Tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni e dal numeri dei dipendenti, sostengono diverse tipologie di spese. Oltre alle classiche trasferte ci sono vari acquisti online, abbonamenti, spese per eventi e anche piccoli acquisti legati all’operatività di tutti i giorni. Se poi i dipendenti che compiono queste transazioni aumentano, mantenere il controllo sul budget diventa molto complicato.
Una possibile soluzione è la carta prepagata aziendale che consente all’impresa di mettere a disposizione di dipendenti e collaboratori un budget prestabilito per effettuare le spese professionali necessarie.
Rispetto alle tradizionali carte di credito, il dipendente può spendere soltanto la somma disponibile sulla carta, senza utilizzare una linea di credito. Questo consente all’azienda di controllare a monte la disponibilità assegnata e, allo stesso tempo, di evitare che il collaboratore debba anticipare personalmente le spese.
Ma come funziona concretamente una carta prepagata business? Quali differenze ci sono rispetto alle carte di credito e di debito? E quali sono le principali soluzioni disponibili per le imprese?
Indice
- Cos’è una carta prepagata aziendale?
- Come funziona una carta prepagata aziendale?
- Carta prepagata, carta di debito o carta di credito aziendale: quali differenze?
- Quali sono i vantaggi di una carta prepagata aziendale?
- Quali sono i limiti di una carta prepagata aziendale?
- Quando conviene scegliere una carta business prepagata?
- Come scegliere la carta prepagata aziendale giusta?
- Alcune carte prepagate aziendali disponibili in Italia
- Carta prepagata o piattaforma integrata per la gestione delle spese?
- FAQ sulla carta prepagata aziendale
Cos’è una carta prepagata aziendale?
Una carta prepagata aziendale è uno dei possibili strumenti di pagamento utilizzabili per le spese professionali che permette di fare acquisti e prelevare denaro entro i limiti della somma precedentemente caricata sulla carta.
L’azienda può quindi mettere a disposizione di un dipendente o collaboratore un determinato importo, che quest’ultimo utilizzerà per le spese autorizzate.
A differenza di una carta di credito, non viene concessa una linea di credito. E, diversamente da una carta di debito, la singola operazione non viene necessariamente addebitata direttamente sul conto corrente aziendale.
In sostanza, l’utilizzo di una carta ricaricabile aziendale permette di separare il budget destinato alle spese del collaboratore dalla liquidità complessiva dell’impresa. Questo è il motivo principale per cui le carte prepagate vengono spesso utilizzate per trasferte, piccoli acquisti, spese operative o budget assegnati a singoli dipendenti e team.
Come funziona una carta prepagata aziendale?
Il funzionamento può essere riassunto in tre passaggi:
- L’azienda richiede la carta e la assegna a un dipendente o collaboratore;
- Sulla carta viene messo a disposizione un determinato importo;
- Il dipendente utilizza la carta per le spese professionali nei limiti del saldo e degli eventuali massimali stabiliti dall’emittente.
Se, ad esempio, l’impresa mette a disposizione di un commerciale 1.000 euro per una trasferta, quest’ultimo potrà utilizzarli per hotel, ristoranti, taxi, treni e altre spese autorizzate senza anticipare denaro personale.
Quando la disponibilità diminuisce, l’azienda può effettuare una nuova ricarica secondo le modalità previste dall’emittente.
Plafond e disponibilità non sono sempre la stessa cosa
Quando si confrontano le offerte è importante prestare attenzione al significato del plafond della carta prepagata.
Nel linguaggio comune ”plafond” è un termine che viene spesso utilizzato per indicare il limite entro cui è possibile spendere, ma nelle carte prepagate bisogna distinguere tra:
- Saldo effettivamente disponibile;
- Importo massimo che può essere presente sulla carta;
- Massimale di ricarica;
- Limite giornaliero o mensile di pagamento;
- Limite di prelievo.
Questi valori possono essere molto diversi.
Per esempio, Intesa Sanpaolo indica per Carta Prepaid un limite massimo di spesa di 60.000 euro, mentre Banca Sella indica per Visa Business un importo massimo disponibile sulla carta di 20.000 euro e ricariche fino a 50.000 euro nell’arco dell’anno. Postepay Evolution Business presenta invece un plafond massimo di 200.000 euro, ma applica limiti specifici alle ricariche online, ai pagamenti e ai prelievi.
Il solo plafond non è quindi sufficiente per conoscere a pieno tutte le caratteristiche e termini di utilizzo della singola carta prepagata.
