Ist Ihre Buchhaltungsabteilung mit Herausforderungen konfrontiert? Fällt es Ihnen schwer, Ihre Spesenabrechnungen optimal und konform zu verwalten? Entdecken Sie einige Tipps, um Ihr Verfahren zum Reisekostenmanagement zu verbessern. Und wie eine umfassende Lösung wie N2F Ihnen dabei helfen könnte!
Eine optimale Einhaltung durch bewährte Verfahren
Die Antizipation von Reisen ist wichtig
Die optimale Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen beginnt vor die eigentlichen Organisation der Dienstreisen. Anstatt Ihre Mitarbeiter zu bitten, die Regeln Ihrer Unternehmensrichtlinie zu befolgen, macht es mehr Sinn, diese im Vorfeld durchzusetzen. Bei jeder Reise können Sie am besten die vorherige Zulassung von einem Vorgesetzten anfordern. Auf diese Weise gibt es keinen Raum für Missverständnisse.
Die Datenanalyse ist auch wichtig
Die konforme Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen geht nach den Dienstreisen weiter. Berechnung der Dauer und der Kosten, mögliche Fehler und Lücken… Die Datenanalyse verringert die Risiken und ermöglicht die Erkennung von Verbesserungen für mehr Einhaltung bei zukünftigen Geschäftsreisen. Die sorgfältige Nachverfolgung von Kosten wird die Compliance automatisch verbessern. Wenn die Mitarbeiter wissen, dass die Kosten überwacht werden, kontrollieren sie besser ihre Ausgaben. Darüber hinaus enthalten Ihre Spesendaten eine Fülle von Informationen über Ausgabenmuster.
Die Verfolgung einer motivierenden und abschreckende Politik
Bestrafen Sie einfach jedes nichtkonforme Verhalten innerhalb Ihrer Firma. Und werten Sie auch auf, jedes konforme Verhalten! Verfolgen Sie eine Nulltoleranzstrategie. „Das wusste ich nicht“ ist nicht mehr als gültige Entschuldigung anzusehen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter durch die Anerkennung Ihrer Geschäftsreisenden mit den höchsten Konformitätsbewertung. Warum nicht einen Wettbewerb starten, um die Einhaltung zu optimieren? Jeder Mitarbeiter, der die Richtlinien verletzt, wird eine Warnung erhalten. Die Verweigerung der Rückzahlung der nichtkonformen Anträge könnte der letzte Ausweg zur Korrektur der Verhaltensweisen sein. Eine Option, die jedoch mit Vorsicht verwendet sollen werden! Nutzen Sie die Gelegenheit, um mit dem betreffenden Mitarbeiter zu sprechen. Wichtig ist, die Gründe für Nichteinhaltung zu verstehen.
Kommunikation, Präzision und Automatisierung: Ihr Hattrick
Mehr Kommunikation für mehr Transparenz
Verwenden Sie die richtigen Kommunikationskanäle, um Ihre Mitarbeiter besser zu informieren. Die Einhaltung Ihrer Verwaltung kann optimal sein, nur wenn Ihre Mitarbeiter davon wissen. Zur Sicherstellung einer effizienten Kommunikation, müssen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern einlassen, die oft beruflich unterwegs sind. Ihre Mitarbeiter werden eher dazu bereit sein, mehr über Ihre Richtlinien für Reisekosten zu erfahren, wenn Sie auf Transparenz setzen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen, was wiederum Ihnen helfen wird, Ihre Reiserichtlinie zu verbessern und die Einhaltung zu stärken. Jede Gelegenheit ist eine gute Gelegenheit für mehr Kommunikation! Stellen Sie alle vorliegenden Unterlagen zur Verfügung für Ihre Mitarbeiter, kurz bevor Sie zum ersten Mal reisen – aber auch jedes Mal, wenn Sie beruflich unterwegs sind.
Mehr Präzision für mehr Verständnis
Ihre Reisekostenrichtlinie muss klar im Bereich der Organisation und der Erstattung sein. Eine gute Reiserichtlinie soll sicherstellen, dass Ihre Geschäftsreisende eine klare Stellung dazu haben, was von Ihnen genau erwartet wird. Alle Aspekte sollen gedeckt werden, und zwar: Unterkunft, Verpflegung, Transportmittel, usw. Klare und präzise Leitlinien sind notwendig, da sie für mehr Verständnis sorgen. Wichtig ist, die Grundprinzipien Ihrer Unternehmensrichtlinie zu erklären. Jeder einzelne Parameter soll präzis genug… aber auch flexibel sein! Es kann nämlich Bedingungen und Ausnahmen bestehen. Und diese sollen auch für alle verständlich sein.
