Dans le contexte de crise, le rôle de DAF est plus central que jamais. En jeu : le maintien de la solvabilité de l’entreprise, pour préserver l’activité ; mais aussi la rentabilité de l’entreprise, car la pandémie n’a pas fermé la porte aux opportunités de développement commercial… En tant que DAF, vous devez vous tenir réactif, pour prendre les meilleures décisions stratégiques, en parfaite agilité. Bonne nouvelle, la digitalisation a pris un essor considérable ! Vous disposez dès lors d’outils performants pour optimiser vos missions. Découvrez comment en tirer parti.
Vos nouveaux enjeux redessinés par la crise
Confinements, consommation à distance, émergence de nouveaux outils de travail numériques… la crise a changé la donne chez les professionnels. L’organisation de l’entreprise toute entière est bouleversée, et vos enjeux évoluent substantiellement.
#1 Le travail à distance
Avec l’avènement massif du recours au télétravail, les équipes sont physiquement disséminées. Alors que vous vous rendiez d’un bureau à un autre pour récolter les informations utiles au pilotage de votre activité, vous communiquez désormais différemment : vos échanges sont virtuels, ils se tiennent dans le cloud principalement.
Vos nouveaux enjeux :
- Mettre en place et exploiter des canaux de communication à distance efficaces. Zoom, Microsoft Teams, Slack… la crise sanitaire a fait la part belle à ces plateformes pour organiser des meetings en interne. En tant que DAF, vous n’êtes pas directement concerné par les projets collaboratifs opérationnels. Mais cela n’empêche que vous devez garder le contact avec l’ensemble des collaborateurs – pour obtenir de l’information, pour insuffler un axe stratégique à mettre en œuvre… L’usage de ces plateformes de communication digitales est donc indispensable.
- Gérer les documents d’entreprise de manière agile. Quand les collaborateurs travaillent à domicile, l’entreprise a tout intérêt à déployer un réseau informatique interne sécurisé et performant. Quel que soit le support d’enregistrement de la donnée, vous devez pouvoir accéder à l’information rapidement et facilement pour piloter votre stratégie. A distance, les notions de fiabilité et de temps réel sont essentielles pour garantir vos résultats.
#2 La réactivité
Vos prévisions fluctuent très vite, au gré des évolutions réglementaires et des avancées sanitaires. D’une annonce gouvernementale à l’autre en effet, c’est toute l’économie de marché qui se trouve chamboulée, et l’entreprise doit s’adapter.
Alors que vous revoyiez vos plans financiers mensuellement voire trimestriellement, vous devez gagner en réactivité et en flexibilité pour suivre les fluctuations du marché. La digitalisation, encore une fois, entre en jeu. Le développement logiciel de nouvelles fonctions d’automatisation et d’intelligence artificielle vous permet de gagner du temps dans l’exploitation de données ultra mouvantes : vous disposez de KPI à jour instantanément, vous dirigez votre stratégie de manière efficiente.
Comment adapter vos méthodes et outils dans le contexte de digitalisation ?
Vos 3 priorités à la loupe :
- Surveiller : les indicateurs chiffrés constituent votre base centrale pour l’accomplissement de vos missions de DAF. C’est ainsi que vous veillez à la bonne tenue des comptes de l’entreprise, que vous restez attentif aux dépenses et que vous évaluez les ressources. Au moindre signal d’alarme – dépenses exagérées, résultat en baisse… – vous envisagez les remèdes pour garantir la solvabilité de l’entreprise dans le temps.
- Anticiper : améliorer la rentabilité de l’entreprise compte parmi vos objectifs majeurs. Pour cela, vous devez pouvoir anticiper les opportunités (et les risques) en temps de crise. L’analyse prédictive est un atout précieux, non seulement pour gagner du temps mais aussi pour obtenir des résultats plus fiables à l’interprétation des données. La digitalisation guide ainsi vos décisions stratégiques.
- Collaborer : en tant que conseiller stratégique, vous collaborez étroitement avec le DG. Mais dans le contexte de digitalisation, vous collaborez également avec le DSI. Quand les outils numériques se développent, vous devez en effet évaluer les coûts liés à l’évolution du système informatique, à l’investissement dans de nouvelles technologies, à la formation de vos équipes et à la cybersécurité.
Vos outils digitaux :
Encore 65% du temps de travail est consacré à des tâches manuelles. Or les nouveaux enjeux de réactivité et de flexibilité sont en contradiction avec cette méthode. Les nouveaux outils numériques viennent solutionner cette problématique.
- L’automatisation des tâches manuelles (automatisables) vous dégage du temps, pour vos missions stratégiques à plus forte valeur ajoutée.
- L’IA calcule instantanément vos KPI, et les analyse pour orienter vos axes d’amélioration au moment de vos prises de décisions.
- Les systèmes de GED vous permettent de centraliser vos données d’entreprise, et le temps réel vous assure d’exploiter de la data fiable.
Zoom sur les atouts de l’application de gestion de notes de frais :
L’application de gestion de notes de frais compte parmi les outils indispensables à la digitalisation de la fonction de DAF. Elle sert en effet des enjeux majeurs de la direction administrative et financière :
- Gérer la collecte massive de données : en tant que DAF, vous traitez un volume considérable (et exponentiel) de données. Et les notes de frais en font largement partie… En centralisant les notes de frais sur une plateforme de gestion unique, vous facilitez l’accès à l’information. Vous gagnez en agilité, et vous simplifiez le pilotage de votre activité.
- Gagner du temps : la gestion manuelle des notes de frais des collaborateurs, au-delà de son caractère rébarbatif, est une tâche chronophage. Grâce à des process automatisés, l’application réduit votre charge de travail. Vous configurez la politique de gestion de manière personnalisée, eu égard à vos objectifs, pour une maîtrise parfaite sans perdre de temps.
- Réduire les coûts : l’IA fiabilise l’information. En gagnant en qualité, vous évitez le risque d’erreur dans le traitement de vos notes de frais : l’opportunité de réaliser des économies. L’application de gestion automatisée permet en outre de détecter les fraudes – sources de pertes. Enfin, la dématérialisation de vos notes de frais vous ouvre la voie à l’archivage numérique, bien moins coûteux…
Vos responsabilités sont lourdes en temps de crise. Allégez votre charge de travail en tirant parti de la digitalisation ! L’utilisation de vos nouveaux outils est déterminante de vos résultats, et de la pérennité de l’entreprise…
