Jeder, der regelmäßig mit der Buchhaltung eines Unternehmens in Berührung kommt, kennt den Stress des Jahresendes, wenn der jährliche Buchhaltungsabschluss ansteht. Damit dieser Stress gar nicht erst entsteht, lohnt es sich, bereits beim Monatsabschluss Sorgfalt walten zu lassen. Hier gilt es in erster Linie, keine ausstehenden Posten zu vergessen. Gerne möchten wir Ihnen ein paar hilfreiche Tipps an die Hand geben, damit Sie Ihren Monatsabschluss ganz entspannt mithilfe der richtigen Buchhaltungssoftware angehen können.
Der Monatsabschluss – Definition
Genau wie der Jahresabschluss ist der Monatsabschluss das Resultat der doppelten Buchführung, nur dass er 12 Mal im Jahr durchgeführt wird. Ziel ist es, alle Einnahmen und Ausgaben gegenüber zu stellen und so Gewinne und Verluste zu ermitteln. Am Ende erhalten Sie so eine monatliche Bilanz. Einen Monatsabschluss durchzuführen ist in Deutschland nicht verpflichtend, hilft Ihnen aber, den finanziellen Überblick im Unternehmen zu bewahren. Zudem ist es die ideale Vorarbeit für den Jahresabschluss.
Herausforderungen beim Monatsabschluss
Zu den größten Herausforderungen des Monatsabschlusses gehört sicherlich, den Überblick über alle ausstehenden Beträge zu behalten und keine ausstehenden Zahlungen und Rechnungen zu vergessen. Dabei steht zunächst eine technische Herausforderung an: Es muss Ihnen gelingen, den vergangenen Monat abzuschließen und keine Buchungen für diesen Monat mehr zuzulassen. Daran anschließend ist es Aufgabe der Finanzabteilung, alle Dokumente, die sich auf den betreffenden Monat beziehen zu sortieren und zu archivieren (Falls Sie mehr über das Thema Langzeitarchivierung erfahren möchten, lesen Sie hier). Hierbei muss ein besonderes Augenmerk auf die Vollständigkeit von Quittungen und Rechnungen gelegt werden.
Den Monatsabschluss effizient gestalten
Nach dieser Einführung können Sie es sich sicher schon denken – der Monatsabschluss ist bei schludriger Durchführung sehr fehleranfällig. Es gibt jedoch drei wichtige Punkte, die Sie beachten können, um das Fehlerpotenzial zu verringern und alle ausstehenden Beträge festzustellen:
#1 – Digitalisierung
Haben Sie wirklich Freude daran, sich jeden Tag durch die gigantischen Papierberge in der Quittungsablage zu wühlen oder die uralten Aktenordner im Schrank hinter dem Schreibtisch zu wälzen? Sicherlich lautet Ihre ehrliche Antwort Nein. Dennoch haben viele Unternehmen den Schritt zu einer digitalen Buchhaltung noch immer nicht geschafft. Die Vorteile liegen dabei doch eigentlich auf der Hand: Sie können den Papierbergen für immer Lebewohl sagen und finden in wenigen Klicks, was Sie brauchen. Ausstehende Beträge können so viel schneller erfasst und bearbeitet werden. Es gibt inzwischen Buchhaltungsprogramme wie Sand am Meer. Im Idealfall wählen Sie ein System, das sich mit anderer Software (beispielsweise Reisekostensoftware) gut kombinieren lässt. So schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Ziel sollte jedes Digitalisierungsprozesses sollte sein, Komplexität zu reduzieren und Ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben zu verschaffen.
#2 – Standardisierung
Um effiziente Prozesse in der Buchhaltung und insbesondere beim Monatsabschluss zu ermöglichen, bedarf es Standards, an die sich das gesamte Team des Unternehmens halten sollte. Es muss klar definiert sein, wer welche Berichte wie, wo und in welchem Format einreicht. Daher lautet hier das Zauberwort Kommunikation: Ihre Mitarbeiter sollten genau wissen, was zu tun ist und was von ihnen erwartete wird. Legen Sie genau fest, wer was wie bearbeitet und in welcher Form Dokumente eingereicht und bearbeitet werden sollen. Wenn sich beispielsweise jede Reisekostenabrechnung von der anderen unterscheidet, muss die Buchhaltung jedes Mal einen zusätzlichen Aufwand betreiben, um sie korrekt in das Buchungssystem zu übertragen. Ziel sollte sein, dass alle Informationen im gleichen Format vorliegen und an einem Ort zentralisiert sind. Hier bietet Ihnen die Digitalisierung der Buchhaltung den Vorteil, dass vieles automatisch standardisiert ist.
