Nutzen Sie derzeit Excel für Ihre Fahrtkostenabrechnung oder sind Sie auf der Suche nach einer alternativen Methode oder Software für Fahrtkostenabrechnungen? In diesem Artikel wollen wir die Möglichkeiten und Grenzen von Excel für Fahrtkostenabrechnungen genauer betrachten und Ihnen zeigen, welche alternativen Möglichkeiten Sie haben, wenn Sie mit Excel an die Grenzen des Programmes stoßen.
Warum viele Unternehmen auf die Fahrtkostenabrechnung mit Excel setzen
Sowohl gegenüber Softwarelösungen als auch aufwendigen analogen Lösungen besitzt Excel einige attraktive Eigenschaften, sodass Unternehmen gerne zu Beginn ihre Fahrtkostenabrechnungen erst einmal mit Excel erledigen. Dazu zählt zum einen, dass durch den Nutzen von Excel für die Fahrtkostenabrechnung normalerweise keine oder keine zusätzlichen Kosten entstehen, da es in Microsoft Office enthalten ist und viele Firmen dieses bereits erworben oder abonniert haben.
Dadurch, dass Excel auch für viele weitere Aufgaben im Unternehmen verwendet werden kann, sind die Mitarbeiter zudem bereits vertraut mit dem Programm. Somit entfallen eventuelle Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten.
Ein weiterer Vorteil liegt ebenfalls darin, dass Exceltabellen mit ein wenig Erfahrung leicht selbst programmiert werden können. Dies bietet Möglichkeiten zur Personalisierung in Bezug auf Funktionen, Design und Datenauswertung.
Es ist also mehr als verständlich, warum viele Unternehmen zunächst mit Excel starten und damit viele Funktionen und Prozesse im Arbeitsalltag abdecken.
Wenn Sie mit Excel an Ihre Grenzen stoßen
So offensichtlich die Vorteile von Excel, so klar sind auch die Grenzen des Programmes. Dies liegt unter anderem daran, dass es so vielseitig aufgestellt ist. Aus diesem Grund können Sie zwar viele Aufgaben mit Excel erledigen, das Programm ist jedoch nicht speziell auf diese Prozesse zugeschnitten und manche Funktionen lassen sich daher nur umständlich oder gar nicht einrichten.
Für die Bedienung von Excel sind keine tiefergehenden Programmierkenntnisse erforderlich. Dennoch können bei der Erstellung von Tabellen und Arbeitsblättern schnell kleine Fehler entstehen, die Ihnen Ihre Berechnungen durcheinanderwerfen. Falsche Zellenbezüge oder Tippfehler können bei umfangreichen Tabellen nicht immer direkt zurückverfolgt und identifiziert werden und kosten womöglich wertvolle Arbeitszeit. Wenn Sie Ihre Tabelle nicht selbst programmieren, sondern auf Templates zurückgreifen, kann dies die Fehlersuche zusätzlich erschweren.
Zudem müssen Sie in Excel sämtliche Daten selbst einpflegen und sich auf die Angaben Ihrer Mitarbeiter verlassen. Dies betrifft bei der Fahrtkostenabrechnung beispielsweise die Kilometeranzahl, die richtige Kilometerpauschale sowie die Auswertung von Belegen.
Der größte Nachteil von Excel ist jedoch, dass die Fahrtkostenabrechnung mit dem Programm schnell unübersichtlich wird. So praktisch Tabellen in der Erstellung sind, trägt die grafische Darstellung nicht zu einer schnellen Orientierung bei. Um zu verhindern, dass Tabellen endlos wachsen, müssen Sie gegebenenfalls mit mehreren Dateien arbeiten, die Sie wiederum sortieren und verwalten müssen.
Gerade, wenn Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit wächst, Mitarbeiter hinzugewinnt und unterschiedliche Geschäftsstellen zentral verwaltet werden müssen, erreichen Sie schnell den Punkt, an dem Excel für Ihre Fahrtkostenabrechnung nicht mehr ausreicht.
Die Vorteile der Fahrtkostenabrechnung mit digitalen Tools
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Excel Ihren Bedürfnissen für die Fahrtkostenabrechnung nicht mehr entspricht, kann Ihnen Software für die Fahrt- und Reisekostenabrechnung wie beispielsweise N2F helfen. Diese Software-Tools sind speziell für die Abrechnung von Reiseausgaben konzipiert und bieten nicht nur erweiterte Funktionalitäten im Vergleich zu Excel, sondern können Ihnen auch einiges an Arbeitszeit, die für die Fahrtkostenabrechnung anfällt, einsparen.
