di spese seguenti :

  • Vitto e alloggio.
  • Viaggio e trasporto : rimborso delle spese sostenute per l’uso della propria auto (rimborso chilometrico) o di quella noleggiata, di pedaggi e per l’acquisto di biglietti per mezzi pubblici.
  • Altro: il lavoratore può presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta.

Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non sono tassate qualunque sia il loro importo se si tratta di trasferta fuori dal territorio comunale. Le eventuali altri spese non sono tassate fino al limite di 15,49€ al giorno per le trasferte in Italia e 25,82€ per quelle all’estero.

Rimborso spese forfettario (o indennità di trasferta giornaliera)

Il Rimborso spese forfettario prevede che l’azienda riconosce al lavoratore un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi alle spese sostenute per il vitto e l’alloggio.

L’importo forfettario giornaliero stabilito dall’azienda e dato al dipendente non contribuisce al reddito fino a un massimo di 46,48 € per trasferte in Italia e 77,47 € per le trasferte all’estero. Quanto detto non vale per le spese di viaggio e trasporto che sono da considerarsi a parte, saranno sempre rimborsate dall’azienda e non concorreranno al reddito del dipendente.

Con questa tipologia di rimborso il dipendente deve fornire solo i giustificativi delle spese di viaggio e trasporto.

Il rimborso spese misto

Il terzo tipo di rimborso spese è quello misto, una formula in cui si ritrova il rimborso forfettario e il rimborso a piè di lista.

Questo metodo di rimborso viene usato quando si coprono alcune spese con la modalità a piè di lista (vitto e alloggio) e le altre in modo forfettario. Se le spese a piè di lista rimborsate al dipendente riguardano solo il vitto oppure solo l’alloggio, il forfait giornaliero che non concorre a formare reddito  si riduce di un terzo. Il limite si riduce ai due terzi nel caso in cui vengano rimborsate contemporaneamente le spese di vitto e alloggio.

In ogni caso le spese di viaggio e trasporto vengono rimborsate e non concorrono al reddito.

La gestione delle fatture elettroniche

In viaggio, in hotel, ristoranti o durante il rifornimento della loro macchina, i dipendenti possono richiedere una fattura per conto della propria azienda che viene quindi inviata elettronicamente direttamente all’azienda. Infatti, dal 2018 in Italia, tutte le fatture emesse o ricevute da aziende pubbliche o private passano attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). In questo caso, la fattura viene emessa a nome dell’azienda, non del dipendente.

Il dipendente non possiede nessun giustificativo (tranne, se paga con carta, lo scontrino del POS). Ricordiamo che per ottenere la fattura per un pieno di benzina vi è l’obbligo del pagamento con carta.

Queste fatture elettroniche vengono registrate ed elaborate separatamente. Ciò significa che il software di gestione delle note spese deve tenere traccia della spesa, ma non elaborarla da un punto di vista contabile. Infatti, queste fatture elettroniche sono registrate in contabilità fornitori.

L’obiettivo è poter rimborsare il dipendente che ha pagato con i suoi soldi ma che ha richiesto una fattura elettronica intestata all’azienda.

Conservazione digitale a norma

Le note spese e i loro giustificativi allegati sono da considerarsi documenti a rilevanza fiscale. In quanto tali, temporalmente parlando, si applicano le relative regole di conservazione che ne prevedono l’archiviazione per 10 anni, come previsto dall’art. 2220 del cod. civ.

L’impresa può decidere di dematerializzare le note spese e allegati per potersi liberare della versione cartacea. Essendo questi documenti a rilevanza fiscale, l’Agenzia delle Entrate specifica che è necessario che vengano rispettati i principi di conservazione sostitutiva: immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Solitamente il processo di archiviazione si basa sulle seguenti fasi:

  1. Acquisizione digitale del giustificativo tramite un’applicazione da parte del trasfertista che rende il documento acquisito immodificabile e vi associa un riferimento temporale
  2. Successiva lettura dei dati tramite OCR (Optical Character Recognition) per riconosce automaticamente le informazioni rilevanti
  3. Visualizzazione dei dati estratti dall’applicazione da parte del trasfertista ed eventuale modifica
  4. Controllo e approvazione della nota spesa da parte dell’azienda e quindi archiviazione secondo i principi di conservazione sostitutiva
  5. Distruzione dei formati analogici

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Grazie a un’applicazione di gestione delle note spese come N2F, diventa possibile creare una nota spese in pochi secondi e trasmetterla alla propria amministrazione con un semplice click. Le attività di controllo, verifica e contabilizzazione sono ulteriormente semplificati, mentre le tempistiche di rimborso sono ridotte e i rischi di frode evitati. Scegliere di dematerializzare la gestione delle proprie note spese rappresenta una soluzione win-win per l’intera azienda.