#3 – Automatisierung
Ziel der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung sollte sein, Ihnen möglichst viel manuelle Arbeit zu ersparen. Dafür müssen Sie jedoch sowohl die für Ihre individuellen Bedürfnisse passende Software finden, als auch diese ideal nutzen. Die Vorteile einer daraus resultierenden automatisierten Buchhaltung werden Sie nicht mehr missen wollen. Vor allem die automatische Kontrolle wird Ihnen die Arbeit erleichtern. Moderne Buchhaltungssoftware erkennt automatisch viele Fehler, kennt die aktuelle Rechtslage und ermöglicht Transparenz der Kosten. Keine nicht abgeklärte Änderung der Zahlen bleibt unerkannt und benötigte Informationen können in wenigen Klicks gefunden werden. Die Effizienz Ihrer Buchhaltung kann so mit einer einzigen Software um ein Vielfaches gesteigert werden und das bei gleichzeitig sinkender Fehlerquote. Statt alle einzelnen Schritte der Buchhaltung manuell durchzuführen genügt es nun, das Endergebnis zu kontrollieren – denn völlig ausschließen können Sie Fehler natürlich nie.
So kann N2F Ihnen bei der Erfassung ausstehender Beträge helfen
Nachdem Sie nun erfahren haben, wie Sie alle ausstehenden Beträge fehlerfrei erfassen können, stellt sich die Frage nach der passenden Software, um die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung voranzubringen. Dabei sollten Sie überlegt und strategisch vorgehen. Sie müssen nicht von heute auf morgen Ihre gesamte Buchhaltung auf den Kopf stellen, sondern können mit spezifischen, besonders zeitfressenden Bereichen beginnen.
Falls Ihre Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen gehen, kennen Sie sicher die Herausforderungen der monatlichen Reisekostenabrechnung. Schnell gehen Quittungen verloren, werden zu spät eingereicht oder überschreiten den Erstattungsrahmen. An diesem Punkt können Sie ansetzen und Prozesse optimieren. Hilfreich könnte beispielsweise ein Tool zur digitalen Reisekostenabrechnung sein.
Ein solches Tool ist die App N2F, die wir Ihnen an dieser Stelle gerne näher vorstellen möchten. In unserer App finden Sie wichtige Funktionen der Reisekostenabrechnung vereint in einer idealen All-in-One-Lösung. N2F lässt sich dabei perfekt in Ihre restliche digitale Buchhaltung integrieren und macht so die alten Papierberge langfristig überflüssig. N2F ermöglicht durch die Verbindung mit der Buchhaltungssoftware einen Einblick in die von den Mitarbeitern getätigten Ausgaben – so können Sie ohne Probleme Rückstellungszeilen bilden.
Als mobile App konzipiert, begleitet N2F Ihre Mitarbeiter komplett auf der Geschäftsreise – und das von der Planungsphase bis zum Ende. Dabei werden alle Dokumente in digitaler Form an Sie übermittelt. Die Reisenden müssen dazu lediglich über die intelligente Smartscan-Funktion ein Foto der bezahlten Rechnungen aufnehmen. Ein weiterer Vorteil: Durch die Scanfunktion und daraus resultierende schnelle Kostenerfassung sinkt die Fehlerquote um ein Vielfaches. Sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen behalten die volle Kostenkontrolle und Fehler werden von N2F schnell erkannt.
Übrigens ist N2F darüber hinaus ein echter Rechtsexperte. Die App kennt alle aktuell gültigen Gesetze und kann Ihnen so helfen, Ihre Buchhaltung möglichst fehlerfrei abzuschließen. Falls Sie N2F einfach mal ausprobieren möchten, kommen Sie hier zur Demo.
