Vous avez fait des années d’études pour maîtriser le droit, pas pour devenir expert en facturation ou en archivage de documents. Pourtant, si vous êtes comme la plupart des avocats, vous passez probablement plusieurs heures par semaine sur des tâches qui n’ont rien à voir avec votre métier : retrouver un justificatif de frais, relancer une facture, chercher un document dans vos archives, mettre à jour un tableau de suivi…
C’est exactement pour ça que les bons outils font toute la différence. Pas pour remplacer votre expertise, mais pour vous débarrasser de ce qui vous ralentit. Un cabinet bien équipé, c’est un cabinet où l’administratif se fait presque tout seul, où les informations sont au bon endroit quand vous en avez besoin, et où vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Voici 10 logiciels qui ont prouvé leur utilité au quotidien dans les cabinets d’avocats. Certains vous feront gagner quelques minutes par jour, d’autres plusieurs heures par semaine. Tous vous simplifieront la vie.
1 – Gestion de dossiers et CRM
2 – Comptabilité et facturation
3 – Gestion des notes de frais
4 – Sécurité et stockage de documents
5 – Outils collaboratifs et communication
6 – Documentation juridique
1. Gestion de dossiers et CRM
Jarvis Legal : gestion de cabinet et dossiers
Jarvis Legal est une solution tout-en-un conçue spécifiquement pour les avocats. Ce logiciel centralise l’ensemble de vos dossiers clients, automatise le suivi des échéances et facilite la gestion administrative. Grâce à son interface intuitive, vous pouvez consulter en un coup d’œil l’état d’avancement de chaque affaire, les documents associés et l’historique des échanges avec vos clients.
L’avantage majeur : un gain de temps considérable dans la recherche d’information et une vision globale de votre activité. Plus besoin de naviguer entre plusieurs outils, tout est accessible depuis une seule plateforme.
Secib Neo : gestion de workflow juridique
Secib Neo se distingue par sa capacité à structurer et à automatiser les workflows juridiques. Ce logiciel permet de créer des modèles de procédures personnalisés pour chaque type d’affaire en garantissant ainsi qu’aucune étape importante ne soit oubliée.
La gestion des délais est optimisée grâce à un système d’alertes automatiques qui vous notifie des échéances importantes. Pour les cabinets qui gèrent un volume important de dossiers, Secib Neo est clairement un indispensable pour maintenir un niveau d’organisation optimal.
2. Comptabilité et facturation
Kleos (Wolters Kluwer) : facturation et suivi clients
Kleos est une référence dans le domaine de la facturation pour les professionnels du droit. Cette solution propose un suivi précis du temps passé sur chaque dossier, une fonctionnalité essentielle pour établir des facturations détaillées et justifiées. Le logiciel génère automatiquement les factures selon vos barèmes horaires et facilite le suivi des paiements.
L’intégration avec les outils comptables permet une synchronisation en temps réel de vos données financières. Avec Kleos, vous réduisez significativement le temps consacré à la facturation tout en améliorant la transparence avec vos clients.
Indy : comptabilité et suivi des factures
Indy (anciennement Georges) s’adresse particulièrement aux avocats en exercice individuel ou en petite structure. Ce logiciel simplifie la comptabilité au quotidien : catégorisation automatique des transactions, calcul des charges, préparation des déclarations fiscales et suivi de trésorerie.
L’interface est pensée pour les non-comptables, ce qui permet de gérer sa comptabilité en toute autonomie sans expertise technique particulière. Indy facilite également les échanges avec votre expert-comptable grâce à des exports simplifiés et conformes.
💡A lire aussi : Comment améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses de son organisation ?
3. Gestion des notes de frais
N2F : gestion des dépenses et notes de frais
La gestion des notes de frais représente souvent une corvée chronophage pour les avocats. Avec N2F, un avocat peut gérer ses notes de frais en moins de 2 minutes. Il suffit de photographier un ticket de restaurant, de parking ou de transport, et l’application reconnaît automatiquement les informations essentielles (montant, date, catégorie).
Les avantages sont multiples : gain de temps considérable, intégration comptable directe avec vos outils, conformité RGPD pour la protection des données sensibles, et automatisation du processus de validation pour les cabinets avec plusieurs collaborateurs. N2F permet également de gérer les indemnités kilométriques et d’établir des rapports de dépenses détaillés pour la refacturation client.
