Se siete una piccola o media azienda, forse gestite ancora le note spese alla vecchia maniera. I vostri dipendenti anticipano le spese professionali, le inseriscono in un foglio di calcolo Excel, lo stampano e lo inviano allegando i giustificativi di spesa.
Il lavoro contabile diventa così arduo e dispendioso in termini di tempo: ritrovare i documenti giustificativi, decifrarli, controllare ogni spesa, integrarle al gestionale contabile, ecc.
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Le note spese fanno parte della vita di qualsiasi azienda. Visite ai clienti, sopralluoghi nei cantieri, formazione, conferenze… Queste spese professionali, spesso anticipate dal dipendente per conto dell’azienda, sono rimborsabili secondo le regole definite nella politica di spesa applicata dal datore di lavoro.
Molte aziende hanno regole di spesa e di rimborso diverse a seconda del dipartimento o della funzione del dipendente: un amministratore delegato, ad esempio, avrà il diritto di spendere di più in un hotel o in un ristorante rispetto ad un impiegato.
Ed è qui che le cose si complicano per la contabilità! Dovrà verificare manualmente che ogni spesa sostenuta da un dipendente rientri nei costi autorizzati per il proprio dipartimento e/o posizione.
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Espandere l’attività in Europa è sicuramente una delle principali opzioni per una piccola e media impresa che desidera diversificarsi e crescere. Tale processo può essere da un lato molto impegnativo, ma dall’altro anche molto gratificante.
Prima di lanciarvi, sarebbe opportuno porsi le seguenti domande: siete davvero pronti ? Avete abbastanza risorse umane ed economiche ? Potete sostenere un aumento della produzione rispettando gli stessi standard di qualità ? Il/i vostro/i prodotto/i o/e i vostri servizi sono sufficientemente competitivi?
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Nel 2022, circa il 70% dei imprenditori ha affermato di aver constatato un aumento della soddisfazione dei propri clienti come risultato degli sforzi impiegati nella trasformazione digitale. Se l’utilizzo di nuovi software in azienda può aumentare la produttività, stimolare le vendite e favorire la velocità decisionale, tuttavia ci possono essere alcune difficoltà che è indispensabile superare. Sempre più aziende impiegano software per determinate attività come la gestione dell’inventario, la contabilità o il trattamento delle note spese. È quindi fondamentale selezionare una soluzione che soddisfi le loro esigenze e, a volte, riconoscere quando è necessario cambiarla.
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Compilare la note spesa con Excel è una pratica comune in molte aziende. Il successo di quest’applicativo è legato a più fattori, primi fra tutti: la facilità di utilizzo (chiunque è in grado di usarlo), la sua accessibilità (il pacchetto Microsoft è infatti disponibile in qualsiasi azienda) e il suo costo (avendo molteplici utilizzi, il costo della licenza è ammortito rapidamente).
Malgrado questi vantaggi, l’utilizzo di tabelle Excel presenta numerosi svantaggi:
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Gestire e sorvegliare periodicamente la contabilità aziendale è fondamentale per conoscere lo stato di salute del proprio business.
Contabilizzare i ricavi realizzati e le spese e i costi sostenuti affinché si possano avere informazioni sulle perdite e/o sui profitti sembra semplice ma a volte tale operazione è resa complicata dalla presenza di altre voci contabili che non possiamo ignorare: ammortamenti, debiti, pagamenti in contanti…
Come fare quindi per tenere correttamente la propria contabilità, senza commettere errori e perdere del tempo prezioso ?
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Ogni azienda, di grandi, medie e piccole dimensioni, deve poter contare su una corretta gestione amministrativa e contabile per monitorare la propria redditività e prendere le giuste scelte strategiche per la sua sopravvivenza. Fortunatamente, oggigiorno, grazie alla trasformazione digitale, è possibile dotarsi di software per la gestione contabile grazie ai quali è possibile semplificare molte procedure, un tempo lunghe e complesse, e svolgere online e in tempo reale diverse attività (ad esempio la fatturazione e la gestione della prima nota).
Come scegliere la soluzione più adatta al proprio business ?
In effetti, prima d’implementare un programma bisogna comparare le proprie esigenze amministrative e contabili alle funzionalità proposte dai diversi prodotti presenti sul mercato.
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Con il termine «trasferta di lavoro» si intende il temporaneo spostamento della sede lavorativa per un periodo che può andare da un giorno a diverse settimane.
La trasferta non va confusa con il trasferimento: infatti in quest’ultimo caso il cambiamento del luogo di lavoro è definitivo.
Le trasferte possono avvenire all’interno del comune nel quale si trova la sede lavorativa indicata nel contratto del dipendente o al di fuori, sia in Italia sia all’estero.
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Le aziende sono legalmente obbligate ad effettuare le registrazioni contabili. Questo fornisce alle autorità fiscali informazioni sulle finanze dell’azienda, ma è anche un buon indicatore di performance e di monitoraggio per l’azienda stessa.
In questo articolo, vi diamo tre consigli per evitare spiacevoli sorprese quando inserite le vostre fatture d’acquisto, fatture di vendita, estratti conto, dichiarazioni IVA, avvisi fiscali o informazioni relative agli stipendi!
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I contabili giocano un ruolo chiave all’interno delle aziende. Se il vostro reparto contabile non è organizzato e ottimizzato, questo potrebbe portare a perdite per la vostra azienda. Come CFO, il tuo ruolo è quello di incoraggiare i tuoi colleghi e dare loro i mezzi per lavorare in modo più semplice ed efficiente.
Scopri i nostri consigli per rendere la vita più facile al tuo reparto contabilità.
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