Die Vorschusszahlung von geschäftlichen Reisekosten ist, ungeachtet der Branche und welche Technologie im Unternehmen installiert ist, weit verbreitet. Fahrkosten, Verpflegung, Unterkunft etc., Angestellte übernehmen bei ihrer Arbeit fürs Unternehmen Reisekosten, insbesondere bei Treffen mit Kunden und anderen Geschäftsreisen. Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, diese Reisekosten zurückzuerstatten. In diesem Zusammenhang ist es schwierig, die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu umgehen. Um Verantwortung sicherzustellen und Zeit zu sparen, ist es essentiell, einen effizienten Prozess zur Genehmigung von Reisekostenabrechnungen einzurichten. Finden Sie heraus, wie die Software von N2F zur Verwaltung  von Reisekostenabrechnungen die großen Probleme und mehr löst…

Reisekostenabrechnungsmanagement: eine klare Rückerstattungsrichtlinie

Eine Vorlage für Reisekostenabrechnungen muss faktisch richtige Informationen bereitstellen, insbesondere im Fall einer Prüfung. Stellen Sie durch Befolgen aller nachfolgenden Tipps sicher, dass Sie Ihre Vorlage für Reisekostenabrechnungen korrekt verwenden.

Der erste Schritt zur Optimierung Ihres Genehmigungsprozesses für Reisekostenabrechnungen: implementieren Sie eine klare Rückerstattungsrichtlinie. Der Leiter der Finanzen muss im Namen des Arbeitgebers die Regeln in Bezug auf die Rückerstattung der Reisekosten aufstellen und die Angestellten hierüber informieren. Es gibt zwei Problem, die anzusprechen sind:

  1. Identifizieren Sie die Kategorien der erstattungsfähigen geschäftlichen Reisekosten. Alle Reisekosten, welche bei der Pflichterfüllung der Angestellten anfallen, dürfen in die Abrechnung aufgenommen werden. Dies beinhaltet Fahrkosten, Verpflegung, Unterbringungskosten, Kilometerpauschale, falls der oder die Angestellte das eigene Fahrzeug verwendet, Beschaffung von Unterlagen, Kosten für Telearbeit etc.
  2. Definieren Sie die Konditionen für die Rückerstattung von geschäftlichen Reisekosten. Der Arbeitgeber entscheidet, ob er Reisekosten pauschal oder nach Aufwand zurückerstattet. Beachten Sie, dass manche Reisekosten nicht pauschal zurückerstattet werden können, in diesem Fall ist die Rückerstattung nach tatsächlichem Aufwand verpflichtend.

Das Festlegen einer exakten Richtlinie zur Rückerstattung geschäftlicher Reisekosten hilft dabei, unangenehme Überraschungen zu vermeiden, die Kosten zu kontrollieren und den Angestellten ein reagierendes System bereitzustellen. Es vereinfacht das Verwalten der Reisekostenabrechnungen, wenn diese den Richtlinien des Unternehmens entsprechend aufbereitet sind.

Verwaltung von Reisekostenabrechnungen: ein optimierter Prüfprozess

Zweiter Schritt zur Optimierung Ihrer Reisekostenabrechnungen: Führen Sie einen schnellen und verlässlichen Prüfprozess ein. Dieser Prozess umfasst mehrere eigenständige Schritte:

  • Prüfung der Reisekostenabrechnung: Wurde diese zum richtigen Datum eingereicht? Enthält sie alle erforderlichen Informationen? Ist sie gerechtfertigt?
  • Genehmigung: Nach der Verifizierung wird die Reisekostenabrechnung vom Manager zur Finanzabteilung weitergeleitet.
  • Der Angestellte erhält die Rückerstattung.

Aufgrund der unterschiedlicher Ebenen des vorliegenden Entscheidungsprozesses können die Prüfprozesse je nach Unternehmen unterschiedlich ausgestaltet sein und könnten je nach Höhe der Reisekostenabrechnung zusätzliche Schritte beinhalten. Um die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen zu beschleunigen und zu vereinfachen, ist es essentiell, eine automatisierte Software zur Verfügung zu haben, die zur Anwendung angepasster Prüfprozesse eingesetzt werden kann. N2F ermöglicht Ihnen die Konfiguration unterschiedlicher Prozesse zur Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Das Resultat: beachtliche Zeit- und Geldersparnis.

N2F integriert auch eine Funktion, die einzigartig auf dem Markt ist: die Intelligente Plausibilitätsprüfung. Ein KI-Werkzeug prüft und klassifiziert die Reisekosten automatisch anhand eines Bewertungssystems. Die verantwortliche Person wird alarmiert, falls eine Anomalie gefunden wird, Prüfungen werden nur bei verdächtigen Reisekosten durchgeführt. Das Resultat: beachtliche Zeitersparnis und höhere Genauigkeit.

Vertrauen bedeutet nicht, dass wir die Kontrolle entfernen können. Es liegt im Interesse des Unternehmens, sich mit einem hochleistungsfähigem Software-Werkzeug zur Erfassung, Prüfung und Verarbeitung der Quittungen von geschäftlichen Reisekosten auszustatten. N2F, welches zu diesem Zweck gemacht wurde, bietet eine schlüsselfertige Lösung:

  1. Die Angestellten reichen ihre papierlosen Reisekostenabrechnungen online ein.
  2. Der Manager prüft die Reisekostenabrechnungen über ein mehrstufiges, konditionales System.
  3. Die Verwaltung prüft auf – durch Hervorhebung angezeigte – Anomalien  und bestätigt die Reisekostenabrechnung.
  4. Die FiBu-Abteilung nimmt die Rückerstattung an die Angestellten vor und gibt die Transaktionen mit einem einzigen Klick in ihre FiBu-Software ein.
  5. Die Angestellten werden über das Datum der Rückzahlung informiert.

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