Der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess von Reisekostenabrechnungen ist ein entscheidender Schritt, um die Einhaltung der Rückerstattungsrichtlinien des Unternehmens sicherzustellen. Er umfasst die Prüfung jeder angefallenen Reisekostenposition und das Erkennen von Fehlern und nicht vorhandenen Quittungen, während die vorgegebenen Budgets berücksichtigt werden. Es handelt sich auch um einen besonders mühseligen und sich wiederholenden Vorgang für Manager und die Buchhaltungsabteilung. Hier ist eine Reihe von empfohlenen Praktiken, anhand derer Sie einen für alle effizienteren Prozess zur Überprüfung von Reisekosten implementieren können.
Die verschiedenen Prozesse zur Überprüfung von Reisekostenabrechnungen
Obwohl dies abhängig von der Größe der Organisation variiert, umfasst der Prüfprozess von Reisekostenabrechnungen zwei eigenständige Arten der Kontrolle:
- Genehmigung durch den Manager, um die Rechtmäßigkeit der Reisekostenabrechnung sicherzustellen und zu bestimmen, ob die Angestellten die Reisekosten als Teil ihrer Aufgabe auf sich genommen haben.
- Rein buchhalterische Überprüfung, welche die Überprüfung aller steuerlichen Daten beinhaltet: Beträge, Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, um diese Daten in das Buchhaltungssystem zu übertragen.
In großen Unternehmen kann ein zusätzlicher Schritt zu dem Workflow hinzugefügt werden, bei dem die Genehmigung durch den Vorgesetzten des Managers erfolgt. In kleineren Organisationen ist es nicht unüblich, dass der Geschäftsführer die direkte Verantwortung für die Genehmigung der Reisekostenabrechnungen übernimmt und die buchhalterische Prüfung einem externen Buchhalter anvertraut.
Manche Unternehmen ziehen es vor, die Reisekostenabrechnungen von einem Vorgesetzten genehmigen und dann die Buchhaltung durchlaufen zu lassen, während andere Unternehmen den umgekehrten Ablauf bevorzugen. Hier werden Assistenten oder Buchhaltung gebeten, zuerst die Vollständigkeit der Reisekostenabrechnung und der beigefügten Belege zu überprüfen. Die beiden System sind gleichermaßen effektiv.
Überprüfung von Reisekostenabrechnungen – optimale Vorgehensweisen für die Umsetzung
Wenn Sie bisher noch keinen papierlosen Prozess zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen einsetzen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Ihre Angestellten Excel-Dateien ausdrucken und diese zusammen mit den Papierbelegen in einen Umschlag stecken. Diese wandern dann von Abteilung zu Abteilung, wobei das Risiko steigt, dass Dokumente verloren gehen.
Eine klar definierte Rückerstattungsrichtlinie muss zuerst installiert werden, welche allen Angestellten als Referenz dient. Die Reisekostenrichtlinie kann in Form eines Memos direkt in die Excel-Datei eingefügt werden. Dies vermeidet Konflikte zwischen Manager und Angestellten und spart auf allen Ebenen Zeit.
Standardisierung der Reisekostenabrechnungen
Eine erste praktische Maßnahme ist die Einführung eines einzigen Formats für alle Reisekostenabrechnungen. Durch die Bereitstellung vorgeschalteter Tools zur Standardisierung der Reisekostenabrechnungen erleichtern Sie die nachgeschaltete Prüfarbeit. In Unternehmen ohne eine Verwaltungssoftware für Reisekostenabrechnungen ist Excel üblicherweise die bevorzugte Lösung.
Sammeln der Reisekostenabrechnungen nach Team oder Projekt
Wenn Angestellte von unterschiedlichen Abteilungen am gleichen Projekt beteiligt sind, kann es nützlich sein, eine Zusammenfassung nach Abteilung oder Projekt zu erstellen, so dass die Abteilungsleitung die Reisekosten so schnell wie möglich genehmigen kann.
Einführung dualer Genehmigungsverfahren
Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es ratsam sein, ein duales Genehmigungsverfahren unter Beteiligung von Abteilungsleitung und Manager zu implementieren. Da jede Person für jede Phase des Prüfprozesses verantwortlich ist, kann es auch angemessen sein, die Reisekostenabrechnung durch einen höher gestellten Manager prüfen zu lassen, falls ein bestimmter Betrag überschritten wird.
Der Beitrag der Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen für einen effizienteren Prüfprozess
Mit einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, wie etwa N2F, können Sie die Reihenfolge der administrativen Prüf- und Genehmigungsschritte anpassen. Sie können dann die verschiedenen Genehmigungsschritte je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation konfigurieren und automatisieren.
Validierung nach Projekt und nach Team – sicherstellen, dass jede Reisekostenabrechnung vom richtigen Manager überprüft wird
Traditionell ist jeder Angestellte einer Abteilung zugeordnet. Sobald ein Angestellter eine Reisekostenabrechnung einreicht, erkennt die N2F Software die Abteilung des Angestellten und sendet die Reisekostenabrechnung zum richtigen Manager. Wenn der Angestellte jedoch eine Reisekostenabrechnung einreicht, die mehrere Abteilungen betrifft, bietet N2F die Möglichkeit zur Aufteilung der Reisekostenabrechnung in mehrere Teile, abhängig von der Abteilung, der die Reisekosten zugewiesen werden. Die Reisekosten werden dann zur Genehmigung an den richtigen Manager geschickt. Um dies zu erreichen, muss der Angestellte beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnung nur die Abteilung oder den Namen des Projekts angeben, dem die Reisekosten zuzuordnen sind. Wenn also ein Angestellter mehrere Reisekosten je Projekt eingibt, ist es möglich, jede Reisekostenposition automatisch an den betreffenden Projektmanager zu senden.
