State valutando l’opportunità di adottare una soluzione per semplificare e digitalizzare il trattamento delle note spese ?
Avete già selezionato alcune APP che sembrano rispondere alle vostre necessità:
- L’automatizzazione completa dell’intero processo: dalla registrazione delle spese in contabilità fino all’elaborazione dei rimborsi per i dipendenti;
- La perfetta integrazione con il sistema contabile o gli altri sistemi presenti in azienda;
- La possibilità di avere un reporting dettagliato e in tempo reale delle spese sostenute;
- Un’APP note spese che in pochi clicks permetta di effettuare la scansione di scontrini e altri giustificativi di spesa, nel pieno rispetto della conservazione digitale a norma;
- Un software che si adatti alle esigenze di piccole e grande imprese presenti sul territorio nazionale come all’estero e che hanno quindi bisogno di gestire le spese in valute estere e i tassi di cambio
- Un’APP che possa permettere di automatizzare il processo di riconciliazione bancaria nonché garantire numerose possibilità di personalizzazione.
Però vi chiedete anche come reagiranno i vostri collaboratori di fronte alla sua introduzione.
Sebbene l’utilizzo di software e applicativi fa parte del quotidiano di ogni dipendente, potreste incontrare qualche ostacolo al cambiamento:
- La paura della novità: dover cambiare processi e doversi abituare ad un nuovo sistema può scoraggiare i lavoratori, perché possono pensare di dover dedicare del tempo prezioso per doversi formare all’utilizzo della nuova soluzione. Oppure perché potrebbero pensare di non avere le competenze necessarie per poterla utilizzare;
- Diffidenza e smarrimento: i collaboratori possono non comprendere le motivazioni e i vantaggi legati all’adozione di un’APP per la gestione delle note spese.
- Avversione al rischio: il cambiamento può essere visto come rischioso e questo può portare le persone ad essere meno motivate e a preferire i processi già consolidati.
🤔 Come comportarsi se si sperimentano queste difficoltà?
#1 – Informare
Ovviamente, la prima cosa da fare è informare tutti i dipendenti che una nuova soluzione per il trattamento delle note spese sarà introdotta a breve. Bisogna presentare l’APP, i vantaggi che può apportare nella gestione delle note spese ai diversi livelli dell’organizzazione aziendale, il perché sia stata scelta tra quelle selezionate e spiegare come avverrà la transizione dal vecchio al nuovo processo.
#2 – Condividere
Raccogliete gli avvisi e i pareri di un gruppo eterogeneo di collaboratori per poter prendere in conto e rispondere ai differenti bisogni nella fase d’implementazione della soluzione per la digitalizzazione delle note spese.
#3 – Sperimentare
Spesso, una buona opportunità per superare la resistenza al cambiamento, è quella di organizzare una fase di test, nella quale voi stessi e i vostri collaboratori potrete verificare in maniera pratica se l’APP risponde a tutte le vostre aspettative.
E per quanto riguarda la formazione?
Come molti software, anche quelli per la gestione e il trattamento automatizzato delle note spese, possono richiedere una fase di formazione con l’ausilio di guide pratiche e/o di video didattici.
Ma attenzione, alcuni collaboratori potrebbero pensare che avere bisogno di una formazione, implichi che la soluzione sia complicata da utilizzare. E questo potrebbe rappresentare un ulteriore ostacolo al cambiamento
E se non ci fosse bisogno di alcuna formazione?
L’APP note spese di N2F è talmente intuitiva che i vostri dipendenti potranno utilizzarla senza aver bisogno di formarsi per ore e ore. L’adozione della soluzione si farà in modo semplice, rapido e senza stress.
Gli unici che dovranno essere affiancati dai nostri team per familiarizzarsi con la nostra soluzione, sono coloro che saranno designati amministratori, in generale i responsabili della contabilità, in carica della gestione e degli utilizzatori della soluzione.
Gli altri vantaggi offerti dalla soluzione per la digitalizzazione della note spese di N2F?
N2F vi consente di combinare la gestione dei giustificativi e delle indennità forfettarie in un unico strumento.
Grazie a N2F, i vostri collaboratori potranno risparmiare tempo prezioso per dedicarsi alle attività lavorative con maggior valore aggiunto.
In caso di dubbi o problemi, il nostro supporto tecnico è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 8h30 alle 17h30.
Vuoi saperne di più sull’app note spese N2F e sulle sue molteplici funzionalità? Norauto, l’azienda specializzata nella manutenzione e personalizzazione dell’automobile, è da tempo attenta a promuovere e sensibilizzare partners, collaboratori e clienti affinché adottino dei comportamenti responsabili. Il progetto di dotarsi di N2F è stato fortemente voluto e sostenuto sia dalla responsabile dell’amministrazione che dalla stessa direzione 👇