Zusätzlich können Sie auch den Prozess optimieren, indem Sie auf die Möglichkeiten, Daten automatisch einzuspeisen, zurückgreifen. Viele Tools bieten direkt Schnittstellen zu Ihren Buchhaltungsprogrammen an, mithilfe derer Sie Daten einfach übertragen können. Übersichtliche Eingabemasken erleichtern Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Eingabe von Daten und können die Daten außerdem auf Plausibilität überprüfen.
Die Software-Tools für die Fahrtkostenabrechnung eignen sich für Unternehmen jeglicher Größe und passen sich damit den Veränderungen in Ihrem Unternehmen an. Auch, wenn sich die Anzahl an Dienstreisen oder Firmenfahrzeugen ändert, können Sie mit diesen Tools denselben Prozess beibehalten.
N2F – Für Ihre Fahrtkostenabrechnung gemacht
Wir haben N2F als Tool für die einfache Fahrtkosten- und Spesenabrechnung entwickelt, damit Sie Papier, Aufwand und Zeit sparen können. So können Sie sämtliche Ausgaben rund um Geschäftsreisen und -fahrten verwalten und Ihren Mitarbeitern eine zeitige Erstattung ihrer Auslagen garantieren. Des Weiteren können Sie mit N2F Fehlerquellen bei der Angabe der Kilometerzahl oder der Digitalisierung von Belegen vermeiden. Für zusätzlichen Komfort gibt es N2F zudem in Form einer App, mit der Sie schnell und einfach Abrechnungen genehmigen und weitere Handlungen vornehmen können.
Ihre Mitarbeiter können dank einer Schnittstelle zu Google Maps ebenfalls von der App profitieren, indem sie mithilfe der App ihre Route aufzeichnen. Auf diese Weise entfällt die Prüfung des Kilometerstandes. Wege, die nicht abgerechnet werden können, werden durch die Software abgezogen. Mit N2F können Sie auch die gesetzlichen oder individuellen Kilometerpauschalen voreinstellen, sodass die Erstattungssumme automatisch berechnet wird.
Um Papier zu sparen und die Anzahl an Belegen, die Sie aufbewahren müssen, zu reduzieren, haben wir die Smart Scan Funktion implementiert. Sie können Formulare und Belege einfach über die App einscannen und N2F extrahiert automatisch alle relevanten Daten – in unter einer Sekunde.
Den Zeitaufwand für Spesenabrechnungen halbieren – die Holidu Case Study
Als eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen Deutschlands ist das Start-Up Unternehmen Holidu mit den Herausforderungen der Skalierung von Prozessen bestens vertraut. Während sie bereits viele Prozesse digitalisieren und automatisieren konnten, nutzten sie für die Spesenabrechnung noch lange Excel. Durch zunehmendes Wachstum stieg jedoch das Bedürfnis nach einer benutzerfreundlichen, automatisierten Lösung, die sich an die Anforderungen ihres Unternehmens anpassen lies.
Florian Tschurtschenthaler, Projektleiter für die Umstellung der Fahrtkostenabrechnung von Excel auf N2F, schätzt seit der Umstellung besonders die bequeme Erstellung von Abrechnungen direkt auf dem Smartphone und das schnelle und einfache Verbuchen. „Dank N2F“, berichtet der Junior Accounting Associate, „konnten wir den Zeitaufwand für Spesenabrechnungen um mehr als die Hälfte reduzieren“.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Holidu die Umstellung von Excel auf N2F durchgeführt hat, können Sie hier unsere Case Study herunterladen.
Fazit
Sind Sie bereit, Excel hinter sich zu lassen? Es stimmt, dass Excel eine einfache und flexible Lösung für die Fahrtkostenabrechnung in kleinen Unternehmen darstellt. Aber wenn Sie den Punkt erreicht haben, dass eine Umstellung auf speziell auf die Spesenabrechnung zugeschnittene Softwarelösung eine deutliche Zeit- und Arbeitserleichterung darstellen könnte, möchten wir Sie gerne einladen, N2F kostenfrei zu testen und selbst zu sehen, wie einfach die automatisierte Fahrtkostenabrechnung aussehen kann.
