Schon länger planen Sie im Unternehmen die Einführung einer neuen Software, um sich und Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern, doch Sie zögern aus Sorge, nicht die richtige Software zu finden.
Vielleicht befinden Sie sich auch in einem tiefgreifenden Prozess der Digitalisierung und fragen sich, wie Sie diese Veränderung am besten im Unternehmen implementieren können.
Wir möchten Ihnen 5 wichtige Schritte vorstellen, die Sie bei der Einführung einer neuen Software beachten sollten, damit der Übergang für Sie und Ihre Mitarbeiter möglichst angenehm abläuft.
#1 – Gemeinsam den Bedarf analysieren
Im Idealfall sollte die Einführung einer neuen Software kein Projekt im Alleingang sein. Zwar haben Sie in Ihrer Managerposition die Aufgabe, den Überblick zu behalten, aber manchmal fehlt der Blick für die beruflichen Alltagsbedürfnisse der Mitarbeiter. Letztlich sind es diese, die mit der neuen Software arbeiten müssen. Die Software sollte daher Probleme lösen, die Arbeitslast minimieren und langfristig das Management des Teams erleichtern.
Am besten führen Sie gemeinsam im Team eine Bedarfsanalyse durch. Informieren Sie zunächst alle Teammitglieder von Ihrer Absicht, eine neue Software einzuführen. Machen Sie jedoch klar, dass Sie alle Mitarbeiter in diesen Prozess einbinden möchten und Raum für Feedback vorhanden ist. Planen Sie ein oder mehrere Meetings, im Rahmen derer Sie Ihre Pläne genau vorstellen.
Denken Sie auch daran, alles Diskutierte festzuhalten, um bei späteren Feedbackrunden auf bereits Gesagtes zurückgreifen zu können.
#2 – Den Übergang sanft gestalten
Häufig reagieren Mitarbeiter auf jegliche Form von Change-Prozessen zunächst mit einer ablehnenden Haltung. Dieses Verhalten ist völlig menschlich, denn eine einmal entwickelte Routine legen wir nur ungern wieder ab. Veränderung bedeutet immer auch Kraftaufwand.
Es ist daher unerlässlich, dass Sie Ihren Mitarbeitern den Übergang zur neuen Software so gut es geht erleichtern. Am besten überzeugen Sie durch das Aufzeigen der Vorteile der neuen Software. Den Mitarbeitern muss klar sein, welche konkreten Verbesserungen sie durch die neuen Programme erwarten können. Machen Sie deutlich, dass Sie den Mitarbeitern unterstützend zur Seite stehen und dass diese nicht alleine ins kalte Wasser geworfen werden.
Bereiten Sie daher eine Übersicht über alle Vorzüge der neuen Software vor und präsentieren Sie diese Ihren Mitarbeitern beispielsweise in Form einer Power Point-Präsentation.
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#3 – Raum und Zeit für die Einarbeitung geben
Nicht jeder ist ein Digital Native. Bedenken Sie bei der Einführung der neuen Software, dass eine gewisse Phase der Einarbeitung nötig ist, die je nach Mitarbeiter unterschiedlich lange ausfallen kann. Während manchen Mitarbeitern ein digitaler Leitfaden mit Screenshots zur Einarbeitung genügt, müssen Sie andere Mitarbeiter weitaus mehr an die Hand nehmen.
Bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit eines Trainings, das die wichtigsten Funktionen der neuen Software erklärt. Falls Sie keinen externen Experten einladen können, halten Sie dieses selbst oder übergeben Sie die Aufgabe einem kompetenten Teammitglied. Auch das Einarbeiten in Gruppen kann eine gute Methode sein. Lassen Sie die Mitarbeiter verschiedene Funktionen in Kleingruppen entdecken und präsentieren Sie gegenseitig das Gelernte. Bei der Einführung einer neuen Software sollten alle an einem Strang ziehen.