Carta prepagata, carta di debito o carta di credito aziendale: quali differenze?
La principale differenza riguarda la provenienza del denaro utilizzato al momento del pagamento.
| Tipologia | Come funziona | Principale vantaggio |
|---|---|---|
| Carta prepagata aziendale | Si spende la disponibilità precedentemente caricata | Controllo preventivo del budget |
| Carta di debito aziendale | Le operazioni sono addebitate sul conto o sulla disponibilità collegata | Nessuna necessità di ricaricare la carta |
| Carta di credito aziendale | Si utilizza un plafond accordato dall’emittente e l’addebito avviene successivamente | Maggiore flessibilità per spese elevate o impreviste |
La carta prepagata permette quindi di stabilire a monte quanto un collaboratore può spendere, riducendo il rischio di superare il budget.
La carta di debito aziendale, invece, può essere più pratica per le spese ricorrenti perché non richiede ricariche preventive.
La carta di credito offre maggiore elasticità finanziaria e può essere utile quando gli importi delle spese non sono facilmente prevedibili. Allo stesso tempo però questa tipologia di carta espone l’azienda a un meccanismo di credito che la prepagata non prevede.
Non esiste quindi una soluzione universalmente migliore. La scelta della carta aziendale più adatta dipende soprattutto dalle modalità con cui dipendenti e collaboratori compiono e gestiscono abitualmente le spese.
Se si desidera evitare l’utilizzo di una linea di credito ed astenersi dal dover gestire delle ricariche periodiche, può essere interessante valutare anche una carta di debito aziendale.
Vuoi scoprire quale carta tra prepagata, debito o credito sia l’opzione migliore per la tua azienda? Scopri le differenze e i criteri da valutare nella nostra guida completa alla scelta della carta aziendale più adatta.
Quali sono i vantaggi di una carta prepagata aziendale?
1. Maggiore controllo sui budget
È probabilmente il vantaggio principale.
Con questo genere di carta l’impresa decide preventivamente quale somma mettere a disposizione del collaboratore. Questo permette di assegnare budget differenti in funzione del ruolo, della trasferta o del progetto.
Alcune soluzioni permettono inoltre di impostare regole ancora più precise. Soldo, per esempio, consente di definire limiti di spesa e restrizioni sulle carte e di stabilire chi può spendere, quanto e da quale budget.
Per approfondire il tema, scopri come migliorare la visibilità e il controllo delle spese aziendali.
2. Nessun ricorso al credito
Una carta prepagata utilizza il denaro precedentemente caricato e non una linea di credito.
BNL sottolinea, ad esempio, che per la propria Carta Prepagata Commercial non è necessario richiedere uno specifico affidamento bancario o una linea di fido.
La prepagata risulta quindi una soluzione particolarmente interessante per le aziende che vogliono mantenere un controllo rigido sulle somme utilizzabili.
3. Meno anticipi personali dei dipendenti
Con una carta prepagata aziendale il collaboratore non deve utilizzare il proprio denaro o la propria carta e successivamente attendere il rimborso.
Questo aspetto diventa particolarmente importante nelle trasferte o quando le spese professionali sono frequenti.
4. Maggiore tracciabilità
Le transazioni effettuate con la carta possono essere consultate attraverso i servizi digitali messi a disposizione dall’emittente.
Intesa Sanpaolo permette, ad esempio, di controllare online operazioni e saldo disponibile e fornisce un rendiconto mensile. Banca Sella consente il monitoraggio tramite Internet Banking e permette anche di attivare o sospendere l’utilizzo della carta su POS, ecommerce e ATM.
Piattaforme come N2F vanno oltre il monitoraggio della singola banca, offrendo il controllo in tempo reale delle carte e la riconciliazione bancaria automatica tra transazione e giustificativo.
5. Riduzione dell’uso del contante
Una carta aziendale permette di limitare la gestione di anticipi di cassa e contante.
Questo è un vantaggio sia operativo sia amministrativo perchè i pagamenti elettronici lasciano una traccia della transazione e facilitano quindi il successivo controllo delle spese.
Quali sono i limiti di una carta prepagata aziendale?
La caratteristica che rende la carta prepagata facilmente controllabile può trasformarsi anche nel suo principale limite: se il saldo disponibile non è sufficiente, il pagamento non può essere effettuato.
