In viaggio, in hotel, ristoranti o durante il rifornimento della vettura, i dipendenti possono richiedere una fattura a nome dell’azienda che viene quindi inviata elettronicamente direttamente all’azienda. Documento giustificativo indispensabile da aggiungere alla nota spese, la fattura poteva, per molti anni, essere compilata in più modi : con carta e penna, tramite word o excel o tramite software di fatturazione. La fattura veniva poi spedita al cliente via posta o e-mail. Il formato cartaceo del documento ricevuto doveva obbligatoriamente essere conservato dal cliente per un minimo di 10 anni. Dal 2019, la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria e tutte le fatture passano attraverso una piattaforma governativa chiamata Sistema di Interscambio (SdI). Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica ? Qual è il suo impatto sulla nota spese ? Scoprite tutte le risposte.
Fattura elettronica e nota spese : definizioni
Cos’è la fatturazione elettronica ?
Dal 2019 in Italia, la fattura elettronica è l’unico metodo di fatturazione accettato. Tutte le fatture emesse o ricevute da aziende pubbliche o private passano attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. L’arrivo della fatturazione elettronica cambia del tutto il procedimento di compilazione, invio, ricezione e conservazione delle fatture. Permette infatti a tutte le aziende di abbandonare il supporto cartaceo grazie ad un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione dei documenti. Le fatture elettroniche sono generate in un formato digitale denominato FatturaPA che contiene le stesse informazioni di una fattura cartacea, ma scritte in linguaggio informatico XML. Questo formato permette di controllare i dati inseriti e avere la certezza della dichiarazione e del pagamento dell’IVA. Inoltre consente l’eliminazione di tutti i costi di stampa, spedizione e conservazione del cartaceo.
Qualunque sia l’azienda dalla quale proviene, la fattura elettronica segue un percorso unico e standardizzato :
- Viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica.
- Viene firmata digitalmente con la firma elettronica qualificata che ne garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti.
- La fattura è poi trasmessa all’Amministrazione Finanziaria attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), punto di passaggio obbligatorio per tutte le fatture elettroniche che il destinatario sia la Pubblica Amministrazione o un privato.
- Il documento è quindi sottoposto a controlli tecnici automatici dello SdI che ha come ruolo di verificare che il formato della fattura elettronica sia corretto e che i dati inseriti siano completi; per poi trasmetterla alla Pubblica Amministrazione o al privato a cui è indirizzata.
La fattura elettronica è conservata in formato digitale sia dall’emittente che dal ricevente per il periodo di 10 anni previsto dalla normativa attraverso una ulteriore firma digitale e una marca temporale sull’archivio elettronico. I vantaggi di questa modalità di conservazione sono molti. La conservazione digitale o sostitutiva garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Come anticipato permette di tagliare i costi di stampa, quelli degli spazi di archiviazione; inoltre riduce i rischi di distruzione, di perdita o di corruzione del dato. Altro aspetto importante è la possibilità di rendere ricercabili e consultabili i documenti in modo facile e veloce.
Nota spese : definizione
Una nota spese è un documento redatto da un dipendente che compila tutte le spese professionali sostenute durante un determinato periodo. Deve anche aggiungere tutti i giustificativi di spesa (fatture, ricevute, scontrini, biglietti…) per poter essere rimborsato dal datore di lavoro.
Una nota spese contiene :
- i dati del lavoratore;
- la data e il luogo della spesa;
- la natura e l’entità della spesa;
L’azienda procede al rimborso a condizione che le spese siano inerenti l’attività dell’azienda, autorizzate e documentate con fatture, scontrini, ricevute… ai fini della deducibilità.
Qual è l’impatto della fattura elettronica sulla nota spese ?
Dal 2019 l’avvento della fattura elettronica rende molto più facile la gestione delle note spese dei dipendenti. Infatti, è creata con un dispositivo (pc, tablet o smartphone) e inviata al cliente tramite il Sistema di Interscambio. Questo permette all’azienda di ricevere direttamente dal SdI le fatture elettroniche delle spese sostenute dai dipendenti. La fatturazione elettronica impone quindi alle aziende l’implementazione di nuove procedure interne. Tra queste rientra la gestione delle note spese consegnate dai dipendenti in trasferta.
Il trattamento contabile
Per procedere al rimborso delle spese sostenute durante le trasferte di lavoro, il datore di lavoro richiede che la nota spese sia documentata dei documenti fiscali (scontrini, ricevute fiscali o fatture) comprovanti ogni spesa sostenuta.
Per poter detrarre l’IVA dalle spese di vitto e alloggio dei dipendenti allegate alla nota spese, è necessario che la spesa sia:
- Accompagnata dal nominativo del dipendente che l’ha sostenuta
- Documentata da fattura e non da scontrino fiscale o ricevuta.
Questo ha come conseguenza per i ristoranti, bar ed alberghi, all’inizio meno interessati dalla fattura elettronica perché abituati ad utilizzare lo scontrino o la ricevuta fiscale, di dover emettere pure loro fatture elettroniche, qualunque sia l’importo.
Per essere rimborsato dal suo datore di lavoro, il dipendente avrà come unico compito di segnare nella nota spese il riferimento della fattura elettronica trasmessa o di allegare la copia di cortesia rilasciata direttamente dall’emittente, che in ogni caso non ha valore fiscale. Quest’ultima procedura consente all’azienda di identificare la fattura emessa dal Sistema di Interscambio e direttamente collegata al costo di vitto o alloggio. Se l’emittente si rifiuta a rilasciare una copia di cortesia della fattura elettronica, diventa più sicuro utilizzare metodi di pagamento tracciabili al fine di riconciliare le spese sostenute dal dipendente con la contabilità dell’azienda.
N2F semplifica anche in questo campo il lavoro dell’amministrazione aziendale in quanto è possibile identificare e tracciare le spese per la quali una fattura elettronica a nome dell’azienda è stata richiesta. N2F può isolare queste spese e, da un punto di vista contabile, non registrarle in quanto contabilizzate in contabilità fornitori e non come note spese, evitando cosi il rischio di una doppia contabilizzazione.
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