Peu importe la taille de l’entreprise ou sa forme juridique, le chef d’entreprise est tenu de définir un exercice comptable. Au moment de sa clôture, chaque entreprise peut ainsi déterminer son résultat qui sera soumis à l’impôt sur les bénéfices. Durant une année, tous les évènements ayant une incidence économique vont être enregistrés et serviront à produire les états comptables que sont le bilan, le compte de résultat et les annexes.
Pourquoi définir un exercice comptable ?
L’exercice comptable répertorie tous les événements économiques et commerciaux qu’une entreprise a enregistré en comptabilité sur 12 mois. L’exercice comptable sert à visualiser son résultat, son activité et son patrimoine afin de dresser un suivi régulier de son évolution et de mieux la piloter. Par ailleurs, il est un excellent indicateur de la santé et de la solvabilité de la société notamment auprès de futurs investisseurs (avant une levée de fonds par exemple), des associés et des banques (si besoin de prêt bancaire).
Quelle période est prise en compte ?
L’exercice comptable se déroule sur une période de 12 mois consécutifs, ce qui va généralement correspondre à une année civile. Néanmoins, il est tout à fait possible que le début de l’exercice ne soit pas au 1er janvier, et qu’il ne se termine pas au 31 décembre. Il suffit de l’indiquer au moment de la création des statuts. Pour des raisons de simplicité, les entreprises qui ne suivent pas la durée « classique » allant du 1er janvier au 31 décembre, auront tendance à choisir une date clôturant un trimestre civil : du 1er avril au 31 mars, du 1er juillet au 30 juin, du 1er octobre au 30 septembre.
Evidemment le choix de cette date tient compte de l’activité de l’entreprise. Si celle-ci connait des pics d’activité en fonction de la saisonnalité, par exemple en été, il est préférable d’arrêter son bilan au 30 septembre afin qu’elle ait le temps de réaliser son bilan.
Point d’attention pour le premier exercice comptable : le chef d’entreprise qui monte sa société en avril de l’année N peut décider de faire coïncider la clôture de son premier exercice au 31 décembre de l’année N+1. Dans ce cas, la durée d’exercice est supérieure aux 12 mois prévus par l’article L. 123-12 du code de commerce sans qu’elle ne dépasse 24 mois maximum. Cela lui laissera le temps d’apurer les pertes engendrées pour le lancement de son activité. Par ailleurs, la clôture des comptes est souvent synonyme d’inventaires ; une entreprise qui vend des produits de ski souhaitera décaler la date pour éviter qu’elle ne tombe en pleine saison d’hiver. Par la suite, le chef d’entreprise pourra décider de modifier la date de clôture si son activité le justifie.
La durée de l’exercice comptable est-elle modifiable ?
Elle l’est !
En réalité, il est possible de raccourcir ou rallonger la durée de l’exercice comptable (hors cas particulier de la première année). Néanmoins cette modification ne doit pas être prise à la légère. Elle entraîne la convocation d’une assemblée générale extraordinaire pendant laquelle il conviendra d’expliquer les motifs d’une telle demande. La démarche nécessite un dépôt au greffe du tribunal de commerce où se situe le siège de l’entreprise et une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés.
Quels sont les documents à présenter à la clôture de l’exercice comptable ?
A l’issue des 12 mois, le responsable chargé de la comptabilité va dresser :
- Le bilan comptable : document qui recense l’ensemble du patrimoine de l’entreprise avec l’actif (immobilisations et actif courant) et le passif (capitaux propres et dettes). Les données contenues dans le bilan mettent en avant des indicateurs et ratios financiers comme le taux d’endettement, le taux de solvabilité de l’entreprise, le ratio de liquidité ou encore le ratio de productivité.
- Le compte de résultat : document qui présente les produits et les charges de l’entreprise. Il sert à informer des performances réalisées par l’entreprise.
- L’annexe comptable : document aidant à la compréhension du bilan et du compte de résultat, comprenant des informations obligatoires et des informations d’importance significative.
Une fois établies, ces pièces sont ensuite déposées au registre du commerce et des sociétés. Le responsable de la comptabilité clôture également les documents comptables de l’année écoulée en les fermant et les archivant (pour une durée de 10 ans selon l’article L. 123-22 du code du commerce) puis en commencera de nouveaux. On citera le livre-journal, le grand livre ou encore le livre d’inventaire.
Notes de frais et exercice comptable : comme la digitalisation facilite leur enregistrement en comptabilité ?
Toute l’année, le service comptable traite des remboursements des notes de frais des collaborateurs. Pour une note de frais, il doit procéder à plusieurs écritures comptables en l’enregistrant comme une facture fournisseur et en l’affectant sur le compte de charge correspondant (« 6234 – cadeaux », « 6251 – voyages et déplacements », « 6256 – missions », etc.).
- Lire aussi :Comment comptabiliser les notes de frais ?
Le traitement d’une note de frais suppose de la saisir dans le journal des achats, de débiter les comptes de charge concernés, de débiter le compte de TVA déductible si nécessaire puis de créditer le compte de dettes du collaborateur. Or une mauvaise gestion des notes de frais ou un mauvais traitement feront inévitablement apparaître des incohérences au moment de dresser le bilan et le compte de résultat à la clôture de l’exercice comptable.
C’est pour pallier ces risques d’erreurs et faciliter l’enregistrement des notes de frais dans les documents comptables que N2F a créé une solution digitale qui leur est dédiée.
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