In ambito aziendale, i termini di diaria e indennità di trasferta vengono spesso confusi. Sebbene entrambi siano legati alle spese sostenute durante una trasferta, presentano differenze sostanziali, sia in termini di natura che di trattamento fiscale. Scoprite in questo articolo le definizioni dei termini diaria e indennità di trasferta e cosa li distingue.
1. Trasferta di lavoro e tipologie di rimborso spese
Trasferta di lavoro, trasferimento e viaggio di lavoro
La trasferta di lavoro è uno spostamento temporaneo e occasionale del dipendente da una sede lavorativa ad un’altra, sia in Italia che all’estero, con l’obbligo di rientrare al termine dell’incarico. A differenza del trasferimento, che implica un cambio di sede definitivo, la trasferta ha una durata limitata, da uno o più giorni fino a diverse settimane.
Anche i viaggi di lavoro presentano alcune differenze. Mentre i viaggiatori abituali effettuano spostamenti frequenti per ragioni di lavoro, le trasferte sono eventi più occasionali.
Queste differenze sono importanti perché il carattere temporaneo della trasferta di lavoro ha un impatto diretto sul calcolo delle spese rimborsabili. La trasferta di lavoro prevede infatti dei costi quotidiani: spese di viaggio (biglietti, noleggio di un veicolo, trasporti pubblici…), vitto e alloggio. Queste spese vengono poi rimborsate secondo diverse modalità, in base alle politiche aziendali e al contratto collettivo di lavoro.
Le tipologie di rimborso spese per la trasferta di lavoro
Durante una trasferta di lavoro, il dipendente spesso anticipa diverse spese, come vitto e alloggio. Per il rimborso di queste spese, esistono due modalità principali: il rimborso forfettario e il rimborso analitico (o a piè di lista).
Nel rimborso forfettario, il dipendente riceve una diaria predefinita, ovvero un importo fisso giornaliero per coprire le spese sostenute durante la trasferta. In questo caso, il lavoratore non è tenuto ad attestare nel dettaglio le spese sostenute al termine della trasferta, cioè non è tenuto a conservare alcun documento fiscale: ricevute, scontrini o fatture.
Con il rimborso a piè di lista invece, il dipendente riceve oltre ai rimborsi per le spese effettuate anche un’indennità giornaliera che può variare a seconda di cosa viene rimborsato. In questo caso, il lavoratore è tenuto a conservare tutti i documenti giustificativi per certificare l’importo esatto delle spese sostenute che gli vengono rimborsate.
1. Diaria e indennità di trasferta definizione e differenze.
La diaria
Come abbiamo visto, nel caso della diaria, il dipendente non è tenuto a presentare scontrini o fatture per giustificare le spese sostenute durante una trasferta. Basta indicare, nella nota spese, la tipologia di spesa (ad esempio, “spese di viaggio”) per permettere all’azienda di calcolare l’importo di cui il dipendente è a credito.
La diaria, che non è considerata parte della retribuzione, è un rimborso forfettario e non viene tassata in base al luogo della trasferta entro i seguenti limiti:
– 46,48 Euro al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia;
– 77,46 Euro al giorno per le trasferte all’estero.
È importante sottolineare che l’importo massimo giornaliero della diaria è fisso, indipendentemente dalla durata della trasferta. infatti, al lavoratore viene sempre riconosciuta un’indennità forfettaria fino a 46,48€ al giorno se la trasferta viene effettuata in Italia. Questo che la mansione sia durata qualche ore o di un’intera giornata, il limite massimo rimane invariato.
L’azienda ha la facoltà di stabilire importi inferiori ai limiti previsti dalla legge, ma non può superarli se intende beneficiare dell’esenzione fiscale. Superare questi limiti comporterebbe la tassazione dell’importo eccedente.
Spesso però, il termine diaria viene usato al posto di indennità di trasferta e ciò provoca facili confusioni, trattandosi di due concetti molto diversi.
L’indennità in caso di trasferta
Il lavoratore in trasferta può anche ricevere da parte dell’azienda un’indennità di trasferta. Questo termine indica una somma aggiuntiva concessa al lavoratore come compenso per il fatto che sia in trasferta e quindi chiamato ad esercitare le sue funzioni al di fuori della sede di lavoro abituale. L’indennità di trasferta viene considerata come una parte aggiuntiva dello stipendio. Può naturalmente aggiungersi al rimborso spese analitico o a piè di lista e quando è tassata, lo è sempre in capo al lavoratore.
L’importo dell’indennità di trasferta può variare secondo i parametri stabiliti dalla legge. Per conoscere l’ammontare dell’indennità in caso di trasferta, bisogna fare riferimento al contratto collettivo nazionale di lavoro (CCNL) e tenere presente che ogni settore di attività ha le sue specificità e può prevedere un contributo diverso.
L’importo può essere fisso o corrispondere a una percentuale della retribuzione giornaliera; in ogni caso deve essere corrisposto per l’intero periodo della trasferta. Trattandosi di un compenso aggiuntivo rispetto alle spese documentate, l’indennità di trasferta viene considerata come retribuzione in busta paga dal punto di vista fiscale ed è soggetta alla relativa tassazione a carico del dipendente.
Le indicazioni relative all’indennità di trasferta si possono trovare in uno dei contratti più diffusi, il contratto collettivo nazionale di lavoro del commercio:
L’indennità di trasferta “avente natura retributiva, che ristora il disagio connesso al lavoro fuori sede, così come l’eventuale prolungamento d’orario per i tempi di viaggio, nel limite massimo di 2 (due) ore giornaliere. Oltre tale limite il tempo di viaggio, salvo che il Lavoratore non sia conduttore del mezzo di trasporto (nel qual caso gli spetterà l’intera retribuzione oraria), sarà retribuito con il 70% (settanta per cento) della R.O.N. L’eventuale lavoro straordinario effettuato fuori dalla sede abituale di lavoro, purché autorizzato e documentato, sarà retribuito con le normali maggiorazioni contrattuali.”
In sintesi, mentre la diaria è un rimborso forfettario delle spese sostenute durante una trasferta, l’indennità di trasferta è un compenso aggiuntivo per il dipendente durante le trasferte che va oltre al rimborso analitico. Al contrario della diaria, l’indennità di trasferta viene considerata reddito e non è tassata entro certi limiti, mentre l’indennità di trasferta è parte della retribuzione e quindi è soggetta a tassazione a carico del dipendente.
Siete alla ricerca di una soluzione per digitalizzare il trattamento dei rimborsi legati alle spese di viaggio dei dipendenti in trasferta? Contattateci e richiedete una dimostrazione della nostra soluzione. 👇