In caso di una spesa imprevista durante una trasferta, per esempio, potrebbe essere necessario che l’amministrazione intervenga per aumentare rapidamente la disponibilità.
Per questo bisogna valutare:
- velocità, modalità e limiti delle ricariche;
- limiti massimi di utilizzo;
- eventuali commissioni;
- numero di carte necessarie;
- costi per pagamenti o prelievi all’estero;
- possibilità di modificare i limiti a distanza;
- strumenti disponibili per bloccare rapidamente una carta.
Occorre poi considerare un secondo limite: la carta prepagata risolve il pagamento, ma non necessariamente la gestione amministrativa della spesa.
Dopo aver pagato, il dipendente deve comunque fornire fattura o ricevuta, indicare la natura della spesa e permetterne la corretta contabilizzazione.
Per un’azienda che gestisce decine o centinaia di transazioni ogni mese, diventa quindi importante valutare sia la carta sia l’intero processo di gestione delle spese.
Quando conviene scegliere una carta business prepagata?
Una carta prepagata dipendenti può essere la scelta migliore soprattutto nei seguenti casi.
Trasferte aziendali
È uno dei casi d’uso più comuni. L’impresa può assegnare un budget destinato a hotel, ristorazione, trasporti e altre spese di viaggio.
BPER presenta, ad esempio, PayUp Business anche come strumento per il personale in trasferta e include coperture assicurative legate ai viaggi di lavoro.
Per approfondire la gestione delle spese in viaggio, leggi la nostra guida su come gestire le trasferte all’estero e la nota spese.
Dipendenti che sostengono spese occasionali
Non tutti i collaboratori hanno bisogno di una carta di credito aziendale permanente.
Una prepagata può rappresentare una soluzione più controllabile per chi deve effettuare solo occasionalmente acquisti professionali.
Team e progetti con budget specifici
Marketing, eventi, fiere, trasferte commerciali e singoli progetti possono avere un budget definito.
Le piattaforme digitali permettono di associare carte e budget a persone o gruppi. In questo modo il responsabile finanziario può controllare più facilmente chi sta utilizzando le risorse e per quale attività.
Collaboratori che lavorano da remoto o da sedi diverse
Quando i collaboratori lavorano da sedi differenti, dotarli di uno strumento di pagamento può ridurre il ricorso agli anticipi e alle richieste di rimborso.
In questo contesto diventano particolarmente interessanti le piattaforme che permettono di creare carte fisiche e virtuali e di modificarne facilmente i limiti da remoto.
Come scegliere la carta prepagata aziendale giusta?
Il confronto non dovrebbe fermarsi al canone annuale. Prima di scegliere, è meglio verificare alcuni aspetti.
Quanti dipendenti avranno bisogno di una carta?
Se l’impresa necessita di un numero elevato di carte aziendali, la facilità di gestione conta molto. Un fornitore che offre flessibilità, per esempio, nella distribuzione delle carte, nella modifica dei limiti di spesa o nel blocco e nella sospensione da remoto, può rendere più semplice la gestione di decine di carte di pagamento.
Quanto devono poter spendere?
Occorre verificare non soltanto il plafond massimo pubblicizzato, ma anche i limiti giornalieri, mensili e delle ricariche.
Come vengono effettuate le ricariche?
Se i dipendenti viaggiano frequentemente, la possibilità di modificare rapidamente la disponibilità può essere determinante.
L’azienda opera all’estero?
Bisogna controllare circuito, commissioni sul cambio, prelievi e pagamenti in valuta.
Sono necessarie carte virtuali?
Per acquisti online, software, advertising e abbonamenti può essere utile disporre di carte virtuali dedicate.
Quanto controllo serve?
Conviene verificare se il fornitore permette di impostare limiti personalizzati, bloccare rapidamente una carta, applicare restrizioni geografiche o per tipologia di acquisto e modificare queste regole in autonomia, anche da remoto.
Come vengono gestiti i giustificativi?
Per un responsabile amministrativo questo può essere persino più importante del costo della carta. Se pagamento, ricevuta e nota spese rimangono tre procedure separate da collegare manualmente a fine mese ciò significa che gran parte del lavoro amministrativo resta di fatto invariata.
Alcune carte prepagate aziendali disponibili in Italia
Tra i fornitori di carte prepagate il mercato comprende banche tradizionali, Poste Italiane e piattaforme specializzate. In generale, è bene tenere a mente che le condizioni possono cambiare nel tempo. Prima della sottoscrizione è quindi sempre opportuno consultare il foglio informativo aggiornato.
