Das Thema Langzeitarchivierung betrifft das interne Management eines jeden Unternehmens. Viele Regelungen der Langzeitarchivierung wirken auf den ersten Blick verwirrend und nicht mehr zeitgemäß. Dennoch müssen Sie bei der Langzeitarchivierung Sorgfalt walten lassen, um nicht gegen staatliche Obligationen zu verstoßen. In diesem Artikel möchten wir Ihnen daher einen ausführlichen und leicht verständlichen Überblick über die aktuelle Gesetzeslage zur revisionssicheren Archivierung geben.
Was bedeutet Langzeitarchivierung?
Der Begriff Langzeitarchivierung beschreibt die Erfassung, langfristige Speicherung sowie Erhaltung von Informationen. Einfach ausgedrückt: Wie speichere ich meine Daten so, dass sie nicht verloren gehen und ein Zugriff jederzeit möglich ist? Langzeitarchive gibt es in Museen, Bibliotheken und der öffentlichen Verwaltung ebenso wie in Unternehmen. Alle Dokumente mit materiellem, historischem oder informativem Charakter müssen sicher aufbewahrt werden.
Die Langzeitarchivierung war lange Zeit kein komplexes Problem. Man druckte alle wichtigen Dokumente aus, legte sie in Ordnern ab und stellte diese in ein Archiv. Mit der zunehmenden Digitalisierung ist das Thema Langzeitarchivierung problematischer geworden. Eine digitale Archivierung birgt eine viel größere Verlustgefahr und muss gut überlegt durchgeführt werden.
Seit 2015 ist zudem die sogenannte „GoBD“ in Kraft, was für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ steht. Diese regelt die revisionssichere Archivierung aller steuerlich relevanten Daten, ob auf Papier oder in digitaler Form.
Im Unternehmen müssen Sie daher eine gut durchdachte Strategie für Ihre Langzeitarchivierung entwickeln und diese mit höchster Vorsicht gesetzeskonform umsetzen.
Die Herausforderungen der Langzeitarchivierung in Unternehmen
Um die Langzeitarchivierung Ihrer Daten sinnvoll anzugehen, sollten Sie zunächst alle Gefahren und Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung kennen. Nur so können Sie die richtigen Entscheidungen für die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens treffen. Zu den drei wichtigsten Herausforderungen zählen die Wahl des Speichermediums, der Datenzugriff und der Datenschutz:
Wahl des Speichermediums:
Bei der Wahl des geeigneten Speichermediums müssen Sie bedenken, dass nicht jedes Speichermedium die gleiche Lebensdauer hat. Während Papier über Jahrhunderte erhalten bleiben kann, haben manche digitale Speichermedien nur eine Lebensdauer von 10 Jahren. Da eine Langzeitarchivierung jedoch die langfristige Bewahrung der Daten zum Ziel hat, muss auch Ihr Speichermedium dies leisten können.
Viele Unternehmen entscheiden sich heute für optische Speichermedien wie CD-ROMs, Festplatten oder Magnetbänder. All diese Optionen unterscheiden sich in Lebensdauer, Preis, Leistung und Speicherkapazität. Bei der Wahl sollten Sie daher überlegen, welche Priorität die Langzeitarchivierung in Ihrem Budget hat. Viele Unternehmen arbeiten inzwischen bei den allerwichtigsten Unterlagen mit Festplatten.
Bedenken Sie, dass die Lebensdauer von Speichermedien auch von deren Pflege abhängt. Sie reagieren empfindlich auf UV-Strahlung und extreme Temperaturen. Die richtige Lagerung Ihrer Speichermedien sollte daher höchste Priorität haben.
Sie können das Überleben Ihrer Daten sichern, indem Sie diese in regelmäßigen Abständen auf neue Speichermedien migrieren. Sie sollten daher wissen, wann die Lebensdauer Ihres Speichermediums dem Ende zugeht.
Zugriff auf wichtige Daten:
Speichermedien sind eine Sache, der Zugriff auf diese eine andere. Sie müssen jederzeit bequem Zugriff auf Ihre Daten haben. Ist dies nicht der Fall, verlieren Sie Zeit, Arbeitskraft und im schlimmsten Fall Kunden.
