MODÈLE EXCEL GRATUIT · 2026

Modèle de note de frais Excel, avec le barème kilométrique 2026

Un fichier Excel prêt à remplir pour déclarer vos dépenses du mois : frais de repas, d’hôtel, de transport et kilomètres parcourus avec votre véhicule personnel. Les totaux et les indemnités kilométriques se calculent tout seuls.

Une note de frais vierge de 20 lignes, avec totaux et répartition par catégorie
Le barème kilométrique et les forfaits URSSAF 2026 dans un onglet dédié
Un exemple complété pour voir le résultat attendu

3 onglets · 6 catégories de dépenses · 20 lignes de saisie

Le contenu

Ce que contient le modèle

Trois onglets : la note à remplir, un exemple et les barèmes qui alimentent les calculs.

Onglet Note de frais. L’identité du salarié, la période, le véhicule, puis un tableau de 20 lignes : date, description, catégorie, montant TTC, TVA, kilomètres. Le total à rembourser et la répartition par catégorie se mettent à jour à chaque saisie.
Onglet Exemple. Une note de frais fictive déjà remplie : vol, nuits d’hôtel, dîner client, taxi et trajet en véhicule personnel.
Onglet Barème 2026. Le barème kilométrique des voitures de 3 CV à 7 CV et plus, les indemnités de repas et de grand déplacement URSSAF 2026, avec leurs sources.
Mode d’emploi. Neuf consignes, de la puissance fiscale à renseigner en premier jusqu’à la conservation des justificatifs.

Ce que le modèle vous évite

Pour les salariés qui avancent leurs frais et pour la personne qui les contrôle avant le remboursement.

Calculer les indemnités kilométriques à la main

Choisissez la puissance fiscale et la motorisation, saisissez les kilomètres : le fichier applique le bon taux du barème, tranche annuelle comprise, et la majoration de 20 % pour un véhicule électrique.

Refaire les additions

Totaux par colonne, total à rembourser et ventilation entre hébergement, transport, repas, carburant, fournitures et autres : les cellules grisées se calculent seules.

Chercher les plafonds URSSAF

Les forfaits repas et grand déplacement 2026 figurent dans l’onglet Barème, à côté du tableau kilométrique.

Oublier la TVA ou la signature

Une colonne TVA à remplir quand la facture est au nom de l’entreprise, et des cases pour la signature du salarié et le visa du manager ou de la comptabilité.

5 tranches de puissance fiscale dans le barème kilométrique voitures
9 consignes dans le mode d’emploi intégré au fichier
20 % de majoration appliquée automatiquement aux véhicules 100 % électriques, comme le prévoit le barème officiel

Téléchargez le modèle gratuit

Recevez le fichier par e-mail juste après l’envoi du formulaire.

Un fichier Excel de 3 onglets
Barème kilométrique et forfaits URSSAF 2026
Un exemple de note de frais complétée

Télécharger le modèle

Pourquoi utiliser ce modèle de note de frais

Une note de frais récapitule les dépenses qu’un salarié a avancées pour son travail, avec un justificatif pour chacune. Elle sert à le rembourser, à enregistrer la dépense en comptabilité et, quand la facture le permet, à récupérer la TVA. Ce modèle couvre les frais les plus courants, y compris les déplacements avec un véhicule personnel, sans formule à écrire.

Frais réels, forfaits et barèmes

Une dépense peut être remboursée au réel, sur justificatif, ou sous forme d’allocation forfaitaire. Dans ce second cas, l’URSSAF fixe chaque année les montants exonérés de cotisations pour les repas, le grand déplacement ou l’usage d’un véhicule personnel. Les montants à jour figurent sur sa page taux et barèmes des frais professionnels.

Remplacer le tableur par N2F

Avec N2F, les collaborateurs créent, envoient et suivent leurs notes de frais depuis l’application mobile, où qu’ils soient. Les équipes sont alertées automatiquement en cas de dépense suspecte, de doublon ou d’anomalie fiscale grâce aux contrôles automatisés. Pour les trajets en véhicule personnel, consultez la page indemnités kilométriques.

Les autres ressources sur les notes de frais

Pour fixer vos règles de remboursement, partez du modèle de politique de frais. Pour alléger le traitement côté comptabilité, lisez les 10 conseils pour réduire le temps de traitement des notes de frais. Toutes nos ressources sont gratuites.

Télécharger le modèle de note de frais