La dématérialisation des factures a considérablement transformé la manière dont les entreprises gèrent leurs processus financiers.
En plus d’être une obligation légale, la facturation électronique s’impose comme une solution incontournable pour mieux contrôler et gérer les finances de l’entreprise.
Mais cette transition, aussi bénéfique soit-elle, soulève de nouvelles questions, notamment en matière de gestion des litiges. Comment identifier rapidement une facture en double ? Comment détecter une tentative de fraude ? Comment gérer les retards de paiement ou les erreurs de TVA ?
Ces préoccupations sont légitimes ! Lisez notre article, on vous explique tout sur la gestion des litiges avec la facturation électronique.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures correspond à la conversion des processus papier en un traitement numérique automatisé. Elle permet de remplacer les échanges manuels de factures par des flux numériques, optimisant ainsi la gestion comptable.
Les documents utilisés dans ces processus peuvent provenir de plusieurs sources : certains sont déjà au format électronique, comme des fichiers EDI, XML, ou CSV, tandis que d’autres peuvent être sous forme non structurée, comme des PDF. Lorsqu’il s’agit de documents papier, il est nécessaire de les numériser à l’aide d’outils de capture et de reconnaissance de caractères (OCR) pour les intégrer dans le processus dématérialisé.
L’utilisation d’outils SaaS (Software as a Service) pour la facturation dématérialisée offre une flexibilité considérable en permettant aux utilisateurs de gérer et d’organiser leurs factures depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Les obligations légales de la dématérialisation des factures
Les régulations ont évolué pour encourager la facturation électronique. En France, la Directive Européenne 2010/45/CE a marqué un tournant en proposant trois modes de facturation électronique :
- Le PDF simple
- Le PDF signé avec signature électronique avancée
- L’EDI (Échange de Données Informatisées).
Chaque méthode impose des conditions de sécurité spécifiques pour garantir l’authenticité et la traçabilité des factures.
Depuis 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues d’adopter la facturation électronique. Des évolutions comme l’ordonnance de 2014 et le décret de 2016 ont également introduit la notion de « copie fiable », permettant aux factures papier scannées d’être juridiquement reconnues, à condition qu’elles respectent certaines exigences :
- Reproduction à l’identique
- Archivage sécurisé
- Conservation pendant les délais légaux et fiscaux.
Les autres pays européens suivent par ailleurs cette tendance vers la généralisation de la facturation électronique, avec des réglementations adaptées à leurs spécificités locales.
Les litiges liés à la facturation
Plusieurs erreurs ou tentatives de fraudes peuvent vous alerter dans le cadre de la facturation :
- Doublon : vous recevez deux fois la même facture d’un fournisseur. Cela peut entraîner des paiements en double et des complications comptables.
- Fraude : une facture présente des incohérences ou des éléments suspects, laissant penser qu’il pourrait s’agir d’une tentative de fraude.
- Non-respect de la date d’échéance : un fournisseur vous signale un retard de paiement, ce qui peut engendrer des pénalités ou des tensions dans la relation commerciale.
- Taux de TVA : le montant de la TVA appliqué sur une facture semble incorrect, ce qui peut avoir des conséquences fiscales pour votre entreprise.
Au-delà de ces exemples, d’autres types de litiges peuvent survenir, tels que des erreurs sur les informations produits ou services, des contestations du montant de la facture, ou encore des problèmes liés à la livraison ou à la réception des biens.
Vous le comprenez, pour anticiper et gérer ces litiges et in fine préserver la santé financière de votre entreprise et la qualité de vos relations avec vos fournisseurs, il est essentiel de se doter des outils adéquats.
Les logiciels de facturation électronique proposés par les opérateurs de dématérialisation tels que N2F – Invoice vous alertent en cas d’erreur ou de tentative de fraude, pour une gestion facilitée des litiges.
Pourquoi utiliser un outil de facturation électronique performant ?
#1 – Pour anticiper et gérer les litiges
Un tel outil vous permet d’anticiper et de gérer les litiges de manière proactive, plutôt que de les subir passivement. Il vous offre une visibilité en temps réel sur vos factures, vous alerte en cas d’anomalie ou de risque potentiel, et vous aide à résoudre les problèmes rapidement et efficacement.
#2 – Pour faire gagner du temps et de l’efficacité aux équipes financières
En vous équipant d’un outil de facturation électronique performant, vous transformez la gestion des litiges en un processus fluide et maîtrisé. Vous libérez vos équipes financières des tâches chronophages et leur permettez de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse financière ou la gestion de la trésorerie
Vous renforcez également la fiabilité de vos données financières et la confiance de vos partenaires commerciaux, en garantissant une gestion rigoureuse et transparente de vos factures.
Nous vous recommandons de vérifier que l’outil possède ces fonctionnalités essentielles :
- Alertes en temps réel sur les litiges potentiels : soyez averti dès qu’un litige potentiel est détecté, que ce soit un doublon, une suspicion de fraude, un retard de paiement ou une erreur de TVA. Ces alertes vous permettent d’agir rapidement et d’éviter que les problèmes ne s’aggravent.
- Automatisation des processus de vérification et de validation : gagnez du temps en automatisant les tâches répétitives et chronophages, telles que la vérification des informations fournisseurs, la validation des factures ou le rapprochement avec les bons de commande.
- Communication facilitée avec les fournisseurs : échangez facilement avec vos fournisseurs en cas de litige, grâce à des outils de communication intégrés et un suivi centralisé des échanges.
- Suivi et résolution des litiges : gardez une trace de tous les litiges, de leur identification à leur résolution, pour une transparence totale et une meilleure gestion des risques.
N2F – Factures fournisseurs, votre meilleur allié pour la gestion des litiges
N2F – Factures fournisseurs est une solution complète et performante pour vous accompagner dans la gestion de vos litiges et simplifier votre comptabilité fournisseurs.
Il s’agit d’un logiciel de facturation électronique conçu pour automatiser et fluidifier l’ensemble de votre processus de traitement des factures entrantes, de la réception à l’intégration comptable, tout en garantissant la conformité légale.
Il intègre des fonctionnalités avancées spécifiquement dédiées à la gestion des litiges, telles que :
- Gestion multicanale et multiformat : N2F – Invoice traite tous types de factures (papier, PDF, e-mail, Factur-X, EDI…).
- Détection automatique des anomalies et alertes : le logiciel analyse chaque facture et vous alerte en cas de doublons, risques de fraude, non-respect des conditions de paiement ou erreurs de TVA.
- Workflows paramétrables et conditionnels : mettez en place des circuits de validation adaptés à votre organisation, avec des règles de validation basées sur le fournisseur, le montant, le centre de coût, etc. Les relances sont automatisées pour un gain de temps considérable.
- Piste d’Audit Fiable graphique : N2F – Factures fournisseurs garantit la traçabilité complète de vos factures, avec un accès visuel à l’historique des modifications, échanges et validations. Vous êtes ainsi conforme en cas de contrôle fiscal.
La dématérialisation, une opportunité à saisir avec les bons outils
Vous le savez, la dématérialisation des factures est véritablement un levier de performance et de sérénité pour les entreprises.
Au-delà des gains opérationnels, elle contribue aussi à une gestion plus agile et plus proactive en permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier et de saisir de nouvelles opportunités.
Grâce à N2F – Factures fournisseurs, vous bénéficiez d’une véritable transformation digitale au service de la performance et de la tranquillité d’esprit.