Das ideale Langzeitarchiv arbeitet über eine Referenzdatenbank, in der Sie mit Hilfe von Stichwörtern (Metadaten) nach Daten auf Ihrem Speichermedium suchen können. Eine passende Archivierungssoftware sollte dieses Prinzip berücksichtigen.
Um auf Daten zugreifen zu können, müssen diese darüber hinaus im passenden Format vorliegen. Im Idealfall bedienen Sie sich der üblichen Standardformate (PDF, MP3, MP4…), mit denen fast jeder zu arbeiten weiß.
Achtung: Formate entwickeln sich weiter! Ein vor zehn Jahren übliches Dateiformat kann heute bereits schwer zu öffnen sein. Es kann sogar passieren, dass Programme zum Öffnen nicht mehr auf dem Markt angeboten werden. Falls Ihre Daten in einem immer seltener werdenden Format gespeichert sind, wird es Zeit zu handeln. Wandeln Sie das Format um und speichern Sie Ihre Daten auf einem neuen, ebenfalls zeitgemäßen Speichermedium.
Herausforderung Datenschutz:
Sie müssen Ihre Daten schützen – und das nicht nur vor Zerfall, sondern auch vor Zugriff durch unbefugte Personen.
Würden Sie einen Aktenordner mit geheimen Daten offen liegen lassen? Nein. Ebenso sollten Sie Ihre digital gespeicherten Daten vor neugierigen Blicken schützen. Hackerangriffe sind heute leider keine Seltenheit mehr und eine reale Bedrohung für Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Privatpersonen.
Gerade personenbezogene Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Sie müssen vor unbefugtem Zugriff, Zerstörung und Missbrauch geschützt werden.
Legen Sie genau fest, welche Personen im Unternehmen auf welche Daten Zugriff haben sollten und sperren Sie den Zugriff für alle anderen. Sie sollten daher Ihre Daten gut kategorisieren und dementsprechend separieren. Bewahren Sie die Speichermedien an einem sicheren Ort auf und schützen Sie sie bestmöglich vor Gefahren wie Bränden und Hochwasser.
Beachten Sie auch die gesetzlich festgelegte Mindestaufbewahrungsdauer. Diese variiert je nach Daten. Auf keinen Fall sollten Daten vor Ablauf dieser Frist zerstört werden – sonst drohen hohe Strafen.
Langzeitarchivierung von Reisekosten
Gehen Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Geschäftsreisen, wird das Thema einer revisionssicheren Langzeitarchivierung in der Verwaltung schnell an Relevanz gewinnen. Reisekosten müssen mit Belegen und Rechnungen nachgewiesen werden und führen daher langfristig meist du hohen Papiermengen. Eine Digitalisierung der Reisekostenabrechnung sollte daher schon früh organisiert werden. Durch eine digitale Speicherung von Reisekostennachweisen sparen Sie Zeit, Platz, Personal und letztlich Kosten.
Dennoch sollte die Wahl der richtigen Tools zur Reisekostenabrechnung sorgfältig erfolgen. Gerade in Hinblick auf eine gesetzeskonforme Langzeitarchivierung sollten Sie keine Abstriche machen.
Bei N2F haben wir die Langzeitarchivierung als wichtige Aufgabe in der Verwaltung von Reisekosten erkannt und hilfreiche Funktionen für Unternehmen entwickelt. Unser Ziel ist, Ihnen die Verwaltung der Reisekosten von Anfang bis Ende der Geschäftsreise – und selbst darüber hinaus – zu erleichtern.
Die praktische N2F-App ermöglicht Ihnen von Anfang an eine digitale Speicherung aller Daten nach den Grundsätzen der GoBD (für ausführliche Informationen lesen Sie unseren Artikel über GoBD und Reisekosten) Durch eine Smartscan-Funktion können Ihre Mitarbeiter schon während der Geschäftsreise alle Quittungen und Rechnungen digitalisieren. Papierformulare sind so nicht mehr nötig. Alle Dokumente werden digital und zentral gespeichert und können in sinnvollen Kategorien archiviert werden. Im Falle einer Steuerprüfung sind alle Daten jederzeit abrufbar Eine revisionssichere Archivierung Ihrer Reisekostenabrechnung wird mit N2F zum Kinderspiel – ein zusätzliches Archivsystem ist nicht notwendig. Falls Sie weitere Detail-Fragen zu unseren Services im Bereich der Langzeitarchivierung haben, wenden Sie sich gerne an unser Team!
