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Auswahl einer Reisekosten-Software: die 8 Kriterien für die richtige Entscheidung

Ab einer gewissen Größe stößt die Excel-Tabelle an ihre Grenzen: Belege gehen verloren, Angaben werden abgetippt, Erstattungen lassen auf sich warten. Dieses Whitepaper hilft Ihnen, die Angebote zu vergleichen und die Software zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Die 8 Kriterien, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten
Vier Arten von Lösungen im Vergleich, mit ihren Grenzen
Eine Checkliste mit Fragen für die Demo

8 Auswahlkriterien · 4 Lösungsarten im Vergleich · 8 Fragen an Anbieter

Titelseite des N2F-Whitepapers Auswahl einer Reisekosten-Software

Der Inhalt

Was Sie in diesem Whitepaper finden

Sechs Kapitel und eine Checkliste, vom ersten Bedarf bis zur Demo beim Anbieter.

Warum die Reisekostenabrechnung digitalisieren? Wo Excel an Grenzen stößt und was digitale Belege nach den GoBD voraussetzen.
Die Vorteile einer digitalen Lösung. Zeitgewinn für Mitarbeitende, Führungskräfte und Buchhaltung, weniger Fehler und Missbrauch, schnellere Erstattung.
Die verschiedenen Lösungen im Überblick. Firmenkarten, installierte Software, SaaS und mobile App im Vergleich.
8 Kriterien für die Auswahl. Mobile App, Belegscan, Anpassbarkeit, Rechtskonformität, Reporting, automatische Prüfungen, Anbindung an die Buchhaltung, Begleitung bei der Einrichtung.
Checkliste: Fragen an Anbieter. Acht Fragen für die Demo, damit Sie die Angebote sachlich vergleichen.
N2F für Ihre Reisekostenabrechnung. Belegscan, automatische Prüfungen, Vorsteuer-Regeln und Buchhaltungsexport mit Ihren Analyseachsen.

Was Ihnen dieses Whitepaper bringt

Ein Leitfaden für Geschäftsführung, Finanzleitung, Buchhaltung und Personal in KMU und Unternehmensgruppen, die eine Software einführen oder wechseln wollen.

Den eigenen Bedarf klären

Ausgabenlimits, Freigabeprozesse, Vorschüsse, Reiseanträge, Kilometerpauschalen: Das Whitepaper listet die Fragen, die Sie vor dem Vergleich beantworten sollten.

Die Lösungsarten unterscheiden

Firmenkarten, installierte Software, SaaS oder mobile App: Sie sehen, was jede Lösung leistet und wo ihre Grenzen liegen.

Anbieter sachlich vergleichen

Acht Kriterien und acht Fragen für die Demo helfen Ihnen, Angebote an denselben Maßstäben zu messen.

Rechtliche Anforderungen im Blick behalten

Digitale Belege, Aufbewahrung nach den GoBD und § 147 AO, Verpflegungspauschalen: die Punkte, die eine Software für Deutschland abdecken muss.

8 Kriterien, von der mobilen App bis zur Begleitung bei der Einrichtung
4 Arten von Lösungen mit ihren Stärken und Grenzen
8 Fragen, die Sie jedem Anbieter in der Demo stellen können

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15 Seiten, Ausgabe 2026
8 Auswahlkriterien und eine Checkliste für die Demo
Mit den rechtlichen Punkten für Deutschland

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Warum Sie das Whitepaper zur Auswahl einer Reisekosten-Software lesen sollten

Das Angebot an Software für die Reisekostenabrechnung ist groß, und viele Lösungen sehen in der Demo ähnlich aus. Die Unterschiede zeigen sich später: beim Scan im Alltag, bei Sonderfällen in den Freigaben, beim Export in die Buchhaltung oder bei einer Betriebsprüfung. Wer vorher die richtigen Kriterien festlegt, vermeidet einen zweiten Wechsel.

Digitale Belege und GoBD

Damit digitale Belege steuerlich anerkannt werden, muss die Aufbewahrung den GoBD und den Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO entsprechen. Das Whitepaper erklärt, worauf Sie bei der Belegarchivierung achten sollten.

Was N2F abdeckt

Mit der Reisekostenabrechnung von N2F fotografieren Ihre Mitarbeitenden Belege in der mobilen App, der Belegscan liest die Angaben aus. Bei verdächtigen Ausgaben, Doppelungen oder steuerlichen Auffälligkeiten werden Ihre Teams automatisch gewarnt. Die Freigabeprozesse richten Sie nach Ihren Regeln ein, Exporte erstellen Sie nach Ihrem Bedarf und lassen sie automatisch erzeugen und versenden. N2F wird in Europa gehostet und ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Weitere kostenlose Ressourcen

Vor der Auswahl hilft Ihnen unsere Vorlage für ein Lastenheft, den Bedarf festzuhalten. Für den Alltag Ihrer Reisenden finden Sie die Checkliste Geschäftsreisen.

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