Couramment utilisé au sein des entreprises, et en particulier dans les services comptables, le logiciel Excel peut vite devenir votre ennemi dans la gestion spécifique des notes de frais. S’il est accessible et facile d’utilisation, son interface reste limitée. Une société en plein essor a besoin d’outils performants pour enregistrer, valider et partager sans encombre les données et justificatifs. Les applications dédiées à la gestion des notes de frais sont de plus en plus privilégiées par les entreprises. Leur utilisation offre de nombreux avantages à l’ensemble des collaborateurs.

Le processus de validation et d’approbation des notes de frais représente une étape cruciale pour le respect de la politique de remboursement d’une entreprise. Il s’agit de vérifier chaque dépense engagée, de détecter les erreurs et éventuels oublis de justificatifs, tout en respectant les budgets préalablement fixés. C’est aussi un processus particulièrement pénible et répétitif pour les managers et le service comptable. Voici une série de bonnes pratiques à suivre pour mettre en place un processus de validation des notes de frais plus efficace pour tous.

De la TPE à la PME, en passant par le grand groupe international, toutes les entreprises sont concernées par les déplacements d’une partie de leurs collaborateurs. Des petits déplacements quotidiens, à commencer par les rendez-vous clients, aux grands déplacements, ils représentent une somme de notes de frais et de calculs.

En l’absence d’un processus agile, la gestion des indemnités de déplacement peut être un vrai casse-tête. Quels types de frais peuvent être remboursés ? Par rapport à quels critères ? Et en matière de frais professionnels, le grand déplacement nécessite un traitement particulier. Suivez le guide !

Lorsque le salarié d’une entreprise effectue des dépenses dans le cadre de sa mission sur ses deniers personnels, son employeur doit le rembourser. Pour cela, l’entreprise valide, à travers différentes étapes, la réalité de cette dépense. De son côté, l’employeur a différentes démarches à réaliser pour rester en conformité avec les dispositions prévues au code de la sécurité sociale. Regardons de plus près quels sont les différents cas de figure des défraiements.

Les frais de déplacement, sous conditions, constituent des dépenses professionnelles à rembourser aux collaborateurs. Ils incluent non seulement les frais de transport, mais aussi les dépenses de repas et d’hébergement. Quelles sont les conditions que le DAF doit vérifier au moment de rembourser les frais de déplacement ? Quels types de dépenses ouvrent droit au remboursement ? Et pour quel montant ? Le point sur les règles applicables en matière de remboursement des frais de déplacement.

Les collaborateurs – salariés, associés, dirigeants… – peuvent être amenés à utiliser un véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels. Dans la mesure où les trajets sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise, ils ouvrent droit à un remboursement par la société… sous réserve d’établir correctement les notes de frais kilométriques. Indemnité forfaitaire ou frais réels : comment les différentes dépenses sont-elles prises en charge ? Quelles sont les conditions à remplir pour se faire rembourser ? Comment bien remplir un modèle de note de frais kilométrique ? Réponses !