Pour assurer sa compétitivité, une entreprise doit avoir une vision claire de ses dépenses les contrôler rigoureusement.
Mais pour être efficace, encore faut-il se doter des bons outils ! Vous devez choisir ceux qui vous permettront d’avoir une vision globale de vos flux, et de prendre des décisions stratégiques pour le futur de votre entreprise.
Pourquoi est-il indispensable de contrôler les dépenses de son entreprise ?
Car dans un contexte commercial en constante évolution, les entreprises doivent avoir une vision claire de leurs flux de trésorerie. C’est ce qui leur permettra de prendre des décisions à long terme, mais aussi de pouvoir anticiper au mieux les fluctuations du marché pour une meilleure gestion quotidienne.
Comment une solution de notes de frais peut-elle vous aider ?
Il est probable que lorsqu’on évoque le contrôle des dépenses, vous n’ayez pas tout de suite en tête une solution de notes de frais. Et pourtant, saviez-vous qu’elle pouvait devenir une véritable alliée des comptables ?
Elle vous offre en effet une visibilité globale des dépenses et des analyses poussées, mais aussi une vision des encours, vous permettant de mieux gérer la trésorerie de l’entreprise.
#1 – Collecte instantanée des dépenses
Vos salariés peuvent soumettre instantanément leurs dépenses via une application de notes de frais. Il leur suffit de prendre leur justificatif en photo et le logiciel extrait toutes les informations pour compléter la note de frais : date, montant, vendeur, taux de TVA, etc.
Il ne reste plus qu’à cliquer sur un bouton, et la note de frais est soumise pour approbation ! En collectant les dépenses et factures de façon instantanée, vous gagnez du temps en vous assurant que toutes les informations sont fournies dès le départ. Plus de risque de perte des justificatifs, et finis les allers-retours incessants entre comptabilité, manager et employés pour corriger la note !
Grâce à l’automatisation, le processus de soumission, d’approbation et de paiement est optimisé. Vous réalisez ainsi des économies, et les services comptables pourront se concentrer sur leurs tâches à forte valeur ajoutée.
De plus, une application comme N2F intègre la possibilité de soumettre automatiquement les notes de frais en cours à une date donnée. Par exemple, vous pouvez décider que toutes les notes ouvertes seront automatiquement envoyées en validation le 20 du mois : vous aurez une meilleure vision des dépenses en cours, et pourrez anticiper le remboursement des employés l’esprit tranquille.
#2 – Validation automatique des dépenses
Une solution de notes de frais doit être totalement paramétrable pour s’adapter à la politique de frais de votre entreprise. Plus de surprise, vous ne remboursez que ce qui rentre dans les processus définis !
Par exemple, si vous avez fixé un plafond de 20€ par repas et par convive, un logiciel de note de frais pourra détecter une dépense excessive et avertir le collaborateur que seuls 20€ seront remboursés.
Vous le comprenez, une solution de notes de frais est un excellent moyen de détecter immédiatement les dépenses non conformes, mais aussi de cadrer les dépenses de vos employés en déplacement professionnel. De quoi améliorer la gestion des dépenses et de la trésorerie, et vous assurer de faire des économies !
#3 – Analyse budgétaire et contrôle des coûts
Pour prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise, vous avez besoin d’informations globales et en temps réel.
Grâce aux modules statistiques d’un logiciel de notes de frais, vous pouvez visualiser les tendances dans les flux de trésorerie de votre entreprise. Idéal pour votre analyse budgétaire et le contrôle de vos coûts.
Il devient ainsi possible d’extraire les données liées à un projet, à un client ou à un centre de coût :
- Dépenses par catégories (repas, voyages, nuitées, etc.)
- Montants engagés par employé ou service
- Dépenses par projet
- Consommation de carburant ou d’électricité des véhicules
- Délai de remboursement
- Etc.
Ainsi, vous pourrez par exemple générer un rapport mensuel des dépenses de voyages d’affaires, et le comparer avec le budget alloué. En cas de dépassement, il vous sera plus facile de prendre les mesures correctives ou d’ajuster le budget pour les prochains mois.
💡 Grâce aux modules statistiques, vous pouvez facilement extraire un document des frais engendrés pour le compte d’un client afin de lui refacturer les frais de déplacement.
#4 – Comptabilité analytique
La comptabilité générale des entreprises se base sur un plan comptable défini. La comptabilité analytique, elle, vient en complément pour ajouter un niveau d’analyse financière dans votre logiciel de comptabilité : codes, centres de coûts, projets, clients, chantiers, etc.
Vous pouvez ainsi évaluer la rentabilité d’un chantier ou d’un projet en cumulant vos charges, y compris les notes de frais, et les recettes associées.
Une application de notes de frais telle que N2F vous proposera ainsi des axes analytiques comme :
- Centres de coûts
- Projets
- Clients
- Méthodes de paiement
- Véhicules
- Affaires / missions
- Etc.
Idéal pour optimiser votre comptabilité et avoir une meilleure gestion des dépenses et achats de votre entreprise.
#5 – Business intelligence
On parle de business intelligence pour définir la prise de décision basée sur les données de l’entreprise. Cette gouvernance de l’information est indispensable pour réagir rapidement aux changements, anticiper au mieux et optimiser vos dépenses.
Et vos données comptables sont précieuses pour vous aider à déterminer les axes de développement ou de croissance pour les années à venir, mais aussi les points de vigilance. En prenant vos décisions sur des faits, et non sur des suppositions, vous assurez la pérennité de votre entreprise !
Peut-être ne le pensiez-vous pas, mais une solution de notes de frais fournit justement des données précises et actualisées sur l’état comptable de l’entreprise. En déversant sur vos axes comptables les dépenses de vos collaborateurs, vous pourrez avoir un aperçu global. De plus, les différents axes analytiques vous offriront une vision granulaire des informations.
Une solution de notes de frais liée à votre logiciel comptable vous offre une meilleure vision et un meilleur contrôle des dépenses en temps réel. Entre la collecte instantanée des dépenses, la validation automatique, les tableaux de bords et l’analyse de données, vous pouvez gérer plus efficacement les dépenses de votre entreprise.
C’est ainsi que vous pourrez prendre des décisions stratégiques basées sur des informations précises, et réduire les risques de dépenses excessives (y compris de fraudes). Optimisez dès maintenant votre gestion des dépenses et améliorez la rentabilité de votre entreprise en passant à une application de notes de frais !
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