N2F gestattet Ihnen auch die Einrichtung eines zweiten oder dritten Prüfschrittes, falls die Reisekostenabrechnung einen bestimmten Betrag überschreitet. Das Unternehmen kann somit entscheiden, dass alle Reisekostenabrechnungen über 1.000 Euro beispielsweise sofort an den Vorgesetzten des Managers zur Überprüfung gesandt werden.
Überschreitung des Limits für Reisekostenabrechnungen
Um sicherzustellen, dass die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens eingehalten wird, bietet N2F die Option, die Reisekostenabrechnungen, die ein vereinbartes Limit überschreiten, an eine zuständige Person zu senden. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel in seiner Rückerstattungsrichtlinie festgelegt hat, dass Restaurantrechnungen 25 Euro nicht überschreiten dürfen, und ein Angestellter Reisekosten von 30 Euro einreicht, kann der zuständige Manager von Fall zu Fall entscheiden, den Höchstbetrag anzuheben oder nicht.
Rückerstattung von Reisekosten in Abhängigkeit von der verwendeten Zahlungsmethode
Um einen reibungsloseren Prüfprozess zu erstellen, können Sie Ihr System wie folgt konfigurieren:
- Alle erstattungsfähigen Reisekosten, die mit einer privaten Zahlungsmethode bezahlt wurden, werden an einen bestimmten Manager gesendet.
- Alle nicht erstattungsfähigen Reisekosten, die mit einer geschäftlichen Zahlungsmethode beglichen wurden, werden an einen anderen Manager gesendet.
An Kunden weiterberechenbare Reisekosten
Einige Reisekosten können eventuell dem Kunden weiterberechnet werden. In diesem Fall muss der Angestellte beim Ausfüllen der Reisekostenabrechnung nur das Kästchen “weiterberechenbar” ankreuzen. Am Ende des Projekts ermöglicht N2F Ihnen dann den Export einer Zusammenfassung der an den Kunden weiterberechenbaren Reisekosten, welche der Rechnung beigelegt werden kann. Durch die Verwendung eines Workflows, der an diese Vorstellung der Weiterberechnung angepasst ist, können alle betreffenden Reisekostenabrechnungen an einen eigenen Manager weitergeleitet werden, um eine zusätzliche Kontrolle sicherzustellen.
Buchung der Reisekostenabrechnungen
Der Prüfprozess endet, wenn die Buchhaltungsabteilung die Reisekostenabrechnungen in das Buchhaltungssystem übernimmt. Dies beinhaltet die Generierung der Dateien mit Buchungseinträgen – die direkt ins FiBu-System importiert werden können – sowie die SEPA Überweisungsdateien für die Rückerstattungen an die Angestellten.N2F bietet daher mit der Rückerstattung der Reisekostenabrechnungen einen perfekten Abschluss.
4 gute Gründe zur Einführung der N2F Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
- Null Papier: Dank des papierlosen Systems erübrigt sich der manuelle Transport von Papier von einer Abteilung zur anderen – alles wird automatisch vom Smartphone Ihrer Angestellten durchgeführt. Sie riskieren nicht länger den Verlust von Belegen, da alles in sicheren Rechenzentren gespeichert wird.
- Informationen zur Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen in Echtzeit: Synchronisiert mit dem Smartphone von jedem Angestellten ermöglicht N2F Ihnen jederzeit, den Status einer Reisekostenabrechnung zu überprüfen. Angestellte wissen, ob ihr Manager ihre Reisekosten genehmigt hat oder nicht und werden benachrichtigt, wenn Reisekosten abgelehnt werden.
- Zeiteinsparungen bei jeden Prüfschritt: Dank des N2F Smart Scans werden wichtige Daten auf dem Beleg automatisch hervorgehoben. Es ist unnötig, mit dem Suchen von Betrag, Datum oder Mehrwertsteuer Zeit zu vergeuden. Die Prüfung ist blitzschnell abgeschlossen.
- Kürzere Erstattungszeiträume: Manager können ihre Genehmigung mit ein paar Klicks auf ihrem Smartphone erteilen. Selbst wenn sie also häufig unterwegs sind, beeinflusst dies nicht die für die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen notwendige Zeit. Manager erhalten einen Hinweis, wenn eine Reisekostenabrechnung auf ihre Genehmigung wartet. Sie müssen sich nur über ihre mobile App einloggen, um sofort die Reisekosten zu prüfen und die Abrechnung zu genehmigen.
Von der Mobil-App bis hin zur FiBu-Software – N2F spart wertvolle Zeit bei der Überprüfung von Reisekostenabrechnungen. Sie können ebenfalls die erweiterten Optionen nutzen, um für eine größere Effizienz einen individuellen Prüf-Workflow zu konfigurieren. Sie sind noch nicht überzeugt? Fragen Sie uns nach einer kostenlosen Vorführung unserer Software!
