Alors que nous évoluons tous à l’aveugle dans un contexte sanitaire complètement inédit, les entreprises ont dû trouver des solutions pour protéger leurs employés. Même si elles ont connu un regain d’activité ces dernières semaines et que les salons professionnels semblent reprendre en fin d’année, la situation reste malgré tout instable et la vigilance est de mise.
Voici nos conseils pour préserver vos équipes lors de leurs déplacements professionnels durant cette période de crise.
Eviter les déplacements professionnels
Le premier paramètre à prendre en compte au moment d’envisager un déplacement professionnel, c’est sa nécessité : à quel point avez-vous besoin que votre employé se déplace ? Quels bénéfices allez-vous tirer de ce déplacement ? Des solutions alternatives peuvent-elles être mises en place ? Depuis un an et demi, de nombreux outils de travail à distance ont été développés, évitant ainsi un grand nombre de déplacements. En plus de garder votre collaborateur à l’abri, vous ferez des économies sur les frais de déplacement.
Sécuriser les déplacements professionnels
Dans le cas où le déplacement est inévitable, vous pouvez adopter les pratiques suivantes dans l’intérêt de vos collaborateurs.
Déplacements à l’étranger
Les règles d’entrée et de sortie des territoires changent sans cesse. Avant d’envoyer un collaborateur à l’étranger, vérifiez les conditions à remplir et faites-les connaitre à l’employé concerné. Prenez ces informations directement sur le site du gouvernement pour plus de fiabilité. « Les conditions d’accès aux différents pays étant susceptibles d’être modifiées sous des délais très brefs, assurez-vous que les informations dont vous disposez sont toujours valables. Entre les vaccins, les tests PCR négatifs, les périodes d’isolation avant ou après le voyage, beaucoup de paramètres doivent être pris en compte.
Après un an et demi de confinements et de privations, on constate un relâchement général dans le respect des gestes barrière. Le gel hydroalcoolique est de plus en plus souvent oublié ou mis de côté. Le masque a tendance à disparaître rapidement dans certains situations. Et de manière générale, la vigilance sur l’hygiène s’est affaiblie. On fait un peu moins attention à bien se laver les mains après avoir touché son masque par exemple. Pourtant, la bonne application de ces gestes est toujours aussi importante. Ils protègent vos employés en déplacement professionnel, mais aussi au sein de vos locaux.
Vos obligations durant les déplacements professionnels de vos employés
Maintien du lien de subordination
La justice considère que le lien de subordination entre l’employé et l’employeur est maintenu durant toute la durée de son séjour, qu’il soit en train d’agir dans le cadre de sa mission ou qu’il effectue un acte de la vie courante.
Si ses circonstances changent en cours de séjour, que les conditions d’entrée et de sortie de territoire sont modifiées, ou s’il se blesse ou tombe malade, il vous appartient de tout mettre en œuvre pour faire rapatrier le collaborateur ou, à défaut, qu’il bénéficie des hébergements et/ou des soins nécessaires.
Le remboursement des notes de frais
Pour que le déplacement de votre collaborateur se passe le plus sereinement possible, soyez prompt à rembourser les frais qu’il engage au nom de l’entreprise : hébergement, transport, restauration… Soyez vigilants à ce que ces dépenses ne pèsent pas trop lourdement sur ses finances personnelles. Pour accélérer cette procédure, pensez à équiper votre entreprise d’une application de gestion des notes telle que N2F. Une solution numérique divise par 4 le temps de traitement d’une note de frais et apporte un réel confort au collaborateur en déplacement, ainsi qu’à votre équipe comptable.
Les déplacements professionnels ne sont pas des actes anodins pour une entreprise. Au-delà du coût financier, vous êtes également responsable de la sécurité de votre employé pendant toute la durée de son déplacement. Pour que tout se passe au mieux, pensez à anticiper au maximum les conditions de ce déplacement, les actions à mettre en place en cas de problème et à équiper votre entreprise d’outils qui vous facilitent la vie au quotidien. Vous verrez partir vos employés avec beaucoup plus de sérénité.
