Die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kann eine echte Tortur sein! Aber sie ist essentiell für das reibungslose Funktionieren eines jeden Unternehmens. Niemand kann es sich leisten, sie zu übergehen. Sie kennen die Situation und möchten einen Weg finden, um sie zu verbessern? Keine Panik, hier sind Lösungen für das Problem!

N2F, eine Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, zeigt Ihnen 5 Tipps, die Ihnen das Leben erleichtern. Los geht´s!

1.   Reisekosten-Richtlinie definieren

Das Prüfen Ihrer Reisekosten und deren Vergleich mit dem Durchschnitt Ihrer Branche wird Ihnen helfen, mögliche Inkonsistenzen zu erkennen und eine passende Richtlinie für Rückerstattungen festzulegen.

Zum Beispiel können Sie sich entschließen, die Ausgaben für Geschäftsessen und Erstattungen für Fahrkosten zu deckeln, um Ihre Angestellten zu einem reflektierten Umgang mit ihren Auslagen auf den Geschäftsreisen zu ermutigen. Es ist besser, wenn Ihre Richtlinie sich eher zurückhaltend als unterdrückend auswirkt, um jedem Angestellten ein natürliches Verantwortungsbewusstsein zu vermitteln.

2.   Nie mehr als 2 Prüfungsebenen

Um das Entstehen eines unnötig komplizierten Systems zu vermeiden, sollten Sie sich auf höchstens zwei Genehmigungsebenen beschränken, so dass Sie keine Zeit verschwenden.

Übertragen Sie beispielsweise einem direkten Vorgesetzten die Verantwortung  dafür, dass die Reisekosten den Vorgaben des Auftrags entsprechen, und benennen einen Management Controller in der Buchhaltungsabteilung. Der Management Controller wird sicherstellen, dass die fraglichen Reisekosten der Rückerstattungsrichtlinie entsprechen und dass all die notwendigen Belege beigebracht wurden.

3.   Stichproben durchführen

Kein Buchhalter, der etwas auf sich hält, würde verraten, dass Ansprüche auf Reisekosten nicht immer auf die gründlichste Art und Weise überprüft werden. Tatsache ist, dass fast 4 von 10 Reisekostenabrechnungen keiner gründlichen Kontrolle unterzogen werden.

Eine klar definierte Reisekostenrichtlinie macht es einfacher, die Reisekosten zu identifizieren, die nicht den Regeln entsprechen. Und mit der Hilfe eines angepassten Werkzeugs wie N2F ist dies sogar noch einfacher!

Durch Datenanalyse und -vergleich wird also versucht, diejenigen Angestellten zu erkennen und zu benachrichtigen, die dazu neigen, das System zu missbrauchen. Zögern Sie nicht, neue Mitarbeiter genauer zu kontrollieren und diese mit den internen Abläufen des Unternehmens vertraut zu machen.

Duplikate, fehlende Belege, an arbeitsfreien Tagen angefallene Spesen,… Die manuelle Verwaltung ist immer noch anfällig für so viele Fehler,  seien diese beabsichtigt oder nicht. Die beste Lösung ist, sich auf ein automatisches Betrugserkennungssystem zu verlassen, welches sich in der Software zur Reisekostenverwaltung befindet.

4.   Sag der Zettelwirtschaft Lebewohl

Die Verwendung eines digitalen Tools zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen hilft, viele Fehler zu vermeiden, und kostet weniger als die Archivierung von Papier. Ein papierfreies System ermöglicht Ihnen, die Nachverfolgbarkeit und Lesbarkeit zu optimieren und Dokumente länger zu konservieren. Das Gesetz gestattet nun die digitale Archivierung, also warum darauf verzichten?

5.   Automatischer Vorsteuerabzug

Allein die Einhaltung der Steuergesetze könnte den Unternehmen schon eine Reduzierung der Reisekosten um 2,5% ermöglichen! Jede zweite Reisekostenposition beinhaltet einen Vorsteuerabzug bei einem Durchschnittssatz von 7%, obwohl es möglich wäre, 13% geltend zu machen. Ergebnis: 40% der Umsatzsteuer bezüglich der Reisekosten werden dem Staat überlassen.

Am eklatantesten ist das Beispiel von Geschäftsessen: 6% des Preises werden als Vorsteuer erstattet, der Rest mit 10% besteuert. Es ist höchste Zeit dafür zu sorgen, dass die Umsatzsteuer bei allen Reisekosten rückerstattet wird und nicht nur bei den wichtigsten!

Die beste Option, um diese verschiedenen Tipps einfach umzusetzen, ist zweifelsohne die Nutzung einer Software zur Reisekostenabrechnung. Mit einer monatlichen Investition von ein paar wenigen Euros können Sie tagtäglich wertvolle Zeit sparen, Fehler und Betrug vermeiden, dank Echtzeit-Scans die Datenerfassung vereinfachen und die Reisekosten im Blick behalten. Kurzum, Sie können die Kosten für die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen um 75% reduzieren! Nun, sind Sie interessiert?


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