Ihr Team hat die Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisiert. Seit einigen Monaten durchlaufen die Rechnungen den Prozess schneller. Wenn die Geschäftsführung nach dem konkreten Nutzen fragt, reichen subjektive Eindrücke jedoch nicht aus.
Viele deutsche KMU haben bereits einzelne Arbeitsschritte automatisiert oder befinden sich auf dem Weg dorthin. Ohne geeignete Kennzahlen bleibt jedoch unklar, ob dadurch die Kosten pro Rechnung sinken, Skontofristen besser genutzt werden oder sich die Durchlaufzeit verkürzt.
KPIs machen sichtbar, was sich im Prozess verändert hat und an welchen Stellen weiterhin Zeit oder Geld verloren geht. Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Kennzahlen vor und zeigt, wie Sie diese berechnen und sinnvoll vergleichen können.
Inhalt
Was Kennzahlen in der Kreditorenbuchhaltung leisten
Klare KPIs machen die Leistung der Kreditorenbuchhaltung messbar. Ohne sie bleibt unklar, wie effizient die Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen und an welchen Stellen Verbesserungen erforderlich sind.
Kennzahlen zeigen Engpässe im Prozess auf, helfen bei der Priorisierung von Optimierungsmaßnahmen und liefern eine belastbare Grundlage für Investitionsentscheidungen. CFOs können damit den Erfolg von Automatisierungsprojekten bewerten und den erzielten ROI nachvollziehbar darstellen.
Besonders relevant sind diese Kennzahlen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht und der Einführung von KI. Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren möchten, benötigen zunächst belastbare Ausgangsdaten, um den aktuellen Zustand und spätere Fortschritte bewerten zu können.
Die richtigen KPIs verbinden operative Effizienz mit strategischen Zielen, beispielsweise der Optimierung der Liquidität und der Pflege von Lieferantenbeziehungen. So wird die Kreditorenbuchhaltung von einem reinen Kostenfaktor zu einem steuerbaren Unternehmensbereich.
Die wichtigsten KPIs im Überblick
Sechs Kennzahlen vermitteln ein umfassendes Bild der Leistungsfähigkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Die folgende Übersicht zeigt die Definition, mögliche Orientierungswerte und die Bedeutung der einzelnen KPIs.
| KPI | Definition | Benchmark oder Zielgröße | Warum ist der KPI wichtig? |
|---|---|---|---|
| Days Payable Outstanding (DPO) / Verbindlichkeitenlaufzeit | Durchschnittliche Anzahl der Tage, die ein Unternehmen benötigt, um Eingangsrechnungen zu bezahlen. | Branchenabhängig. 30 bis 45 Tage können als grobe Orientierung dienen. Entscheidend sind jedoch die vereinbarten Zahlungsziele, Skontofristen und Lieferantenbeziehungen. | Zeigt, wie gut Zahlungsziele genutzt und Liquidität gesteuert werden. Eine hohe DPO kann den Cashflow verbessern, darf jedoch nicht zulasten von Skonti oder Lieferantenbeziehungen gehen. |
| Rechnungsdurchlaufzeit | Zeitraum vom Rechnungseingang bis zur Freigabe oder Zahlung, gemessen in Kalendertagen. | Zwei bis fünf Tage können für weitgehend automatisierte Prozesse als Orientierung dienen. Manuelle Prozesse benötigen häufig deutlich länger. Die Messpunkte müssen im Unternehmen einheitlich definiert werden. | Kurze Durchlaufzeiten reduzieren den manuellen Aufwand, schaffen Spielraum für die Nutzung von Skonti und senken das Risiko verspäteter Zahlungen. |
| First Pass Match Rate / Erstabgleichsquote | Anteil der Rechnungen, die beim ersten Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang ohne weitere Klärung verarbeitet werden können. | Je höher, desto besser. In automatisierten Prozessen können 70 bis 85 Prozent ein realistischer Orientierungswert sein. Die Quote hängt stark von der Bestellqualität, den Stammdaten und den Toleranzregeln ab. | Eine hohe Quote bedeutet weniger manuelle Nacharbeit, schnellere Freigaben und eine bessere Datenqualität im Beschaffungsprozess. |
| Kosten pro Rechnung | Gesamtkosten der Kreditorenbuchhaltung geteilt durch die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. | Die Werte unterscheiden sich deutlich zwischen leistungsstarken und durchschnittlichen Teams. Besonders aussagekräftig ist die Entwicklung der eigenen Kosten im Zeitverlauf. | Zeigt, wie effizient die Kreditorenbuchhaltung arbeitet, und bildet eine wichtige Grundlage zur Bewertung von Automatisierungs- und Prozessverbesserungsmaßnahmen. |
| Ausnahmequote | Anteil der Rechnungen mit Abweichungen oder fehlenden Angaben, die manuell geprüft werden müssen. | Je niedriger, desto besser. Wichtiger als ein allgemeiner Zielwert ist eine klare Definition: Wird jede Rückfrage als Ausnahme gezählt oder nur ein tatsächlicher Buchungsfehler? | Eine niedrige Ausnahmequote reduziert den manuellen Nachbearbeitungsaufwand sowie das Risiko von Fehl- und Doppelzahlungen. Sie gibt außerdem Hinweise auf die Qualität von Stammdaten, Bestellungen und Freigaberegeln. |
| Dunkelverarbeitungsquote / Touchless Rate | Anteil der Rechnungen, die vom Eingang bis zur Buchung ohne manuelle Erfassung oder Korrektur verarbeitet werden. | Je höher, desto besser. Als Zielgröße bietet sich eine schrittweise Steigerung gegenüber dem eigenen Ausgangswert an. Vergleichswerte sind nur sinnvoll, wenn dieselbe Definition von „ohne manuellen Eingriff“ verwendet wird. | Zeigt den tatsächlichen Automatisierungsgrad: Wie viele Rechnungen durchlaufen den Prozess ohne manuelle Bearbeitung, und an welchen Stellen entstehen Ausnahmefälle? |
Wichtig: Benchmarks sind keine verbindlichen Zielwerte. Branche, Rechnungsvolumen, Anteil bestellbezogener Rechnungen, Qualität der Stammdaten und eingesetzte Systeme beeinflussen die Ergebnisse.