Per un confronto più ampio che include anche carte di credito e di debito, consulta la nostra selezione delle migliori carte aziendali in Italia.
Carta Prepaid di Intesa Sanpaolo
Carta Prepaid è pensata per mettere a disposizione dei collaboratori fondi destinati alle spese aziendali. Prevede un canone annuo di 18 euro e un limite massimo di spesa di 60.000 euro. Saldo e operazioni sono consultabili tramite sito e app, e anche la ricarica può essere ultimata direttamente online. Sono inoltre previste coperture assicurative dedicate. Si tratta di una prepagata pensata soprattutto per aziende che desiderano mantenere la gestione delle carte all’interno del proprio rapporto bancario con Intesa Sanpaolo.
Carta Prepagata Visa Business di Banca Sella
La soluzione di Banca Sella permette di monitorare le transazioni tramite Internet Banking e presenta un importo massimo disponibile sulla carta di 20.000 euro, con possibilità di ricaricare non oltre 50.000 euro all’anno. La carta può essere utilizzata sul circuito Visa, anche tramite Apple Pay e Google Pay, e consente di attivare o sospendere separatamente l’utilizzo su POS, e-commerce e ATM. Le condizioni pubblicate indicano 5 euro di attivazione e 1,25 euro al mese per l’utilizzo della moneta elettronica e della carta.
YouCard Business di Banco BPM
YouCard Business presenta una caratteristica particolare: può essere utilizzata come carta prepagata oppure come carta di debito. Banco BPM punta soprattutto sulla gestione centralizzata delle carte, sulla visibilità in tempo reale e sulla possibilità di governare i parametri di spesa. Questa prepagata rappresenta quindi un’alternativa interessante per chi vuole avere la possibilità di scegliere tra un maggiore controllo del budget tramite ricarica e il semplice addebito diretto sul conto aziendale.
Carta Prepagata Commercial di BNL
È rivolta alle PMI clienti BNL che vogliono dotare i dipendenti di uno strumento di pagamento senza assegnare loro una carta di credito. La carta è ricaricabile in tempo reale e gestibile tramite portale e app. BNL indica un plafond fino a 50.000 euro, una quota annua di 10 euro e nessuna necessità di uno specifico affidamento. Include inoltre alcune coperture assicurative relative ad acquisti, prelievi e bagagli.
Postepay Evolution Business di Poste Italiane
Postepay Evolution Business presenta caratteristiche che la avvicinano a uno strumento di pagamento business particolarmente completo. Le condizioni pubblicate indicano 10 euro di emissione, un canone annuo ordinario di 36 euro e un plafond della carta fino a 200.000 euro, con limiti specifici per ricariche, pagamenti e prelievi. La carta permette inoltre di ricevere un cashback fino allo 0,50% su determinate spese effettuate nei punti vendita fisici e online.
PayUp Business di BPER
PayUp Business può essere utilizzata per acquisti e prelievi in Italia e all’estero sul circuito Mastercard, pagamenti online e spese del personale in trasferta. Può essere ricaricata tramite i servizi BPER e permette di consultare saldo e movimenti. La carta include inoltre alcune coperture assicurative legate alle trasferte di lavoro.
Carta prepagata e piattaforma di gestione di Soldo
Soldo rappresenta un caso differente rispetto alla classica carta bancaria. Le carte sono integrate in una piattaforma attraverso la quale l’impresa può assegnare budget, definire limiti e regole di spesa e controllare le transazioni in tempo reale. È possibile utilizzare carte fisiche o virtuali e stabilire chi può spendere, quanto e da quale budget. Questo tipo di soluzione mostra come il mercato si stia progressivamente spostando dalla semplice carta ricaricabile bancaria verso sistemi più completi di gestione delle spese aziendali altresì detto spend management.
Attenzione: non tutte le carte che funzionano “come una prepagata” lo sono realmente
Alcune piattaforme fintech permettono di creare wallet, conti secondari o budget con disponibilità limitata e di collegarvi carte aziendali.
Dal punto di vista dell’utilizzatore, questa tipologia di carte può ricordare molto una prepagata dato che il dipendente dispone soltanto della somma assegnata.
Tecnicamente, però, la carta potrebbe essere una carta di debito.
