Dans une entreprise croissante, la gestion administrative peut être optimisée grâce à la dématérialisation de certaines démarches. En passant au zéro papier pour enregistrer et valider vos notes de frais, vous faites le choix d’un processus simplifié et sécurisé. Les solutions digitales offrent également plusieurs options très avantageuses pour perfectionner la stratégie globale de votre société. Si vous hésitez encore entre la gestion manuelle, Excel et un logiciel de gestion de notes de frais, voici 7 arguments qui vous aideront à y voir plus clair sur les avantages d’une solution automatisée.

Logiciel de gestion de notes de frais : les 7 raisons de l’adopter

1. Le gain de temps

La gestion manuelle des notes de frais est un processus fastidieux pour tous les collaborateurs de l’entreprise. Avec un logiciel, la durée de la démarche est réduite et tout le monde y gagne : 

  • Les salariés saisissent les informations en temps réel sur leur smartphone durant leurs missions professionnelles, et numérisent leurs justificatifs en quelques clics ;
  • Les comptables profitent de l’automatisation de la démarche, et sont débarrassés de certaines tâches comme la vérification de la TVA ou la transmission du document sur le logiciel comptable.
  • Les managers visualisent et contrôlent l’ensemble des notes de frais depuis l’application.

2. La sérénité et la productivité des collaborateurs

Grâce à l’automatisation de la gestion des notes de frais, celles-ci sont traitées et validées au fur et à mesure des saisies effectuées par les salariés. Les comptables ne connaissent plus les fins de mois sous le poids de tous les documents à contrôler, et peuvent organiser leur planning de gestion avec une pression moindre. Les relations entre les différents services de votre entreprise s’en trouvent améliorées ainsi que la productivité de vos collaborateurs, plus disponibles pour effectuer d’autres missions.

3. La simplification du processus

L’interface intuitive des logiciels de gestion permet aux salariés et aux comptables de gérer la note de frais aisément. Tous les montants en lien avec des réglementations évolutives, comme la TVA et le barème kilométrique, sont calculés et actualisés par le logiciel : il n’y a donc pas de place pour le doute ou l’interprétation.

4. La rapidité du remboursement

Avec la saisie en temps réel et l’accélération du processus de validation, les délais de remboursement des frais sont réduits. Les montants sont directement transmis depuis l’application de gestion vers le système de virement bancaire ou le logiciel de paie de votre société.

5. La réduction des risques d’erreur ou d’abus

L’automatisation du processus permet également d’éviter les éventuels fautes de saisie, oublis et doublons. Le logiciel repère les incohérences dans la déclaration des montants, et en informe les collaborateurs. Le travail de validation des comptables est donc facilité, et les erreurs ou tentatives de fraude, à l’origine de grandes pertes pour la société, sont considérablement limitées.

6. La centralisation des données

En dématérialisant les notes de frais et leurs justificatifs, l’entreprise garantit un accès direct et sécurisé à l’ensemble des données. Contrairement à l’archivage papier, le stockage en ligne fait gagner du temps aux collaborateurs qui souhaitent retrouver et partager un document, notamment en cas de contrôle de l’URSSAF. La gestion de données centralisées est bien plus sûre et confortable.

7. Un meilleur contrôle des dépenses

Le logiciel de gestion de notes de frais peut aussi être utilisé comme outil de visualisation. Les managers récupèrent les données sur le tableau de bord et peuvent présenter un bilan visuel et clair des dépenses de l’entreprise aux collaborateurs. Cela facilite leur analyse et permet d’améliorer la politique de frais de la société. Les managers n’ont plus qu’à paramétrer le logiciel pour ajuster les modalités de remboursement, en fonction des besoins et des projets.

Vous l’avez compris, passer à l’automatisation de vos notes de frais via un logiciel dédié possède de nombreux atouts. Encore faut-il trouver la bonne solution parmi les nombreuses disponibles. Pour faire le choix le plus judicieux, il vous faut déterminer les besoins de votre entreprise et rechercher l’outil qui y répond de manière la plus complète possible. 

modèle note de frais

Pourquoi opter pour N2F ?

N2F, application de gestion de notes de frais, combine les outils web et mobile et évolue en fonction des besoins de votre société. Particulièrement adaptée aux ETI, N2F a été conçue pour simplifier les tâches de saisie, validation et contrôle des notes de frais, tout en sécurisant les données.

L’application est une solution complète, avec des fonctionnalités avantageuses qui en font un allié de taille dans la gestion des notes de frais.

Saisie automatique

Une fois le justificatif photographié par le salarié depuis l’application, le système de reconnaissance intelligente des caractères de N2F extrait les informations essentielles de la facture pour remplir automatiquement le formulaire de note de frais. Il s’agit du scan intelligent le plus rapide du marché.

Algorithme intelligent

L’application calcule les montants à rembourser à partir des critères définis par la société en matière de politique de frais. Une fois paramétrée, N2F prend en compte les différentes catégories de dépenses et leurs limites. Ainsi, dès la saisie, les montants sont contrôlés et validés par le logiciel. En cas de doute ou d’erreur, le service comptable est directement alerté.

Accessibilité

L’ensemble des données peut être partagé en toute sécurité grâce à un cloud dédié à l’entreprise. Par ailleurs, le nombre d’utilisateurs de l’application est illimité, ce qui permet simultanément de saisir des nouvelles notes de frais, les vérifier et les analyser.

Archivage à valeur probante

Sur l’application N2F, l’ensemble des données sont centralisées sous forme numérique. L’archivage à valeur probante permet de conserver, tracer et récupérer les documents liés aux notes de frais en toute simplicité et sécurité.

Intégration du comptable 

N2F est compatible avec tous les logiciels comptables. Les notes de frais et les justificatifs sont exportés depuis l’application vers le logiciel comptable de l’entreprise, sans intervention humaine. Les comptables ont ensuite accès à une interface personnalisée pour traiter les données.

Mises à jour automatiques

L’application est paramétrable mais ne nécessite pas de mise à jour manuelle ni de frais supplémentaires. Tous les changements de réglementations (TVA, devises, barème kilométrique…) sont automatiquement appliqués aux formulaires sur l’application.

Conclusion

Intégrer un logiciel de gestion de notes de frais dans votre société, c’est gagner en temps, en sérénité et en argent. Une application de gestion couplée à un logiciel est certainement la solution optimale pour de nombreuses PME et ETI. Intuitive, évolutive et dotée de fonctionnalités intelligentes, l’application N2F remplit toutes les conditions pour optimiser le contrôle des notes de frais, et améliorer la politique de dépenses de votre entreprise.