Le aziende in crescita possono ottimizzare la loro gestione amministrativa passando a procedure che eliminano il cartaceo. Passando all’inserimento e all’approvazione delle note spese completamente digitalizzato, si sceglie un processo semplificato e sicuro. Le soluzioni digitali offrono anche diverse opzioni molto vantaggiose per mettere a punto la strategia globale della vostra azienda. Se siete ancora indecisi tra la gestione manuale, Excel e il software di gestione delle note spese, ecco 7 argomenti che vi aiuteranno a vedere più chiaramente i vantaggi di una soluzione digitalizzata.
7 motivi per implementare un software di gestione delle note spese
1. Risparmi di tempo
Gestire manualmente le note spese è un processo laborioso per tutti nell’azienda. Con uno strumento software, il processo è più breve e tutti ne traggono vantaggi:
- I dipendenti inseriscono le informazioni in tempo reale sul loro smartphone mentre svolgono i loro incarichi professionali, scannerizzando le ricevute con una semplice foto;
- I contabili beneficiano dell’automazione del processo e vengono sgravati da alcuni compiti, come la verifica dell’IVA o l’inserimento manuale dei dati nel gestionale;
- I manager possono visualizzare e controllare tutte le note spese in tempo reale all’interno dell’applicazione.
2. Tranquillità e produttività dei dipendenti
Quando la gestione delle note spese viene automatizzata, le spese vengono elaborate ed approvate nel momento in cui i dipendenti le inseriscono. L’ufficio amministrazione non è più appesantito a fine mese da una massa di documenti da controllare e può organizzare una gestione meno stressante. Le relazioni tra i diversi reparti della vostra azienda vengono migliorate così come la produttività dei vostri dipendenti, che hanno più tempo per svolgere altre attività a valore aggiunte per l’azienda.
3. Semplificazione del processo
L’interfaccia intuitiva del software di gestione permette ai dipendenti e ai contabili di gestire facilmente le note spese. Tutti gli importi relativi alle normative in evoluzione, come l’ IVA e le indennità regolamentari, sono calcolati e aggiornati dal software: non c’è spazio per dubbi o interpretazioni.
4. Velocità del rimborso
Con l’inserimento dei dati in tempo reale e un processo di convalida accelerato, il tempo per il rimborso delle spese viene ridotto. Gli importi vengono trasmessi direttamente dall’applicazione di gestione al software delle paghe oppure alla banca per effettuare i bonifici di rimborso.
5. Riduzione del rischio di errore o abusi
Automatizzare il processo aiuta anche ad evitare potenziali errori di inserimento, omissioni e duplicazioni. Il software identifica le incongruenze nella segnalazione degli importi e informa il trasfertista. Il lavoro di convalida del dipartimento contabile è così facilitato, e gli errori o i tentativi di frode, che causano grandi perdite per le aziende, sono significativamente ridotti.
6. Centralizzazione dei dati
Implementando un sistema di note spese e ricevute digitali, l’azienda garantisce un accesso diretto e sicuro a tutti i dati. A differenza dell’archiviazione cartacea, l’archiviazione online fa risparmiare tempo ai dipendenti che vogliono recuperare e condividere un documento, soprattutto in caso di controlli normativi. La gestione centralizzata dei dati è molto più sicura e conveniente.
7. Migliore controllo delle spese
Il software di gestione delle note spese può anche essere usato come strumento di controllo immediato. I manager recuperano i dati dal pannello di controllo e possono presentare ai propri collaboratori una panoramica chiara delle spese dell’azienda grazi a vari grafici disponibili. Questo facilita la loro analisi e aiuta a migliorare la politica delle spese aziendali. I manager devono solo configurare il software per regolare i termini e le condizioni di rimborso in base alle loro esigenze e progetti.
A questo punto avrete capito che automatizzare le vostre note spese tramite una soluzione software dedicata ha molti vantaggi. Ma dovete ancora trovare la soluzione giusta tra le tante disponibili. Per fare la scelta migliore, è necessario determinare le esigenze della vostra azienda e cercare lo strumento che le soddisfi nel modo più completo possibile
Perché scegliere N2F?
L’APP di gestione delle note spese N2F combina strumenti web e mobili e si adatta alle esigenze della vostra azienda. Particolarmente adatto alle aziende di fascia medio-alta, N2F è stato progettato per semplificare le attività di inserimento, convalida e controllo delle note spese, garantendo anche la sicurezza dei dati.
L’applicazione è una soluzione completa, con caratteristiche vantaggiose che la rendono un grande alleato nel vostro processo di gestione delle note spese.
Inserimento automatico
Una volta che il dipendente ha fotografato la ricevuta utilizzando l’APP, il sistema di riconoscimento intelligente dei caratteri di N2F estrae le informazioni essenziali dalla ricevuta e compila automaticamente il modulo della nota spese. È lo scanner intelligente più veloce e preciso sul mercato.
Algoritmo intelligente
L’applicazione calcola gli importi da rimborsare in base ai criteri definiti dalla politica di spesa dell’azienda. Una volta configurato, N2F tiene conto delle diverse categorie di spese e dei loro limiti. Così, non appena vengono inseriti, gli importi vengono controllati e convalidati dal software. In caso di dubbio o di errore, la contabilità viene avvisata direttamente.
Accessibilità
Tutti i dati possono essere condivisi in modo sicuro attraverso un cloud aziendale dedicato. Inoltre, il numero di utenti dell’applicazione è illimitato, il che significa che si possono inserire, controllare e analizzare simultaneamente diverse note spese.
Conservazione digitale a norma
Con l’APP N2F, tutti i dati sono centralizzati in forma digitale. La conservazione digitale a norma consente di archiviare, tracciare e recuperare i documenti relativi alle note spese in modo semplice, sicuro e conforme ai dettami della legislazione fiscale.
Integrazione contabile
N2F è compatibile con tutti i software gestionali. Le note spese e le ricevute vengono esportate dall’applicazione nel software di contabilità aziendale, senza intervento umano. I responsabili della contabilità hanno poi accesso a un’interfaccia personalizzata per elaborare i dati.
Aggiornamenti automatici
L’applicazione è configurabile ma non richiede aggiornamenti manuali o costi aggiuntivi. Tutte le modifiche normative (IVA, valute, tabelle di indennità regolamentari, ecc.) sono applicate automaticamente ai moduli dell’applicazione.
Conclusione
Integrando un software di gestione delle note spese nella vostra azienda, risparmierete tempo e denaro e otterrete la massima tranquillità. Un’applicazione di gestione accoppiata con un pacchetto software è senza dubbio la soluzione ottimale per molte piccole, medie e grandi aziende. Intuitiva, scalabile e dotata di funzioni intelligenti, l’applicazione N2F soddisfa tutti i requisiti per ottimizzare il controllo delle vostre note spese e migliorare la travel policy della vostra azienda.