È il caso, per esempio, di diverse soluzioni fintech presentate nelle classifiche online insieme alle prepagate. Anche le carte Revolut Business sono carte aziendali collegate all’account Business e consentono di impostare limiti e controlli sulle spese, ma non vanno automaticamente considerate equivalenti a una tradizionale carta prepagata.
Per un’impresa la distinzione non è soltanto terminologica: prima di scegliere bisogna capire dove sono depositati i fondi, come viene alimentata la disponibilità della carta e quale rapporto esiste tra carta e conto aziendale.
Carta prepagata o piattaforma integrata per la gestione delle spese?
Il mercato mostra quindi due approcci.
Da una parte troviamo la carta ricaricabile aziendale tradizionale, offerta da banche e altri emittenti di moneta elettronica, che mette a disposizione del dipendente una determinata somma. Dall’altra stanno crescendo soluzioni che combinano carte fisiche o virtuali, budget, controlli e strumenti di gestione delle spese. Per un’impresa che deve gestire molte carte e transazioni, il secondo aspetto può diventare determinante.
Il pagamento, infatti, rappresenta soltanto l’inizio del processo. Dopo la transazione bisogna:
- recuperare il giustificativo;
- verificare la spesa;
- associarla al dipendente;
- attribuirla eventualmente a un progetto o centro di costo;
- controllarne la conformità alla policy aziendale;
- trasmettere le informazioni necessarie alla contabilità.
Per questo motivo, quando si confrontano le carte, è utile chiedersi non soltanto “quanto costa?” o “qual è il plafond?”, ma anche “quanto lavoro amministrativo permette realmente di eliminare?”.
Una soluzione che integra carta e gestione delle note spese può permettere di collegare la transazione al relativo giustificativo e ridurre le operazioni manuali per dipendenti e amministrazione.
È in questa logica che si inseriscono anche le carte aziendali N2F, integrate nella piattaforma per la gestione delle note spese. Con N2F, l’azienda può utilizzare carte fisiche o virtuali e impostare regole di utilizzo precise, come per esempio un limite massimo di spesa per singolo dipendente, proprio come accade con una carta prepagata. In questo modo, budget, transazioni, giustificativi e note spese vengono gestiti nello stesso ambiente, con meno attività manuali da gestire per dipendenti e amministrazione.
Vuoi capire se carte e gestione delle spese possono essere centralizzate nella tua azienda? Scopri la carta aziendale N2F e come integrarla direttamente nel tuo processo di gestione delle note spese.
FAQ sulla carta prepagata aziendale
Non necessariamente. Nelle carte prepagate tradizionali la disponibilità utilizzabile deriva dalle somme caricate sulla carta. Esistono però soluzioni ibride e fintech nelle quali carte, wallet e conto aziendale fanno parte dello stesso ecosistema. È quindi importante verificare il funzionamento specifico del prodotto.
Dipende dall’emittente. Le modalità di ricarica variano notevolmente: alcune banche permettono di ricaricare online, altre attraverso internet banking, app, ATM o filiale. Le piattaforme digitali possono invece consentire di modificare direttamente budget e disponibilità.
Non sempre, ma molte carte prevedono costi di emissione, canoni mensili o annuali e commissioni per determinate operazioni. Per confrontare due offerte bisogna quindi considerare il costo complessivo e non soltanto il canone.
Molte carte destinate ai dipendenti sono associate a uno specifico titolare. Le modalità dipendono tuttavia dall’emittente e dal prodotto. Se l’azienda deve distribuire numerose carte, è opportuno verificare le procedure e i costi previsti per ciascun utilizzatore.
Non esiste un plafond standard. I limiti possono variare sensibilmente da un prodotto all’altro. È inoltre importante distinguere tra saldo disponibile, plafond massimo, limite di ricarica e massimali giornalieri o mensili di pagamento e prelievo.
Sì, soprattutto quando l’azienda conosce indicativamente il budget necessario. Il dipendente può sostenere le spese senza anticipare denaro personale e l’impresa mantiene il controllo sulla disponibilità. Per trasferte con costi elevati o difficilmente prevedibili, tuttavia, carte di debito o di credito con limiti adeguati possono offrire maggiore flessibilità.
Dipende dall’obiettivo e dalle esigenze dell’impresa. La prepagata è particolarmente adatta quando si vuole assegnare un budget definito in anticipo. La carta di debito evita invece la necessità di ricaricare periodicamente la carta. Se l’obiettivo è gestire molte carte e dipendenti, è opportuno valutare anche gli strumenti di controllo e gestione delle spese associati alla carta.
