Wachsende Unternehmen können ihre administrative Verwaltung optimieren, indem sie bestimmte Prozesse auf papierfreie Lösungen umstellen. Durch die komplette Umstellung auf die papierlose Erfassung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen entscheiden Sie sich für einen vereinfachten und sicheren Prozess. Digitale Lösungen bieten ebenfalls sehr vorteilhafte Optionen für die Feinjustierung der globalen Strategie Ihres Unternehmens. Falls Sie sich noch nicht zwischen der manuellen Verwaltung, Excel und einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen entscheiden können, so finden Sie nachfolgend 7 Argumente, die Ihnen die Vorteile einer automatisierten Lösung verdeutlichen.

7 Gründe für die Implementierung einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

1. Zeitersparnis

Die manuelle Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist für jeden im Unternehmen ein arbeitsintensiver Vorgang. Mit einem Software-Tool wird der Vorgang verkürzt und jeder gewinnt dabei: 

  • Angestellte erfassen die Daten in Echtzeit mit ihrem Smartphone, während sie ihre beruflichen Aufgaben erledigen und scannen ihre Belege mit ein paar Klicks ein.
  • Buchhalter profitieren von der Automatisierung des Prozesses und werden von bestimmten Aufgaben befreit, wie etwa dem Überprüfen der Umsatzsteuer oder dem Übertragen des Dokuments in das FiBu-System.
  • Manager können alle Reisekostenabrechnungen in der Anwendung ansehen und kontrollieren.

2. Innere Ruhe und Produktivität der Angestellten

Wenn die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen automatisiert wird, werden die Reisekosten verarbeitet und überprüft, sobald die Angestellten diese eingeben. Die Buchhaltungsabteilung wird nicht mehr am Monatsende mit einer Flut von zu überprüfenden Belegen überschwemmt und kann einen Verwaltungszeitplan mit weniger Druck organisieren. Die Beziehungen zwischen den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens verbessern sich, ebenso die Produktivität Ihrer Angestellten, die mehr Zeit haben, um andere Aufgaben zu erledigen.

3. Vereinfachung des Prozesses

Die intuitive Oberfläche der Verwaltungssoftware ermöglicht Angestellten und Buchhaltern, die Reisekostenabrechnungen einfacher zu verwalten. Alle Beträge in Bezug auf sich ändernde Vorschriften, wie etwa Umsatzsteuer und vorgeschriebene Pauschalen, werden von der Software berechnet und aktualisiert – es gibt keinen Raum für Zweifel oder Interpretationen.

4. Geschwindigkeit der Rückerstattung

Mit der Echtzeit-Datenerfassung und einem beschleunigten Prüfprozess wird die Zeit zur Rückerstattung der Reisekosten reduziert. Die Beträge werden direkt von der Verwaltungsanwendung in das Banküberweisungssystem oder die Software der Lohnbuchhaltung übertragen.

5. Reduziertes Risiko von Fehlern und Missbrauch

Die Automatisierung des Prozesses hilft auch, potentielle Eingabefehler, Auslassungen und Duplikate zu vermeiden. Die Software erkennt Inkonsistenzen bei der Meldung der Beträge und informiert den Angestellten. Die Validierungsarbeit der Buchhaltungsabteilung wird somit erleichtert und Fehler oder Betrugsversuche, welche dem Unternehmen große Verluste verursachen, werden beträchtlich reduziert.

6. Datenzentralisierung

Durch die Implementierung papierloser Reisekostenabrechnungen und Belege garantiert das Unternehmen direkten und sicheren Zugriff auf alle Daten. Anders als die Archivierung in Papierform spart die Online-Speicherung den Angestellten Zeit, wenn diese einen Beleg heraussuchen und weiterleiten wollen, insbesondere bei behördlichen Prüfungen. Die zentralisierte Datenverwaltung ist sicherer und praktischer.

