Als echtes Problem für Unternehmen aller Größen und Branchen stellt die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen eine zeitaufwändige Tätigkeit dar, die besonders anfällig für Fehler und Ungenauigkeiten ist. Nun, wie können Sie sich von dieser Aufgabe befreien?

Von der Digitaltechnik vorangetrieben sind in den jüngsten Jahren neue Lösungen entwickelt worden, um das Leben in der Buchhaltungsabteilung zu vereinfachen. Das Ergebnis: Eine klare Zeitersparnis dank der optimierten und effizienten Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen. Eine echte Revolution im Unternehmen, sowohl für Manager als auch für Angestellte! Entdecken Sie in diesem Artikel vier gute Gründe, um sich für eine Software zur Verwaltung von Reisekosten zu entscheiden.

1- Schlüsselfertige Lösung für Reisekostenabrechnung: eine signifikante Zeitersparnis

Verglichen mit der auf Papierquittungen basierenden Abrechnung von Reisekosten in einer Excel-Tabelle, hat die Verwaltung von Reisekosten mit einer speziellen Software viele Vorteile.

Dank einer Management-Lösung, wie sie etwa N2F darstellt, muss das Einreichen und Archivieren von Reisekostenabrechnungen nicht länger ein mühsamer Vorgang sein!Angestellte nehmen einfach mit ihrem Smartphone ein Foto von ihren Belegen auf und das war´s. Der in der Anwendung integrierte Smart Scan erkennt alle Daten, die zur Erfassung der Reisekostenabrechnung erforderlich sind: Betrag, Währung, Datum, Umsatzsteuersatz etc. Diese Daten durchlaufen dann einen Vorgang mit betrieblichen und administrativen Prüfungen, bevor sie bestätigt werden.

Die Plausibilitätsprüfung dieses zu 100% papierfreien Tools kann Ihre Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen um mehr als das Fünffache produktiver machen. Eine riesige Zeitersparnis auf täglicher Basis!

Wenn es um Währungsumrechnungen oder Kilometerpauschalen geht, können die Berechnungen schnell verzwickt werden und die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen verkomplizieren. Dank der Software werden diese Arten von Reisekosten automatisch verwaltet. Auch hier bietet die Software echte Zeitersparnis, insbesondere für Unternehmen mit internationaler Tätigkeit oder verschiedenen geografischen Standorten. Quittungen werden in Echtzeit verarbeitet. Das bedeutet, dass die von Angestellten ausgelegten Reisekosten schnell erstattet werden. Das ist überhaupt kein Aufwand! Im Gegenzug ermöglichen Übersichten und Datenanalyse das umfassende Management des firmeneigenen Cashflows, bieten mehr Flexibilität im Tagesgeschäft. Sie müssen sich keinen Kopf um das Erstellen von Berichten, dem Verbuchen von Restaurantgutscheinen oder dem Verwalten von weiterberechenbaren Reisekosten machen. Ihr Leben ist auf einmal um einiges leichter!

2- Verbesseren Sie bei den Reisekosten Ihre Abrechnungsprozesse

Dank der in der Mobil-App verfügbaren Smart Scan Funktion werden die Belegdokumente im Handumdrehen erfasst und registriert. Das Risiko von Erfassungsfehlern wird signifikant reduziert und das Risiko von Datenverlust ist vollständig eliminiert. In dieser Hinsicht können Sie sich endlich mental entspannen!

Die Möglichkeit, Reisekosten entsprechend Ihrer Art zu kategorisieren (Unterbringung, Essen, Fahrtkosten etc.)  erleichtert die Aufgabe der firmeneigenen Buchhalter ungemein. Dank der Management Software sind Verarbeitung, Analyse, Datenerfassung und Rückerstattung automatisiert. Ebenso hilfreich ist es, die Prozesse nach rechtlicher Einheit und Abteilung zu rationalisieren und standardisieren, was die Qualität der Kontrolle der Reisekostenabrechnungen durch die betreffenden Führungspersonen der verschiedenen Abteilungen verbessert. Jeder wird zufrieden sein. Allgemein gesprochen sorgt die Software für Reisekostenabrechnung für die Korrektheit der erfassten Daten und speichert diese sicher: bedeutende Vorteile für die sorgenfreie Durchführung Ihrer Geschäfte!

