MODÈLE WORD GRATUIT

Modèle de politique de frais professionnels

Plafonds, justificatifs, circuit de validation, délais de remboursement : sans règles écrites, chaque note de frais devient un cas particulier. Ce document Word vous donne une politique de frais complète, à compléter avec vos montants et à partager avec vos équipes.

Un tableau de plafonds pour 9 catégories de dépenses, avec le justificatif attendu
Le circuit de validation par montant et les règles d’archivage
Une checklist à cocher avant chaque soumission de note de frais

8 sections · 9 catégories de dépenses · 8 points de contrôle

Thumbnail - Modèle de politique de frais

Le contenu

Ce que contient le modèle

Huit sections et une checklist finale. Les éléments entre crochets sont à remplacer, les montants en italique sont des exemples à ajuster.

Objet et principes généraux. À qui s’applique la politique (salariés, dirigeants, bénévoles le cas échéant) et les quatre règles de base, dont la validation préalable de tout dépassement.
Catégories de dépenses et plafonds. Repas, repas d’affaires, hôtel en province et en grande ville, train, avion, véhicule personnel, carburant et péage, achats divers : un plafond et une condition pour chacun.
Justificatifs exigés. Quatre justificatifs recevables, quatre refusés, et ce qu’il faut pour récupérer la TVA.
Validation et remboursement. Qui valide selon le montant, sous quel délai, puis le mode de remboursement, le délai et les avances.
Archivage et conservation. Durée, format, lieu de stockage et traçabilité des pièces, avec un responsable pour chacun.
Cas particuliers et checklist. Télétravail, déplacements à l’étranger, invitations clients, puis huit points à vérifier avant d’envoyer ou de valider une note.

Ce que le modèle vous évite

Pour les DAF, RAF, dirigeants et responsables RH qui veulent poser des règles de dépenses claires, ou réécrire une charte devenue floue.

Partir d’une page blanche

La structure est prête, du champ d’application à l’archivage. Il reste à fixer vos plafonds et à nommer vos valideurs.

Des tickets de carte bancaire en guise de justificatif

Le modèle dit ce qui est recevable et ce qui ne l’est pas. Les salariés savent d’avance quelle pièce garder.

Des validations au cas par cas

Un tableau associe chaque tranche de montant à un valideur et à un délai : dépense courante, N+1, direction, engagement exceptionnel.

Des allers-retours sur les notes incomplètes

La checklist en huit points se coche avant l’envoi : motif, justificatif, TVA, invités d’un repas d’affaires, montant exact.

4 niveaux de validation, de la dépense courante à l’engagement exceptionnel
8 exemples de justificatifs, quatre acceptés et quatre refusés
3 cas particuliers à préciser : télétravail, étranger, invitations clients

Téléchargez le modèle gratuit

Recevez le fichier par e-mail juste après l’envoi du formulaire.

Un document Word modifiable
8 sections et une checklist de validation
Des montants d’exemple à adapter à votre organisation

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Pourquoi formaliser votre politique de frais

Une politique de frais fixe ce que l’entreprise rembourse, jusqu’à quel montant et avec quel justificatif. Elle sert de référence au salarié qui avance une dépense, au manager qui la valide et à la comptabilité qui la contrôle. Écrite et partagée, elle limite les discussions au moment du remboursement et les pertes de TVA dues à des pièces incomplètes.

Combien de temps conserver les justificatifs

La section archivage du modèle renvoie à la durée légale. Pour la fixer, Service Public Entreprendre détaille les délais de conservation des documents : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice pour les pièces justificatives comptables, dont les factures.

Appliquer la politique de frais dans N2F

N2F propose un système de modèles qui s’adapte aux politiques de frais par catégorie, aux profils utilisateurs par service et aux spécificités locales, comme la TVA par pays. Les circuits de validation se personnalisent selon vos règles, par exemple par service, par projet ou par axe analytique. Les équipes sont alertées automatiquement en cas de dépense suspecte, de doublon ou d’anomalie fiscale, et les justificatifs sont conservés grâce à l’archivage à valeur probante.

Les autres ressources sur la politique de frais

Pour comprendre comment construire et faire respecter vos règles, lisez le livre blanc Politique de frais. Pour déclarer les dépenses selon ces règles, utilisez le modèle de note de frais. Toutes nos ressources sont gratuites.

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