L’on sous-estime bien souvent le réel coût de la gestion des notes de frais. Pour beaucoup d’entreprises le traitement de notes de frais par papier est encore largement répondu. Des erreurs de traitement peuvent alors s’accumuler, sans compter le risque de perte des reçus…
Pour les entreprises, une mauvaise gestion des notes de frais peut entraîner un coût équivalent à plusieurs milliers d’euros par an ! Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions simples et efficaces qui permettent d’optimiser la gestion des notes de frais. L’application de gestion de notes de frais N2F permet ainsi aux entreprises de réduire considérablement le coût de traitement des notes de frais des salariés. Voici comment…
Combien coûte exactement le traitement des notes de frais ?
Bien souvent, les entreprises ne se rendent pas compte du coût exact que représente une mauvaise gestion des notes de frais de leurs salariés. À la publication d’une étude réalisée en 2015, bon nombre de chefs d’entreprise et de directeurs administratif et financier sont tombés de haut lorsqu’ils ont pris connaissance des chiffres concernant la gestion des notes de frais.
Voici quelques chiffres clés de cette étude qui sont encore d’actualité pour les entreprises ayant une gestion non optimisée des notes de frais :
- le coût de gestion d’une note de frais avoisine les 53 € ;
- le traitement d’une note de frais sur cinq fait l’objet d’une erreur ;
- la correction d’une erreur augmente le coût de gestion d’environ 48 € ;
- le temps de traitement d’une note de frais avoisine les 20 minutes.
Ces quelques chiffres plus que parlants montrent à quel point il y a encore des progrès à réaliser auprès des entreprises qui n’optimisent pas le traitement des notes de frais provenant de leurs salariés.
Un autre constat que révèle cette étude est que les entreprises américaines ont rapidement saisi tout l’intérêt d’optimiser la gestion de leurs notes de frais en utilisant des logiciels de gestion performants. En 2015, 81 % des reçus en Europe étaient transmis en format papier. En 2021, est-ce que la majorité des entreprises sont passées à la numérisation de leurs notes de frais ? Rien n’est moins sûr…
À l’heure du numérique, il est pourtant possible d’opter pour une solution dématérialisée qui réduit considérablement le temps de traitement et le risque d’erreur dans le remboursement des notes de frais.
Les solutions d’optimisation
Au sein d’une entreprise, plusieurs dispositifs permettent d’optimiser la gestion des notes de frais. Les principaux dispositifs à mettre en place rapidement sont :
- une politique claire et détaillée des notes de frais à destination des salariés afin de présenter les différents frais professionnels pouvant être remboursés et les limites applicables concernant le remboursement des notes de frais (exemple : le montant maximum remboursé pour un repas d’affaires) ;
- l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permettant un traitement dématérialisé dans les plus brefs délais en scannant et en envoyant les reçus directement au service comptabilité de l’entreprise ;
- la diffusion massive d’une note d’information à destination des salariés concernant le process à respecter pour la récupération de la TVA sur leurs différents frais professionnels afin d’éviter de perdre d’importantes sommes pouvant faire l’objet d’une TVA récupérable.
Sur ce dernier point, les utilisateurs de l’application N2F ont pu constater une augmentation de leur TVA récupérable de l’ordre de 3 % par an, ce qui est loin d’être négligeable rapporté au montant de la TVA appliqué sur tous les frais professionnels.
Pourquoi choisir le logiciel N2F ?
L’application de gestion de notes de frais N2F propose plusieurs fonctionnalités qui permettent d’optimiser la gestion des notes de frais telles que :
- la possibilité pour un salarié de scanner et d’envoyer directement le reçu faisant l’objet d’une note de frais au service comptabilité de l’entreprise ;
- l’utilisation d’un outil de saisie des frais kilométriques avec intégration de Google Maps, ce qui évite les erreurs de calcul concernant le nombre de kilomètres à rembourser aux frais de l’entreprise ;
- le calcul de la TVA récupérable sur une note de frais.
Cette application N2F a donc été conçue pour répondre spécialement aux besoins des entreprises dans la gestion de leurs notes de frais, afin de réduire considérablement leurs coûts de gestion et les possibles erreurs de saisie ou de remboursement de ces frais professionnels.
