Micro-entreprise, portage salarial, SASU, EURL… Le terme de freelance recouvre différents statuts juridiques, avec des droits et devoirs différents. En matière de remboursement des notes de frais, tous ne sont pas logés à la même enseigne. Découvrez dans cet article quels sont les frais déductibles pour un freelance.
Rappel : qu’est-ce qu’une note de frais ?
Que l’on soit salarié ou son propre patron, il n’est pas rare que l’on doive avancer des frais pour son activité professionnelle. Pour espérer en obtenir le remboursement, il est alors nécessaire d’établir une note de frais. Achat de matériel, billets de train, frais de bouche… La note de frais est un document recensant l’ensemble des informations concernant la dépense effectuée, associées à des justificatifs. A moins d’être un micro-entrepreneur, il est possible de déduire ces dépenses de son résultat, à trois conditions.
- Les dépenses ont été engagées dans l’intérêt de l’entreprise, pour les besoins de l’activité.
- Les frais engagés ont été payés au cours de l’année où l’on souhaite les déduire.
- Les dépenses doivent être justifiables (tickets de caisse, factures, confirmation d’inscription à un événement…), sous peine de redressement fiscal.
Freelance : quels frais sont déductibles ?
Les frais de transport
En déplacement pour un client, il est possible de se faire rembourser ses frais de transport par son client, à condition de l’avoir inclus dans le contrat de prestation. Une autre possibilité consiste à déduire les indemnités kilométriques de ses charges. Le calcul s’effectue selon un barème fixé par la loi, qui tient compte de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Dans tous les cas, il faut conserver les justificatifs qui prouvent le déplacement, tels que les reçus de péage ou la fiche itinéraire qui justifie de la distance effectuée.
Les dépenses de logement / d’hébergement
Les dépenses liées au logement, telle qu’une nuit d’hôtel, peuvent faire l’objet d’une note de frais à condition que vous soyez à plus de 50 km de votre domicile, ou que vous deviez faire plus de 1h30 de trajet pour rentrer chez vous.
Les frais de repas
Les frais de repas peuvent être déduits à condition de justifier de son incapacité à rejoindre son domicile pour prendre son repas. Les déjeuners professionnels, par exemple un restaurant avec ses clients, peuvent être comptabilisés en partie comme des frais professionnels. En 2020, la déduction ne s’applique que sur les dépenses supérieures à 4.90 € TTC et le montant déductible par jour est fixé à 14.10 € TTC. En outre, il n’est pas possible de dépasser le plafond de 19 € TTC de frais de repas.
Les frais de fourniture
Fourniture de bureaux, matériel informatique dont le prix est inférieur à 500 € HT… Les frais de fourniture peuvent également être déduits du résultat imposable.
Notes de frais pour les auto-entrepreneurs
Simple et rapide à créer, le statut micro-entrepreneur présente de nombreux avantages pour séduire les freelances. En revanche, ce régime ne permet pas de déduire les dépenses effectuées pour des motifs professionnels du chiffre d’affaires, à l’inverse des entreprises traditionnelles. En effet, dans une micro-entreprise, ces dépenses sont déjà comprises dans le calcul des cotisations sociales, de façon forfaitaire.
Ainsi, le statut de micro-entrepreneur inclut un abattement forfaitaire des frais professionnels. Appliqué par l’administration fiscale, ce taux d’abattement dépend de la nature de vos activités.
- Pour les activités de vente, le taux s’élève à 71% du chiffre d’affaires
- Pour les activités relevant des Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), le taux d’abattement atteint 50% du chiffres d’affaires
- Pour les activités relevant des Bénéfices non commerciaux (BNC), le taux est de 34% du chiffre d’affaires
De cette façon, peu importe les frais engagés pour les besoins de votre activité, ils ne seront pas déductibles pour leur valeur réelle. Pour compenser cet écueil, certains micro-entrepreneurs vont surfacturer leurs clients, afin de récupérer leur argent en incluant les dépenses avancées dans la facture globale. Le problème, c’est que cette façon de procéder fait gonfler votre chiffre d’affaires, qui ne doit pas dépasser un certain seuil. Une autre solution consiste à procéder en deux temps, en effectuant une facture pour ses prestations, et une autre pour les dépenses engagées. C’est ce qu’on appelle les frais de débours. Comme aucun bénéfice ne sera réalisé quant à la deuxième facture, seule la facture concernant les prestations sera comptabilisée dans le chiffre d’affaires. Pour garantir le succès de cette opération, il est cependant primordial d’en informer vos clients en amont.
Notes de frais pour les freelances en portage salarial
Si vous êtes un freelance en portage salarial, vos frais professionnels s’apparentent à des frais de fonctionnement. Ces derniers doivent rester inférieurs à 30% du salaire brut, mais sont pris en charge à condition de présenter les justificatifs correspondants. Ainsi, il est possible de se faire rembourser les frais liés à la prospection, à l’achat de fourniture ou encore aux transports.
Pour peu que votre activité implique de nombreux frais professionnels, la gestion de vos notes de frais peut vite devenir un boulet à se trainer chaque mois. En tant que freelance, vous avez déjà bien assez à faire tant sur l’aspect commercial qu’administratif, pour vous épargner une gestion des notes de frais fastidieuse. Pour en finir avec les tableaux Excel, N2F met à la disposition des freelances son logiciel web et mobile de gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques, pour seulement 3.15 €HT par mois. Scan intelligent, import et traitement des e-factures, exports PDF et Excel… N2F vous simplifie la vie en vous donnant la possibilité de faire vos notes de frais à la volée. En sortant du restaurant, vous n’avez qu’à scanner votre reçu pour remplir instantanément votre note de frais. De cette façon, plus de risque de perdre un justificatif ou d’oublier une note de frais, le logiciel remplit tout automatiquement. Découvrez la puissance de notre solution en demandant un essai gratuit !
