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Modèle de politique de frais

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Les déplacements professionnels font partie de la vie quotidienne des entreprises : qu’il s’agisse d’une formation client, d’une visite sur un chantier ou d’un déplacement sur un salon, vos salariés sont amenés à se déplacer pour mener à bien leurs missions.

Pour autant, sans politique de frais formalisée et accessible, les dépenses professionnelles peuvent vite devenir un sujet de friction.

Ce modèle de politique de frais vous permettra de clarifier et structurer votre charte des dépenses : vous pourrez le partager à vos équipes, afin que chacun.e ait connaissance des règles à respecter en matière de dépenses professionnelles.

Thumbnail - Modèle de politique de frais

A quoi sert une politique de frais ?

La politique de frais est un document qui permet de cadrer les dépenses professionnelles, ainsi que les modalités de remboursement associées.

Document de référence, elle permet de :

Fluidifier les processus
Réaliser des économies
Garantir la satisfaction des employés
Limiter les frictions
Mieux récupérer la TVA.

La politique de frais permet aussi de déterminer les postes de dépenses à surveiller, et de s’assurer que les salariés restent bien dans le cadre de dépense prévu.

Selon une étude interne à N2F, le coût de la fraude ou des erreurs sur les notes de frais reviendrait à 747€ par salarié et par an ! Lorsqu’on sait qu’en plus les risques sont élevés en cas de contrôle URSSAF, on comprend l’importance de bien communiquer sur sa politique de frais pour qu’elle soit respectée.

Comment utiliser ce modèle de politique de frais ?

Ce modèle comporte de nombreuses catégories :

Règles en matière de plafonds (restaurant, nuit d’hôtel, etc.)
Types de dépenses autorisés
Barèmes
Justificatifs attendus
Modalités de remboursement.

Totalement personnalisable, il vous permet d’inclure les règles principales en matière de dépenses professionnelles, mais aussi d’ajouter les spécificités de votre entreprise (par exemple liées à la convention collective ou à des accords).

Vous trouverez aussi un rappel des règles à respecter absolument au moment de soumettre une note de frais, notamment :