Vergleichen Sie Ihre Werte daher vor allem über mehrere Zeiträume hinweg sowie mit Unternehmen ähnlicher Größe und vergleichbarer Prozessstruktur.
Welche KPIs passen zu welchem Unternehmen?
Für KMU mit überwiegend manuellen Prozessen: Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Rechnungsdurchlaufzeit und die Kosten pro Rechnung. Diese beiden KPIs zeigen wichtige Ansatzpunkte für Entscheidungen zur Automatisierung.
Für Unternehmen mit automatisierter Kreditorenbuchhaltung: Die First Pass Match Rate, die Touchless Rate und die Fehlerquote sind besonders relevant. Hier stehen die weitere Prozessoptimierung und zusätzliche Effizienzgewinne im Mittelpunkt.
Für Unternehmen mit einem starken Fokus auf Liquiditätsmanagement: Die DPO ist eine zentrale Kennzahl. Sie zeigt, wie gut Zahlungsziele genutzt werden und welche Auswirkungen dies auf den Cashflow hat.
Wie werden diese KPIs berechnet?
DPO
DPO = Durchschnittliche Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ÷ (Wareneinsatz ÷ 365)
Für kürzere Zeiträume kann alternativ folgende Formel verwendet werden:
DPO = (Verbindlichkeiten ÷ Wareneinsatz) × Anzahl der Tage im Zeitraum
Beispiel: Bei Verbindlichkeiten in Höhe von 500.000 Euro und einem Wareneinsatz von 3.650.000 Euro ergibt sich eine DPO von 50 Tagen.
Der Wareneinsatz eignet sich insbesondere für Handels- und Produktionsunternehmen.
Rechnungsdurchlaufzeit
Durchlaufzeit = Summe aller Zeiträume vom Rechnungseingang bis zur Zahlung ÷ Anzahl der Rechnungen
Alternativ:
Durchlaufzeit = Summe aller Zeiträume vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe ÷ Anzahl der Rechnungen
Beispiel: Rechnung 1 benötigt fünf Tage, Rechnung 2 acht Tage und Rechnung 3 drei Tage.
Summe: 16 Tage ÷ drei Rechnungen = 5,3 Tage durchschnittliche Durchlaufzeit.
First Pass Match Rate
First Pass Match Rate = (Anzahl der beim ersten Durchlauf automatisch abgeglichenen Rechnungen ÷ Gesamtanzahl der Rechnungen) × 100
Beispiel: 7.500 von 10.000 Rechnungen werden automatisch abgeglichen. Das entspricht einer First Pass Match Rate von 75 Prozent.
Kosten pro Rechnung
Kosten pro Rechnung = Gesamtkosten der Kreditorenbuchhaltung ÷ Anzahl der verarbeiteten Rechnungen
Zu den Gesamtkosten zählen unter anderem:
- Personalkosten
- Softwarekosten
- Kosten für externe Dienstleister
- Kosten für die Bearbeitung von Ausnahmefällen
Beispiel: Ein Team mit drei Mitarbeitenden verursacht jährliche Personalkosten von 180.000 Euro. Hinzu kommen 20.000 Euro für Software und 10.000 Euro für externe Dienstleister.
Gesamtkosten: 210.000 Euro ÷ 30.000 Rechnungen = 7 Euro pro Rechnung.
Ausnahmequote
Ausnahmequote = (Anzahl der Rechnungen mit Abweichungen oder Fehlern ÷ Gesamtanzahl der Rechnungen) × 100
Zu den Fehlern können beispielsweise Duplikate, Preisabweichungen, fehlende Bestellungen und Kontierungsfehler zählen. Eine intelligente Fehlerprüfung erkennt solche Abweichungen bereits beim Rechnungseingang, statt sie erst im Nachhinein aufzudecken.
Beispiel: Bei 5.000 Rechnungen weisen 800 Rechnungen Fehler oder Abweichungen auf.