Mehr Automatisierung für mehr Effizienz
Die manuelle Verwaltung der Reisekostenabrechnungen wird schnell zum Albtraum! Die Automatisierung der Verwaltung gewährleistet eine effizientere und vereinfachte Einhaltung. Ihr automatisiertes Tool ist auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Damit werden Verwirrung und Konflikte sinken. Diese Automatisierung ist kein Luxus mehr – besonders bei Unternehmen mit verschiedenen Richtlinien zwischen den Ländern. Manchmal wird es schwer für die oft Reisenden, sich an jede Aufwandsentschädigung in jedem einzelnen Land bzw. jeder einzelnen Stadt zu erinnern.
Automatisierung bedeutet grenzenlose Gestaltungsmöglichkeiten und Hilfe, egal wo Sie sind. Jeder einzelne Benutzer sieht sofort, wie viel er in jedem Land ausgeben kann. Welcher direkte Zusammenhang besteht zwischen der Automatisierung und der Effizienz? Ganz klar und einfach! Mit der Automatisierung Ihrer Reisekostenverwaltung steigen sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Produktivität. Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr kostbare Zeit in lästigen und frustrierenden Aufgaben verschwenden. Niemandem gefallen die manuelle Erfassung der Belege und die Vorlage von Berichten. Daten von verschiedenen Quellen sammeln, die exportieren lassen, heruntergeladene Dateien in anderen Arten von Dateien umwandeln, Dateien zusammenführen… Die Automatisierung Ihrer Reisekostenverwaltung wird das ganze Verfahren erheblich vereinfachen!
N2F vereinfacht die Einhaltung bei der Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen
N2F gibt Ihnen Seelenfrieden
Eine umfassende Lösung wie N2F kann mit der Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen und deren Einhaltung betraut werden. Jede Datei bzw. Quittung ist in Ihrer mobilen App schnell und leicht zu finden. Damit bekommen Sie einfach Seelenfrieden bei jedem Schritt des Verfahrens! Dank eines zentralen System ist es nicht mehr nötig, Belege und Quittungen zu fotografieren. So können Ihre Mitarbeiter auf Ihre Arbeit besser konzentrieren.
N2F gibt Ihnen Flexibilität
Ihre Firmensrichtlinien können Sie mit einer mobilen App wie N2F integrieren lassen. Damit können Sie bestimmte Richtlinien für jede Abteilung oder Tochtergesellschaft flexibel einarbeiten. Einerseits müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr an die rechtlichen Verpflichtungen bei jedem Eintrag denken. Andererseits muss die Buchhaltung jede mögliche Verletzung nicht mehr manuell überprüfen. N2F bietet eine bessere Rückverfolgarbeit für die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen. Dies kann mithilfe eines zentralen Systems erfolgen. Die Flexibilität eines solchen Systems ist der beste Weg auf Nummer Sicher. Dieses lässt nämlich erkennen, wo die Fehler und Sicherheitslücken liegen. Mit Flexibilität ist auch gemeint, dass die Regeln individuell angepasst und anders konfiguriert werden können, je nachdem, welche Art von Reise, von Benutzer bzw. Benutzergruppe vorgesehen ist. Auf diese Weise können Sie die perfekte Kontrolle behalten.
N2F sorgt für eine dauerhafte Einhaltung
Die Verbesserung der Einhaltung ist kein einmaliges Verfahren. Wenn Sie eine hohe Compliance auf lange Sicht gewährleisten möchten, sollen Sie das Ganze als einen laufenden Prozess betrachten. Durch ständige Pflege und Einstellung kann N2F jede Entwicklung und Aktualisierung berücksichtigen, um sich jederzeit an die gesetzlichen Anforderung anzupassen. Dadurch ist es einfacher, Ihre Mitarbeiter zu verbieten, nichtkonforme Dienstreisen zu buchen.
N2F ist die perfekte Lösung für eine optimale Einhaltung bei der Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen. Hier können Sie eine kostenlose Version herunterladen, um einen ersten Überblick über alle Vorteile der N2F-Anwendung zu bekommen!