Pour les cabinets d’avocats qui doivent justifier précisément leurs frais auprès de leurs clients, N2F garantit une traçabilité parfaite et une présentation professionnelle des dépenses engagées. De plus, le module de cartes bancaires professionnelles vous permet d’effectuer des dépenses professionnelles en toute sécurité et dans le respect de votre politique de frais.
4. Sécurité et stockage de documents
Dropbox Business / OneDrive : archivage sécurisé
La confidentialité des documents clients est une priorité absolue pour tout cabinet d’avocats. Dropbox Business et OneDrive proposent des solutions de stockage cloud sécurisées avec chiffrement des données, gestion des droits d’accès granulaires et historique des versions.
Ces plateformes permettent d’accéder à vos documents depuis n’importe quel appareil tout en garantissant leur sécurité. L’automatisation des sauvegardes élimine le risque de perte de données, et les fonctionnalités de partage sécurisé facilitent la collaboration avec vos clients et confrères. Pour les cabinets soumis à des obligations réglementaires strictes, ces solutions offrent également des certifications de conformité rassurantes.
5. Outils collaboratifs et communication
Microsoft 365 / Teams : collaboration interne et gestion documentaire
Microsoft 365 et Teams constituent l’épine dorsale de nombreux cabinets modernes. Au-delà des applications bureautiques classiques (Word, Excel, Outlook), Teams facilite la communication interne par visioconférence, messagerie instantanée et partage de fichiers en temps réel.
L’intégration native avec les autres outils Microsoft permet une expérience fluide : vous pouvez co-éditer des documents, planifier des réunions et gérer vos projets sans quitter l’environnement Teams. Pour les cabinets avec plusieurs associés ou collaborateurs, c’est un atout majeur pour maintenir une communication efficace.
Trello / Notion : gestion de projet et suivi d’affaires
Pour une approche plus visuelle de la gestion de projet, Trello et Notion offrent des tableaux de bord personnalisables qui facilitent le suivi d’affaires complexes. Ces outils permettent d’organiser les tâches par dossier, d’attribuer des responsabilités à chaque collaborateur et de suivre l’avancement en temps réel.
Notion se distingue par sa polyvalence : base de connaissances interne, modèles de documents, gestion de projet et prise de notes collaborative. Pour les cabinets qui cherchent à centraliser leur documentation et leurs processus, Notion devient rapidement un hub central de l’organisation.
6. Documentation juridique
Lexis+ (anciennement 360 Intelligence) : base documentaire juridique
Lexis+ est la référence en matière de recherche juridique et de veille légale. Cette plateforme donne accès à une base documentaire exhaustive : jurisprudence, codes annotés, revues spécialisées et analyses doctrinales.
L’intelligence artificielle intégrée permet d’affiner vos recherches et d’identifier rapidement les décisions pertinentes pour vos dossiers. La fonction d’alerte personnalisée vous notifie des évolutions législatives et jurisprudentielles dans vos domaines d’expertise. Pour les avocats qui doivent rester à la pointe de l’actualité juridique, Lexis+ représente un investissement stratégique.
Vers un cabinet d’avocats plus agile et automatisé
Personne n’a choisi le métier d’avocat pour passer ses soirées à trier des tickets de caisse ou à relancer des factures impayées. Pourtant, c’est souvent ce qui arrive quand on ne s’équipe pas correctement.
Les outils présentés dans cet article vous permettent de gagner du temps et de vous consacrer pleinement à vos dossiers, à vos clients, ou simplement de rentrer chez vous à une heure décente.
💡Notre conseil : inutile de basculer l’ensemble de votre pratique d’un seul coup. Nous vous invitons à déceler le point qui engendre le plus de frictions, et de commencer par celui-ci. Pour de nombreux cabinets d’avocats, la gestion des notes de frais est un réel casse-tête : tickets qui s’accumulent, tableaux Excel à remplir, justificatifs à retrouver… C’est pour vous aider dans votre quotidien que N2F a mis au point une solution de gestion des notes de frais automatisant la refacturation des frais à vos clients, automatisant la gestion de la TVA et le traitement des notes de frais grâce à son scan intelligent.
Prêt à sauter de la pas de la digitalisation de votre cabinet ? Pour vous aider, nous avons réalisé pour vous une checklist des 8 critères indispensables à prendre en compte pour bien choisir votre solution de notes de frais.
