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Cabinets d’avocats : 8 critères pour choisir votre solution de notes de frais

Avant de comparer les logiciels de notes de frais, votre cabinet doit savoir ce qu’il en attend : plafonds, circuits de validation, avances, archivage. Cette checklist vous aide à poser ces besoins, puis à évaluer chaque solution sur 8 critères.

8 questions pour définir vos besoins avant de comparer les offres
8 critères, de l’application mobile à l’intégration comptable
Les points de vigilance : archivage à valeur probante, contrôles automatiques, accompagnement

8 questions pour cadrer vos besoins · 8 critères de choix · 3 cas d’intégration comptable à tester

Logiciel de notes de frais pour cabinets d'avocats

Le contenu

Ce que vous trouverez dans cette checklist

Une série de questions pour cerner vos besoins, puis huit critères à passer en revue pour chaque solution présélectionnée.

Définir vos besoins. Plafonds, circuits de validation, rapprochement bancaire, archivage, avances, ordres de mission, remboursement automatique, indemnités kilométriques : huit questions pour écarter les offres qui ne conviennent pas.
Critères 1 et 2 : l’application mobile et le scan. Photographier le justificatif dès la dépense, puis laisser le scan extraire la date, le montant et les différents taux de TVA.
Critère 3 : un logiciel personnalisable. Des circuits de validation adaptés à votre organisation et des plafonds différents selon le pays, la ville ou l’entité.
Critère 4 : la conformité. Un archivage à valeur probante pour passer au zéro papier, et un hébergement en Europe, au mieux en France.
Critères 5 et 6 : reporting et contrôle. Classer les dépenses par client et par projet, croiser les données, repérer automatiquement les dépenses à vérifier.
Critères 7 et 8 : intégration et accompagnement. Une intégration simple à votre logiciel comptable, une équipe disponible pour le paramétrage puis le suivi.

Ce que cette checklist apporte à votre cabinet

Une grille pour les associés, office managers, responsables administratifs et comptables des cabinets d’avocats qui veulent dématérialiser leurs notes de frais.

Savoir ce dont vous avez besoin

Les huit questions préalables suffisent souvent à écarter une partie des offres du marché, avant même la première démonstration.

Suivre les frais par client et par dossier

Le critère sur le reporting montre comment classer les dépenses par mois, par client ou par projet, et croiser ces données pour piloter les frais du cabinet.

Ne pas négliger la conformité

Sans archivage à valeur probante, pas de gestion zéro papier possible. La checklist rappelle aussi de vérifier où les données sont hébergées.

Alléger les vérifications

Doublons, dépassement de plafond, dépense déclarée un jour férié : un bon outil met ces anomalies en évidence pour que la comptabilité sache quoi vérifier en priorité.

8 critères pour comparer les solutions présélectionnées, sur le fond et pas seulement sur les fonctionnalités
8 questions préalables pour décrire les besoins de votre cabinet
3 anomalies qu’un logiciel doit repérer seul : doublons, dépassements de plafond, dépenses déclarées un jour férié

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6 pages, 8 questions et 8 critères
Une grille à reprendre pour chaque solution étudiée
Les points à vérifier en démonstration

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Pourquoi télécharger la checklist pour choisir votre solution de notes de frais

Déplacements au tribunal, repas avec des clients, frais engagés sur un dossier : dans un cabinet d’avocats, les notes de frais passent par plusieurs mains avant d’être remboursées et comptabilisées. Un logiciel peut alléger ce circuit, à condition de correspondre à votre organisation. La checklist vous aide à comparer les offres avec une grille commune plutôt qu’à l’intuition.

Archivage et durée de conservation des justificatifs

Pour abandonner le papier, les justificatifs numérisés doivent être conservés dans des conditions qui préservent leur intégrité, pendant toute la durée légale. Service Public Entreprendre récapitule combien de temps une entreprise doit conserver ses documents, pièces justificatives comprises.

N2F pour les cabinets d’avocats

N2F propose une offre dédiée aux cabinets d’avocats. Les dépenses se structurent avec des axes analytiques liés entre eux, comme un client, ses projets, puis les dépenses associées. Avec les contrôles automatisés, les équipes sont alertées en cas de dépense suspecte, de doublon ou d’anomalie fiscale. L’archivage des justificatifs respecte la norme NF Z42-013.

Les autres ressources pour bien choisir

Pour approfondir votre comparaison, lisez notre guide sur le choix d’une solution de notes de frais et téléchargez notre modèle de cahier des charges. Toutes nos ressources sont gratuites.

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