#4 – Feedback begrüßen
Gerade zu Beginn der Einführung der neuen Software kann es zu Problemen kommen, doch auch später zeigen sich in der alltäglichen Anwendung gewisse Tücken. Daher sollten Sie langfristig bei Fragen erreichbar sein und genügend Raum für Feedback geben. Mit einer einmaligen Einarbeitung ist es nicht getan. Im Idealfall sollte die gewählte Software flexibel und individualisierbar sein, um genau Ihren unternehmensspezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Es empfiehlt sich, eine Person im Team zu bestimmen, die in Problemfällen als Ansprechpartner und Experte fungiert. So haben alle Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle. Achten Sie jedoch darauf, dass Fragen gebündelt bei der Person eintreffen, um eine Überforderung zu vermeiden.
Um zu viele Fragen zu vermeiden, können Sie Handbücher, Leitfäden oder FAQs vorbereiten und den Mitarbeitern zur Hand geben.
#5 – Best Practices entwickeln
Ihre Mitarbeiter wurden geschult, haben alle relevanten Programmfunktionen kennengelernt und sind nun in der Lage, das Programm zu nutzen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass alle Teammitglieder andere Bereiche der Software nutzen und nur die wenigsten Experten für den gesamten Funktionsumfang der Software werden.
An diesem Punkt gilt es, in den einzelnen Abteilungen Best Practices zu entwickeln. Dabei sollten Sie Ihren Mitarbeitern freie Hand lassen, denn diese sind Experten für ihren eigenen Bereich. Sinnvoll ist es, in regelmäßigen Feedbackrunden zu besprechen, wie die Software konkret genutzt wird, was es zu verbessern gilt und welche Fragen bestehen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter auch nach einer Dokumentierung ihrer Arbeitsweise, um zukünftige Mitarbeiter schnell einarbeiten zu können. Zudem haben Sie so bei Personalausfall stets den Überblick über die wichtigsten Arbeitsprozesse.
Fallbeispiel Reisekostenabrechnung
Unter den vielen Bereichen im Unternehmen, die eine intelligenten Software benötigen, ist die Buchhaltung sicher das beste Beispiel. Ein häufiger Problembereich im Unternehmen ist die Reisekostenabrechnung. Diese ist oft gleichbedeutend mit Unmengen an Papierkram, viel Kopfzerbrechen über die zu erstattenden Kosten, verlorene Quittungen und Rechnungen. Falls Sie über die Einführung einer Software im Bereich Reisekostenabrechnung nachdenken, könnte N2F eine leicht zu implementierende Lösung für Sie sein.
N2F ist eine simple All-in-One-Lösung für alle Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreise gehen und kombiniert herkömmliche Reisekostensoftware mit einer intelligenten App. Dies bedeutet jedoch keinen doppelten Aufwand bei der Einarbeitung, wie Elke Heimgärtner-Geier (Finanzleiterin bei Collomix) betont: „Die Bedienung der App und der Web-Anwendung erfolgt weitgehend intuitiv. […] Bei der Einrichtung der Software auf unsere Notwendigkeiten wurden wir sehr gut von N2F unterstützt.“
N2F begleitet die Reisenden von Beginn bis Ende der Geschäftsreise und ermöglicht es dabei, alle anfallenden Dokumente wie Rechnungen und Quittungen direkt über eine Fotoaufnahme in der App zu speichern. So werden alle Informationen in der App zentral gespeichert und können leicht geteilt werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Team ungemein und beugt durch die gegenseitige Kontrolle Missverständnissen vor.
Diese Benutzerfreundlichkeit lobt auch Volker Kusch (kaufmännischer Geschäftsführer bei GEBAU): „Die Prozesse und workflows in N2F sind von Anfang bis Ende sehr gut durchdacht und benutzerfreundlich. […] So transparent und benutzerfreundlich wünscht man sich alle Buchhaltungsprozesse im Unternehmen.“
Unser Team steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite, falls Sie Fragen zu N2F und seinem Einsatz im Team haben.