3- Eine „wirklich“ kontrollierbare Reisekostenrichtlinie

Die präzise Kontrolle der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens erfolgt mithilfe von Management-Tools, wie etwa demjenigen, das speziell für Reisekostenabrechnungen entwickelt wurde. Dank der Nutzungsanalyse und den unterschiedlichen Reisekosten ist es einfacher, die angemessenste Reisekostenrichtlinie mit konsistenten Warngrenzen zu definieren und einzusetzen. Der Verschwendung von Reisekosten und allen Arten des Missbrauchs können Sie Einhalt gebieten!

Für Manager und Geschäftsführer des Unternehmens wird es viel einfacher, einen globalen Überblick über die mit den Abrechnungen verbundenen Reisekosten zu erhalten. Falls bestimmte Angestellte versuchen, das Unternehmen auf irgendeine Weise zu betrügen, werden sie schnell entdeckt. Zusätzlich zur Überwachung der Reisekosten erweist sich dieses Tool als Hilfsmittel bei der Entscheidungsfindung als sehr nützlich,  insbesondere mit Blick auf die Reduzierung der Reisekosten des Unternehmens, um dessen Profitabilität zu verbessern. So ist es z.B. möglich, das Tool so zu konfigurieren, dass alle Reisekosten, die nicht die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens erfüllen, automatisch zurückgewiesen werden. Die Software ist vollständig konfigurierbar, was sie an alle Strukturarten anpassbar macht. Wie es so oft der Fall ist, ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg, und N2F hat dies vollständig verstanden.

4– Einsparungen und Steigerung der Effizienz – der Schlüssel zum Erfolg!

Die Nutzung einer Mobil-App zur Erfassung der Reisekostenabrechnungen ermöglicht Ihnen die Verarbeitung derselben von unterwegs, sogar wenn Sie sich in einer Gegend ohne Mobilempfang befinden. Endlich haben Sie die Freiheit, selbst die entlegensten Ecken der Welt zu bereisen ohne die Furcht, Ihre Reisekosten zu verlegen oder deren Erfassung zu vergessen.

Zusätzlich sparen die Angestellten durch den Wegfall der Verarbeitung von Papierquittungen Zeit und sind produktiver bei der Arbeit. Das stundenlange Sortieren und Einscannen von Quittungen am Ende des Monats wird überflüssig.

Die Arbeit der Buchhaltungsabteilung wird zweifelsohne am meisten von der Effizienz dieser Management Software beeinflusst. Die Angestellten in dieser Abteilung können sich nun auf Aufgaben von höherem Wert konzentrieren, anstatt immer wieder ihren Kollegen hinterherzujagen oder die Reisekostenabrechnungen nach möglichen Fehlern zu durchkämmen. Duplikate werden von der Software automatisch erkannt, welche diese dann eliminiert.

Sich für eine Management Software für Reisekostenabrechnungen zu entscheiden, bietet einen beträchtlichen täglichen Komfort für alle Angestellten, Manager und Belegschaft gleichermaßen. Jeder kann die Produktivität steigern, indem ihm zeitaufwändige Aufgaben in Bezug auf die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen abgenommen werden. Die Verwaltung wird geschmeidiger und die mit den Reisekostenabrechnungen verbundenen Kopfschmerzen gehören der Vergangenheit an!

Zuverlässiger und transparenter bietet dieses Lösung eine klare und präzise Übersicht über die Reisekosten des Unternehmens und ist ein exzellentes Werkzeug für die Entscheidungsfindung. Es ermöglicht Ihnen, das Management Ihrer Buchhaltung und den Betrieb des Unternehmens im Allgemeinen zu optimieren. Sie haben Informationsbedarf oder eine Frage? Kontaktieren Sie uns!


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