Die Zeit, welche die Angestellten mit dem Ausfüllen von Reisekostenabrechnungen verbringen, Fehler bei der manuellen Eingabe, regelmäßiger Betrug… dies alles sind versteckte Kosten und sie können enorm sein. Aber Unternehmen können diese Kosten mit minimalem Aufwand in Grenzen halten. Wir konzentrieren uns auf die verdeckten Kosten durch die ineffiziente Verwaltung von Reisekostenabrechnungen und zeigen Lösungen, die unmittelbar umgesetzt werden können.

Eine Zeitverschwendung für Angestellte, eine bedeutende Minderung der Produktivität

Für Angestellte

Das Einreichen von Reisekostenabrechnungen ist eine mühselige und zeitaufwändige Aufgabe, die mindestens eine Stunde pro Monat und Angestelltem in Anspruch nimmt. Multipliziert mit der Anzahl der Angestellten in Ihrem Unternehmen, stellt diese Zeit, die von der für Aufgaben mit echtem Mehrwert abgeht, einen beträchtlichen Einnahmeverlust dar. Angestellte investieren ihre Zeit in eine automatisierbare administrative Formalität, individuelle Fähigkeiten werden nicht wertgeschätzt.

Das Reinvestieren dieser verlorenen Stunden in produktive Tätigkeiten – den Verkauf Ihrer Lösungen, Produkte und Services – ist eine Selbstverständlichkeit…

Für Manager

Das gleiche Problem sehen wir auf der Seite des Managers. Das individuelle und manuelle Prüfen jeder einzelnen Position von jeder Reisekostenabrechnung, das Überprüfen der beigefügten Belege und das physische Übertragen der Erstattungsansprüche zur nächsten Genehmigungsebene nimmt eine beträchtliche Menge Zeit in Anspruch. Und der Manager verliert sogar noch mehr Zeit beim Verwalten der Reisekostenabrechnungen, wenn der Betrag der Reisekosten einen bestimmten Grenzwert überschreitet, was einen separaten Prüfprozess erfordert.

Die Arbeitsstunden des Managers sind alles andere als optimiert…

Für Mitglieder der Administration / Buchhaltung

Das Prüfen des Reisekostenbetrags inklusive und exklusive Umsatzsteuer und das Überprüfen der Mehrwertsteuer, das Heraussuchen der richtigen Quittung aus dem Stapel der zusammengehefteten Quittungen, das Überprüfen der Einhaltung der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens… diese Aufgaben sind essentiell für die ordentliche Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Jedenfalls stellt die manuelle Verarbeitung der Einzelfälle für die Abteilungen Administration und Buchhaltung eine Vielzahl an Arbeitsstunden dar.

Zusätzliche versteckte Kosten, die man ansetzen muss…

Für die Finanzabteilung

Nochmals wird beträchtliche Zeit für das Verwalten von Reisekostenabrechnungen aufgebracht. In diesem Fall betrifft es die Eingabe jeder Reisekostenposition in das IT-Tool, deren Zuweisung an die betreffende Kostenstelle und das Erzeugen der SEPA Datei, sowie nicht zu vergessen die korrekte Archivierung für ein schnelles Wiederauffinden im Fall einer Steuer- oder Sozialversicherungsprüfung, nachdem man eine Kopie der gedruckten Rechnungen angefertigt hat, die nach sechs Monaten verblassen.

All diese vergeudeten Stunden wären zweifelsohne konstruktiver eingesetzt, wenn sie für ein Unternehmensziel verwendet würden.

Reisekostenabrechnungen: „Nachlässigkeit“, die teuer sein kann

Unternehmen sind mit zwei Arten von Nachlässigkeiten konfrontiert:

  • Versehen – Nichteinreichen von Quittungen für Reisekosten sowie absichtliche oder unabsichtliche Fehler bei der Eingabe der Reisekosten.
  • Absichtlicher Betrug – das Einreichen von Reisekosten, die an Wochenenden oder während arbeitsfreier Zeit angefallen sind, das Überschreiten genehmigter Reisekostengrenzen, die mehrfache Verwendung eines einzelnen Tickets etc.

In jedem Fall ist der Betrug bei Reisekosten teuer: durchschnittlich €747 pro Angestelltem und Jahr.

Sichtbare Kosten gg. globalem Ansatz

Natürlich konzentriert sich das Unternehmen auf die sichtbaren Kosten – Bahn- oder Flugtickets, Hotelrechnungen etc. Tatsächlich stammen Einsparungen aus der Optimierung des gesamten Vorgangs bei der Verwaltung der Reisekosten.

Das Anwenden einer globalen Herangehensweise beinhaltet die Analyse der Relevanz der angefallenen Reisekosten. Dieser Schritt hebt Übertreibungen und Missbrauch hervor sowie sinnlose und unverhältnismäßige Ausgaben. Die Analyse kann auch die regelmäßigen Lieferanten des Unternehmens erkennen, mit welchen Sie Preisverhandlungen zur Reduzierung der Kosten in Betracht ziehen sollten. Die Nutzung dieser analytischen Herangehensweise erfordert ein leistungsfähiges Werkzeug, ausgestattet mit einer KI für schnelle und verlässliche Ergebnisse.

Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen – die Lösung zur Beendigung verdeckter Kosten

Zeitverschwendung, Betrugsrisiko, das Fehlen eines globalen Ansatzes: bei der manuellen Verwaltung von Reisekostenabrechnungen lasten die versteckten Kosten schwer auf den Finanzen des Unternehmens. Der entgangene Gewinn ist umso schmerzlicher, unter der Voraussetzung, dass eine einfache und kosteneffektive Lösung all diese Probleme beenden kann.

N2F ist eine innovative Software-Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, die darauf ausgelegt ist, allen Angestellten bei allen Schritten der Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen wertvolle Zeit zu sparen. Das Ergebnis: 75% der Zeit gespart auf administrativer Ebene, zwischen 10 und 60 Minuten gespart je Angestelltem und je Reisekostenabrechnung. All Ihre Angestellten sind neu mobilisiert, um Aufgaben mit höherem Mehrwert für das Unternehmen anzupacken. Das Automatisieren von Aufgaben zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen mit niedrigem Mehrwert, reduziert das Risiko von Eingabefehlern auf Null, beschleunigt und bewahrt die Prozesse dank exklusiver Funktionalitäten… Sie gewinnen auf allen Ebenen. Sie sollten diese Lösung ohne Verzögerung kennenlernen, insbesondere angesichts der Rentabilität, die in weniger als einem Jahr und für die meisten Kunden schon nach sechs Monaten zu erzielen ist. Durch die Einführung von N2F und dem Wechsel zu einem papierlosen System entscheiden Sie sich außerdem für einen Ansatz mit Umweltverantwortung.


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