800 ÷ 5.000 × 100 = 16 Prozent Ausnahmequote.
Touchless Rate
Touchless Rate = (Anzahl der Rechnungen ohne manuelle Eingriffe ÷ Gesamtanzahl der Rechnungen) × 100
„Ohne manuelle Eingriffe“ bedeutet in diesem Zusammenhang: keine manuelle Erfassung, keine manuelle Freigabe und keine manuelle Korrektur – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.
Beispiel: Von 10.000 Rechnungen durchlaufen 8.000 den gesamten Prozess ohne manuelle Eingriffe.
8.000 ÷ 10.000 × 100 = 80 Prozent Touchless Rate.
Benchmarks: Was ist ein guter Wert?
Ein guter KPI-Wert hängt von der Branche, dem Rechnungsvolumen und dem Anteil bestellbezogener Eingangsrechnungen ab. Auch die Qualität der Stammdaten und die eingesetzte Software spielen eine wichtige Rolle.
Deshalb gibt es für deutsche Unternehmen kaum allgemeingültige Zielwerte, insbesondere bei Kostenkennzahlen in Euro.
Internationale Studien von APQC und Ardent Partners zeigen zwar deutliche Unterschiede zwischen Unternehmen. Die dort veröffentlichten Werte werden jedoch häufig in US-Dollar angegeben und lassen sich nur eingeschränkt auf deutsche KMU übertragen.
Der sinnvollste Vergleich beginnt daher im eigenen Unternehmen. Erfassen Sie zunächst die Kosten pro Rechnung, die Rechnungsdurchlaufzeit, die Ausnahmequote und die Dunkelverarbeitungsquote über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten.
So schaffen Sie eine belastbare Ausgangsbasis. Erst anschließend lässt sich beurteilen, ob eine neue Software, klarere Freigaberegeln oder strukturierte E-Rechnungen den Prozess tatsächlich verbessern.
Bei der Bewertung gilt: Eine kürzere Durchlaufzeit ist in der Regel positiv, sofern Skontofristen eingehalten und Rechnungen korrekt geprüft werden. Eine steigende Dunkelverarbeitungsquote weist auf einen geringeren manuellen Aufwand hin. Die Erstabgleichsquote zeigt, wie gut Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen zusammenpassen.
Bei der DPO gibt es keinen pauschal idealen Wert. Zu hohe Werte können die Lieferantenbeziehungen belasten, während zu niedrige Werte auf ungenutzte Liquiditätspotenziale hindeuten können.
Vergleichen Sie Ihre Kennzahlen möglichst mit Benchmarks aus Ihrer Branche und nicht mit Unternehmen aus völlig anderen Sektoren.
KPIs mit Software automatisch erfassen und auswerten
Die manuelle Erfassung von KPIs ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Viele gängige AP- und ERP-Lösungen bieten integrierte Dashboards, die Daten zu den sechs Kennzahlen automatisiert auswerten können. Einen breiteren Überblick über geeignete Werkzeuge und Methoden gibt unser Artikel Tools und Methoden für eine leistungsstärkere Buchhaltung.
Systeme wie SAP, DATEV oder spezialisierte AP-Lösungen erfassen Informationen zu Rechnungseingang, Freigabe und Zahlung. Daraus lassen sich beispielsweise die Rechnungsdurchlaufzeit, die Touchless Rate und die First Pass Match Rate ableiten. N2F exportiert die geprüften Rechnungsdaten dafür direkt über den Buchhaltungsexport zu DATEV, Lexware und über 300 weiteren Lösungen.
Für die Berechnung der Kosten pro Rechnung müssen zusätzlich sämtliche relevanten Prozesskosten erfasst werden.
Für KMU stehen auch Cloud-Lösungen mit geringerem Einführungsaufwand zur Verfügung. Entscheidend ist, dass sich die Lösung in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Nur so bleiben die zugrunde liegenden Daten konsistent und aussagekräftig.
Tipp: Beginnen Sie mit drei KPIs: Kosten pro Rechnung, Durchlaufzeit und Touchless Rate. Diese Kennzahlen vermitteln bereits ein klares Bild der Prozesseffizienz. Ergänzen Sie nach und nach weitere Kennzahlen, sobald eine verlässliche Datengrundlage geschaffen wurde.
Fazit
Kennzahlen machen die Kreditorenbuchhaltung steuerbar. Ohne KPIs bleibt unklar, wie effizient die Prozesse tatsächlich ablaufen. Mit den vorgestellten Kennzahlen schaffen Sie eine umfassende Grundlage zur Bewertung der Leistungsfähigkeit Ihrer Kreditorenbuchhaltung.
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Wo stehen Sie heute bei den Kosten pro Rechnung, der Durchlaufzeit und der Touchless Rate?
Vergleichen Sie Ihre Werte außerdem mit geeigneten Branchenbenchmarks. So erkennen Sie die größten Ansatzpunkte für Verbesserungen und können Automatisierungsmaßnahmen gezielter priorisieren.
Mit N2F automatisieren Sie die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen und exportieren die Daten anschließend effizient und flexibel in Ihre Buchhaltung.