7. Verbesserte Kontrolle von Reisekosten

Die Managementsoftware für Reisekostenabrechnungen kann ebenfalls als Werkzeug zur Visualisierung eingesetzt werden. Manager fragen die Daten in der Übersicht ab und können ihren Angestellten einen klaren, visuellen Überblick über die Reisekosten im Unternehmen präsentieren. Dies erleichtert deren Analyse und hilft, die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens zu verbessern. Manager müssen die Software nur konfigurieren, umdie Bedingungen für die Rückerstattungen ihren Bedürfnissen und Projekten entsprechend anzupassen.

Wie Sie sehen, bietet die Automatisierung Ihrer Reisekostenabrechnungen mit Hilfe einer speziellen Software viele Vorteile. Aber Sie müssen immer noch die richtige Lösung unter den vielen Angeboten finden. Um die beste Auswahl zu treffen, müssen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bestimmen und nach dem Tool suchen, welches diese so umfänglich wie möglich erfüllt.

Warum sich für N2F entscheiden?

Die N2F App zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kombiniert Web- und Mobil-Tools und entwickelt sich dem Bedarf Ihres Unternehmens entsprechend. Speziell angepasst für mittelständische Unternehmen wurde N2F entwickelt, um die Aufgaben zur Erfassung, Prüfung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen zu vereinfachen, während die Sicherheit der Daten gewährleistet ist.

Die Anwendung ist eine Komplettlösung mit vorteilhaften Funktionen, die sie zu einem großartigen Verbündeten bei der Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen macht.

Automatische Erfassung

Sobald der Angestellte den Beleg mit Hilfe der App fotografiert hat, extrahiert N2Fs intelligentes Zeichenerkennungssystem alle wesentlichen Informationen von dem Beleg, um das Formular der Reisekostenabrechnung automatisch auszufüllen. Es handelt sich um den schnellsten Smart Scanner auf dem Markt.

Smarter Algorithmus

Die Anwendung berechnet die zu erstattenden Beträge basierend auf den Kriterien, die in der unternehmenseigenen Rückerstattungsrichtlinie definiert sind. Nach der Konfiguration berücksichtigt N2F die verschiedenen Reisekostenkategorien und deren Limits. So werden die Beträge schon bei der Eingabe von der Software geprüft und validiert. Wenn Zweifel oder Fehler vorliegen, wird die Buchhaltungsabteilung umgehend verständigt.

Zugänglichkeit

Alle Daten können sicher über eine eigene Cloud des Unternehmen geteilt werden. Zusätzlich ist die Anzahl der Benutzer der Anwendung unbegrenzt, was bedeutet, dass neue Reisekostenabrechnungen gleichzeitig eingegeben, geprüft und analysiert werden können.

Gesetzeskonforme Archivierung

Mit der N2F App werden alle Daten in digitaler Form zentralisiert. Die gesetzeskonforme Archivierung ermöglicht Ihnen das einfache und sichere Speichern, Zurückverfolgen und Abfragen von Dokumenten, die sich auf die Reisekostenabrechnungen beziehen.

Integration in die Buchhaltung

N2F ist mit allen FiBu-Software-Paketen kompatibel. Reisekostenabrechnungen und Belege werden ohne menschlichen Eingriff von der Anwendung für die Buchhaltungssoftware des Unternehmens exportiert. Die Buchhalter haben dann Zugriff auf eine individuelle Oberfläche, um die Daten weiter zu verarbeiten.

Automatische Updates

Die Anwendung ist konfigurierbar, benötigt aber keine manuellen Updates oder zusätzliche Kosten. Alle Gesetzesänderungen (Umsatzsteuer, Währungen, behördliche Tabellen der Pauschalen etc.) werden automatisch in die Formulare der Anwendung eingearbeitet.

Fazit

Durch die Integration einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen in Ihr Unternehmen werden Sie Zeit und Geld sparen und innere Ruhe finden. Eine Verwaltungs-App, gepaart mit einem Software-Paket, ist ohne Zweifel die optimale Lösung für KMUs und Unternehmen des Mittelstands. Intuitiv, skalierbar und ausgestattet mit intelligenten Funktionen erfüllt die N2F Anwendung die Anforderungen zur Optimierung der Kontrolle Ihrer Reisekostenabrechnungen und der Verbesserung der Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens.