Les notes de frais représentent les différents frais payés par un salarié dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle. Un salarié n’ayant pas à payer personnellement les frais engendrés dans le cadre de son emploi, ce dernier doit — dans un second temps — envoyer ce que l’on appelle les notes de frais à son employeur afin d’être remboursé.
En outre, pour éviter tout abus, la gestion des notes de frais nécessite d’apporter les justificatifs des dépenses engendrées. Avec N2F application de gestion de notes de frais, l’export et la gestion des notes de frais en PDF ou XLS sont amplement facilités. Nous vous expliquons de suite pourquoi…
Comment effectuer un export de notes de frais ?
Un export de notes de frais permet au salarié d’envoyer les documents concernés au service comptable de l’entreprise. Ces documents contiennent notamment les différents montants ainsi que la nature des dépenses ayant été réalisées dans le cadre de son activité professionnelle. Les notes de frais sont généralement accompagnées de justificatifs — telles que les reçus — attestant du montant déclaré et de la nature de la dépense.
Un export de notes de frais permet de faire suivre directement à l’employeur tous les frais engendrés par le salarié. Cet export comprendra notamment un document à remplir concernant le montant, la date et la nature des frais.
Grâce à l’application N2F, le salarié comme l’employeur peuvent gérer les notes de frais en temps réel. Cela permet au salarié d’être remboursé dans les plus brefs délais et à l’employeur d’avoir une gestion de ses finances optimisée.
Pour cela, le salarié pourra envoyer directement via l’application N2F la photo de son reçu afin que la note de frais soit directement prise en compte par le service comptable de l’entreprise.
Pourquoi est-il important de générer des exports clairs ?
Grâce à une application de gestion de notes de frais, l’export des données relatives aux notes de frais s’effectue directement vers le service comptable de l’entreprise. L’application sera en mesure d’extraire les informations à partir des photos des reçus afin de les transformer au format compatible avec le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise.
Il n’y aura aucune saisie manuelle à réaliser, ce qui réduit considérablement le risque d’erreur dans la gestion des notes de frais.
En outre, l’application N2F permet également de calculer automatiquement le montant de la TVA récupérable. L’application est ainsi en mesure de différencier la nature des frais engendrés par le salarié afin de faciliter la tenue de la comptabilité au sein de l’entreprise.
À noter que l’application N2F permet aussi un calcul du taux de TVA selon les règles de gestion spécifiques applicables aux frais de déplacement et notamment aux frais de carburant.
Comment exporter automatiquement ses écritures comptables ?
L’application de gestion de notes de frais N2F permet de transférer les écritures comptables relatives aux notes de frais dans l’un des formats compatibles avec la grande majorité des logiciels de comptabilité. En effet, l’application N2F permet l’export d’écritures comptables en format SAP, CEGID, SAGE, PeopleSoft, Dynamics, etc.
En outre, plusieurs fonctionnalités sont mises à la disposition des salariés comme :
- un calcul simplifié des frais kilométriques avec l’utilisation du logiciel Google Map, l’application des barèmes fiscaux ou personnalisés, la déduction des trajets domicile/lieu de travail ou bien encore l’enregistrement de trajets réguliers ;
- une gestion des frais bancaires et une conversion entre 170 devises disponibles sur l’application ;
- une création des notes de frais simplifiée avec la photo du reçu ;
- la visualisation du traitement en cours des différentes notes de frais soumises au service comptable de l’employeur ;
- etc.
En cas de contrôle par l’URSSAF, l’utilisation d’une application de gestion de notes de frais telle que celle proposée par N2F permet d’apporter un historique clair avec les justificatifs à l’appui des notes de frais.
