Nell’esercizio delle loro funzioni, molti lavoratori sono obbligati a viaggiare per conto dell’azienda. Durante questi spostamenti sono costretti a sostenere spese che vengono poi rimborsate dal loro datore di lavoro. Esistono due tipologie di rimborso spese per le trasferte di lavoro : il rimborso analitico o a piè di lista e il rimborso forfettario. In questo articolo capirete cosa si intende per rimborso spese forfettario e come funziona.
Cos’è il rimborso forfettario ?
Quando si tratta di rimborso spese forfettario, il datore di lavoro eroga una cifra pattuita al dipendente in trasferta a seconda del tipo di spesa sostenuta e dichiarata poi in una nota spese. L’importo di questo rimborso può variare secondo i parametri stabiliti dalla legge. Può anche accadere che un’azienda definisca in modo autonomo l’importo del forfait se offre delle condizioni più favorevoli per i lavoratori. L’importo è calcolato in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera e deve essere corrisposto per l’intero periodo della trasferta di lavoro, nel senso che non è influenzato dalla durata effettiva della trasferta. Ciò significa che è possibile beneficiare del rimborso forfettario anche se la missione è stata svolta in poche ore.
Al contrario, lo spostamento del dipendente all’interno del territorio comunale non è considerato come una trasferta. In questo caso, se il datore di lavoro riconosce un’indennità forfettaria, essa contribuisce pienamente alla formazione del reddito del lavoratore ed è quindi soggetta a tassazione.
Altro elemento caratteristico del rimborso spese forfettario, il lavoratore non deve produrre alcun documento giustificativo per certificare l’ammontare delle spese sostenute durante la trasferta. Deve solo indicare la tipologia delle spese compilando la nota spese, questo per permettere all’azienda di calcolare l’importo che deve riconoscere al dipendente. L’importo del rimborso viene stabilito a priori e non è considerato come retribuzione, ciò significa che non viene tassato entro certi limiti. Il limite giornaliero è di 46,48€ per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia e di 77,46€ per le trasferte effettuate all’estero.
Rimborso forfettario: quali limiti ?
Si parla di rimborso forfettario nel momento in cui l’azienda versa una somma al proprio dipendente per le trasferte e le spese sostenute per conto della società. La somma del rimborso forfettario varia a seconda che il viaggio venga effettuato in Italia o all’estero. Affinché tali costi siano deducibili, l’importo del rimborso forfettario fissato dalla società deve rientrare nei limiti fiscali detraibili. A seconda del tipo di viaggio l’importo può quindi variare e non concorre alla formazione del reddito entro i seguenti limiti :
– 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia;
– 77,46 Euro al giorno per le trasferte all’estero.
Qualunque sia la durata della trasferta, al lavoratore viene sempre riconosciuta un’indennità forfettaria fino ad 46,48€ al giorno, se la trasferta viene effettuata in Italia, che la mansione sia durata qualche ore o un’intera giornata.
L’azienda può scegliere se applicare i limiti esatti o applicare limiti più bassi. Il datore di lavoro può anche scegliere di superare questi limiti ma perde il delta dell’eventuale rimborso.
I vantaggi del rimborso forfettario
Con la modalità di rimborso forfettario, a differenza delle altre tipologie di rimborsi, non esiste alcun limite di deducibilità in capo all’azienda e come già visto, non concorre alla formazione del reddito per il dipendente fino ai limiti sopra esposti.
Per erogare i rimborsi forfettari, il lavoratore deve necessariamente essere dipendente dell’azienda e come tale avere una busta paga sulla quale vengano direttamente inseriti i rimborsi.
Il rimborso forfettario non è imponibile in capo al dipendente ma per l’azienda è interamente deducibile. Come tale permette al datore di lavoro di abbassare l’imponibile sul quale viene calcolata la tassazione.
Molte aziende hanno necessità di mandare i propri dipendenti in trasferta. Per le società è quindi importante saper usare la modalità di rimborso adatta e gestire correttamente i diversi tipi di rimborso applicabili.
